четверг, 1 июня 2017 г.

Штат Виктория, Австралия: Ход пересмотра стандарта уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение


Управление государственных документов (Public Record Office Victoria, PROV) австралийского штата Виктория, имеющее заслуженную репутацию одного из ведущих мировых разработчиков стандартов в области управления документами, в 2010 году опубликовало стандарт PROS 10/13 «Уничтожение/передача документов» (Disposal),, посвящённый уничтожению документов по истечении установленных сроков хранения либо их передаче на постоянное архивное хранение – я рассказывала об этом здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2010/08/blog-post_5250.html

Тогда были установлены 9 обязательных для государственных органов штата Виктория высокоуровневых принципов, относящихся к уничтожению документов и либо их передаче на постоянное архивное хранение:
  • Принцип законности: Уничтожение/передача государственных документов должна проводиться в законном порядке.

  • Принцип принятия информированных решений: Действия по уничтожению/передаче документов должны опираться на процесс принятия решений на основе достоверной и полной информации.

  • Принцип объяснимости: Действия по уничтожению/передаче и сроки хранения  государственных документов должно быть объяснимы.

  • Принцип подотчётности: Руководители государственных органов несут ответственность за решение судьбы тех государственных документов, за которые они отвечают, и должны обеспечить, чтобы любое уничтожение/передача проводились в соответствии с законом штата о государственных документах (Public Records Act 1973).

  • Принцип авторизации: Уничтожение/передача государственных документов должна быть авторизована Хранителем государственных документов штата (руководителем архивно-документационной службы).

  • Принцип планирования: Уничтожение/передача государственных документов должна быть плановой, регулярной и интегрированной в программу управления документами государственного органа.

  • Принцип своевременности: Механизмы решения судьбы государственных документов должны обеспечивать их своевременное уничтожение/передачу.

  • Принцип безопасности: Уничтожение или передача государственных документов в соответствии с указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении должны проводиться с использованием безопасного метода, обеспечивающего защиту содержания документов от неумышленного раскрытия.

  • Принцип точности: Разработка и поддержание указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, и их интерпретация и исполнение должны быть точными.
Теперь пришло время пересмотра этого документа, и о ходе процесса пересмотра стандарта, а также тесно связанных с ним спецификаций и руководств Управление на своем блоге сообщило следующее:
Приветствую всех Вас,

Управление государственных документов штата Виктория в рамках выполнения  нашей «Программы непрерывного совершенствования» проанализировало и внесло изменения в Стандарт по уничтожению/передаче документов и связанные с ним спецификации. Обновленные стандарт и спецификации размещены на нашем веб-сайте по указанным ниже ссылкам и начато их публичное обсуждение.

Предлагаемые поправки включают:
  • Исключение из стандарта по уничтожению/передаче «принципа точности» ,

  • Удаление из трех спецификаций в общей сложности 15 требований,

  • Перегруппировка принципов с тем, чтобы лучше отражать ход рабочих процессов от авторизации до выполнения соответствующих действий,

  • Существующие принципы и требования перефразированы для повышения их понятности,

  • Скорректированы примеры подтверждающих документов для большей ясности.
Дополнительные сведения, включая ссылки на доступные для скачивания версии документов в формате Word, можно найти на нашем веб-сайте: https://www.prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/disposal-standard-review 

Пожалуйста, направляйте Ваши замечания и предложения по пересмотренным документам в письменной форме до 16 июня 2017 года Элу Хантеру (Al Hunter), ответственному по вопросам стандартов и политики, по следующему электронному адресу: al.hunter@prov.vic.gov.au 

Пожалуйста, свяжитесь с нами, если Вы хотите принять участие в двухчасовом круглом столе, который пройдёт по завершении публичного обсуждения и на котором будут обсуждаться поступившие отзывы.

С уважением,

Эл Хантер (Al Hunter),
ответственный по вопросам стандартов и политики
Выложены следующие документы:
В новой редакции принципы уничтожения/передачи выглядят следующим образом:
  • Принцип законности: Уничтожение/передача государственных документов должна проводиться в законном порядке.

  • Принцип авторизации: Уничтожение/передача государственных документов должна быть авторизована Хранителем государственных документов штата (руководителем архивно-документационной службы).

  • Принцип подотчётности: Руководители государственных органов несут ответственность за решение судьбы тех государственных документов, за которые они отвечают, и должны обеспечить, чтобы любое уничтожение/передача проводились в соответствии с законом штата о государственных документах (Public Records Act 1973).

  • Принцип принятия информированных решений: Действия по уничтожению/передаче документов должны опираться на процесс принятия решений на основе достоверной и полной информации.

  • Принцип объяснимости: Действия по уничтожени/передаче и сроки хранения  государственных документов должно быть объяснимым.

  • Принцип планирования: Уничтожение/передача государственных документов должна быть плановой, регулярной и интегрированной в деловые процессы и программы государственного органа.

  • Принцип своевременности: Уничтожение/передача государственных документов должны осуществляться своевременно.

  • Принцип безопасности: Уничтожение или передача государственных документов должны проводиться таким образом,  чтобы обеспечивалась защита содержания документов и предотвращались его неумышленного раскрытие и утрата.
Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/disposal-standard-review

Комментариев нет:

Отправить комментарий