среда, 11 августа 2010 г.

Штат Виктория, Австралия: Опубликован новый стандарт по уничтожению/передаче документов

6 августа 2010 года Управление государственных документов (Public Record Office Victoria, PROV) австралийского штата Виктория, имеющее заслуженную репутацию одного из ведущих мировых разработчиков стандартов в области управления документами, сообщило о публикации нового стандарта, посвящённого уничтожению документов по истечении установленных сроков хранения либо их передаче на постоянное архивное хранение.

Стандарт PROS 10/13 объёмом 15 страниц доступен на сайте PROV по адресу http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1013.pdf

Это высокоуровневый документ, содержащий терминологию и устанавливающий основные принципы проведения уничтожения/передачи государственных документов штата Виктория.

Стандарт сопровождается комплектом вспомогательных документов (в настоящий момент завершена разработка только части этих документов), более детально описывающих отдельные этапы процесса уничтожения или передачи документов, взаимосвязь которых со стандартом показана на рис.:


Так, в спецификации 1 (8 страниц) указано, какие доказательства должны собираться в подтверждение исполнения каждого из высокоуровневых принципов. В руководстве 1 (29 страниц) уже можно найти достаточно подробные указания относительно того, как устанавливаются и утверждаются сроки хранения и порядок действий по их истечении.

Вспомогательные документы можно скачать с сайта PROV по адресу: http://www.prov.vic.gov.au/records/standards.asp#Disposal

Источник: сайт PROV
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/25-Disposal-Standard-Published.html

21 комментарий:

  1. Выглядит стандарт довольно весело - начинается с приветствия (краткой истории) Главного хранителя за его личной подписью. По своей сути это - абсолютный аналог отмененного приказа Минкульта РФ от 8 ноября 2005 г. № 536, только с вкраплением рисуночков. Недостаток: отсутствуют единые учетные формы, фиксирующие этапы работы с документами на процессах. Отсутствие форм учета вообще какая то "Ахилесова пята" американских стандартов. Возможно, их вообще нет? В принципе данный стандарт (в более расширенной идеологии) соблюдался и в РФ до отмены Типовой инструкции. Нам это знакомо! :))

    ОтветитьУдалить
  2. Возможно, их вообще нет?

    Формы, конечно, есть. Вот пример формы на проведение экспертизы ценности и установление срока хранения документов, отсутствующих в перечнях.

    Но форм становится меньше - например, сократили форму извещения об уничтожении гос. документов

    В принципе данный стандарт (в более расширенной идеологии) соблюдался и в РФ...

    У нас бумажное делопроизводство отлажено хорошо! Поучиться у зарубежных коллег стоит тому, 1) как проводить экспертизу ценности и уничтожать электронные документы и 2) как автоматизировать документирование и документооборот, связанные с установлением сроков хранения, уничтожением и передачей на архивное хранение.

    ОтветитьУдалить
  3. Наталья Александровна, так ведь форма PRO20F Yellow предназначена для того, что источник комплектования запросил PROV экспертную оценку для своих бумажных документов (видите, там количество оценивается в метрах полки). Тем более для тех документов, которые не вошли в списки подлежащих передачи на хранение. А есть ли учетные формы конкретно для электронных документов? В принципе данная форма иллюстрирует отсутствие какой-либо методики со стороны PROV для своих источников комплектования в проведении экспертизы ценности не только э-документов, но и бумажных то же. Возможно, экспертиза проводится за деньги. Любопытна стоимость оценки PROV одной записи/э-документа/э-сообщения. И все же данный стандарт для России не "показательный" опыт. Опыта то нет. Вместо опыта - простое заявление на стороннюю экспертизу (возможно) за деньги источника комплектования...

    ОтветитьУдалить
  4. Поучиться у зарубежных коллег стоит тому, 1) как проводить экспертизу ценности и уничтожать электронные документы и

    Написать заявление, где перечислить документы и заплатить деньги. Они проведут и уничтожут

    2) как автоматизировать документирование и документооборот, связанные с установлением сроков хранения, уничтожением и передачей на архивное хранение.

    Написать заявление, где перечислить документы и заплатить деньги. Они установят срок и примут

    А где ж автоматизация то?

    ОтветитьУдалить
  5. Слушайте, так ведь форм реально - нет. Вместо них Transferring Physical Records to PROV и Transferring Electronic to PROV. Причем в Transfer of VERS Encapsulated Objects (VEOs) to PROV записано, что VEOs can be transferred to PROV in two ways:
    1. online via the Internet
    2. via physical media (approved media types are listed in PROS 99/007 Management of
    Electronic Records (Version 2), Specification 5).
    А если учетные формы, фиксирующие юридически значимые обязательства по составу и приему передающихся документов Национального достояния отсутствуют, так ведь и автоматизации нет. Нет преемственности жизненного цикла документов источника комплектования с последующим его хранением в АФ?

    ОтветитьУдалить
  6. Честно говоря, изучать автралийские формы не хочется. На сайте PROV действующих форм свыше десятка - значит, эта технология ещё там не умерла.

    При передаче VEO в электронный архив форм, естественно, нет - а зачем? Создается достаточно электронных доказательств процесса передачи, и требованиям местного законодательства этот процесс удовлетворяет. Напомню, что при электронной сдаче отчетности в нашу налоговую тоже нет передаточных форм, только электронные квитанции! Форма - она ведь не самоцель...

    ОтветитьУдалить
  7. Но ведь данный конкретный стандарт PROS 10/13 непосредственно связан с передачей документов (э-документов ли?) на госхранение PROV. Факт передачи - более чем то, что принято в пустую наименовать "юридически значимым действием (событием)" (куда уж более то?). Помните, было такое обсуждение... Подобного рода юридически-государственно-значимое действие не может (просто не может!) не облекаться в шаблон формы. Если такой нет, то получается - и опыта нет. VEO в России на госхранение не передается, т.к. это макулатура (на которую тратить архивные площади бессмысленно), но, как видим, в Австралии такая макулатура передается для экспертной оценки специалистами PROV по шаблону типа квитанции (как в химчистке: сдал - оплатил -получил гарантию). Стандарт PROS 10/13 не может дать ничего для российской практики. Наоборот, Россия может модефицировать этот стандарт, который если отформатировать "скукожится" до 5 страниц :))

    ОтветитьУдалить
  8. Подобного рода юридически-государственно-значимое действие не может (просто не может!) не облекаться в шаблон формы

    Где это написано? Факт передачи должен быть задокументирован, а форма документирования может быть любая, которую допускает национальное законодательство.

    Государственный электронный архив соответствующие данные заносит в свою электронную учётную систему, которая и является основным документом (как у нас государственные реестры). Ведомство сохраняет у себя электронную квитанцию, подписанную ЭЦП архива, формат которой определяет архив (как у нас то же самое делает налоговая). Что ещё нужно, и кому?

    VEO в России на госхранение не передается, т.к. это макулатура

    Пардон, но VEO - электронный, а не бумажный документ. И в такой форме передается значительное количество документов постоянного срока хранения - так что это ни в прямом, ни в переносном смысле не макулатура.

    Стандарт PROS 10/13 не может дать ничего для российской практики

    Красота в глазах смотрящего... Если мне когда-нибудь поручат написать регламент сдачи на хранение или уничтожения электронных документов, я посмотрю существующие стандарты (благо, их не так много), и выберу то, что мне понравится.

    России, имеющей пока что околонулевой собственный опыт архивного хранения электронных документов, пока ещё рано отмахиваться от чужого опыта. Иногда ценность рекомендаций становится понятна только после того, как набьёшь собственные шишки - это я по личному опыту говорю.

    Россия может модефицировать этот стандарт

    Может и собственный написать :) Только вот никто не пишет...

    ОтветитьУдалить
  9. В ракурсе России конечно же… :))
    Где написано про «юридически-государственно-значимое действие», облекаемое в шаблон формы? В ФЗ «Об архивном деле РФ» и др. Где сам шаблон? В Основных правилах работы архивов организаций (по выбору 1986 или 2002 гг.) Чем подтверждено «юридически-государственно-значимое действие»? Гербовыми печатями: с одной стороны – источника комплектования, с другой – государственного архива. Государственными реестрами госархивов учета источников комплектования и их фондов, составляющих национальное достояние или АФ РФ.
    Прекрасный пример абсурдности использования понятия «юридически значимый» применительно к СЭД, этапам передачи на исполнение документов между исполнителями. Где написано, что исполнители выполняют «юридически значимые действия»? Или участвуют в «юридически значимом СЭД»? Что за квитанция такая (с ЭЦП или ее аналогом), фиксирующая момент «дуновения ветра», перенесшего бумажку от одного к другому? :) Имеет ли она (квитанция) какое то отношение к «юридически значимому» управленческому решению, т.е. конечному документу? :)) Никакого, потому как подписана будет руководителем организации, облаченного «юридически значимыми» (вплоть по уголовных) последствий.
    Стандарт PROS 10/13 в совокупности форм учета – прекрасный пример для обновленного взгляда на «электронный документ» и «электронное сообщение» в ожидании российского ФЗ, где будут даны их понятия. Пример отсутствия вообще какого-либо "юридическо-значимого" взаимоотношения между источниками комплектования и госархивом Австралии, кроме одного - кассы, принимающей деньги за экспертизу, описание, уничтожение... :)

    ОтветитьУдалить
  10. Пардон, но VEO - электронный, а не бумажный документ. И в такой форме передается...

    Вот в чем вопрос: передается как? Есть ли формы передачи для двух путей? 1. online via the Internet 2. via physical media (approved media types are listed in PROS 99/007 Management of
    Electronic Records (Version 2), Specification 5).

    При том, что форма PRO20F Yellow предназначена для тех документов (э-документов ли?), которые не вошли в списки подлежащих передачи на хранение в PROV.

    В любом случае - прекрасный пример! Спасибо!!

    ОтветитьУдалить
  11. Где написано про «юридически-государственно-значимое действие», облекаемое в шаблон формы? В ФЗ «Об архивном деле РФ» и др.

    Цитату можно? Желательно со словами "шаблон формы" :)

    Где сам шаблон? В Основных правилах работы архивов организаций (по выбору 1986 или 2002 гг.)

    Для госархивов действуют Правила 2007 года, для ведомственных - 1986 года, без выбора :) Для коммерческих - ничего обязательного нет. Правила 2002 года не являются нормативным документом - это просто методичка.

    Многие из этих форм морально устарели и подлежат срочной отправке на свалку истории, даже в бумажных архивах. Пытаться использовать их в работе электронных архивов IMHO преступление.

    Где написано, что исполнители выполняют «юридически значимые действия»? Или участвуют в «юридически значимом СЭД»?

    В нормативных документах, регламентирующих использование СЭД в делопроизводстве организации или ведомства - в инструкциях по делопроизводсту, административных регламентах и т.д. Но это, в общем-то, не обязательно, поскольку любой документ, оформленный в соответствии с действующим законодательством, будет принят судом - а ничего большего за "юридической значимостью" и не стоит.

    Более того, в "Правилах делопроизводства в ФОИВ" электронным документом признается только документ в СЭД!

    Что за квитанция такая (с ЭЦП или ее аналогом), фиксирующая момент «дуновения ветра», перенесшего бумажку от одного к другому?

    Квитанция - электронный документ, и суды принимают его и не морщатся. Формат квитанции может быть любой, при условии, что он установлен внутренним нормативным документом.

    Имеет ли она (квитанция) какое то отношение к «юридически значимому» управленческому решению, т.е. конечному документу? :)) Никакого

    Расскажите это налоговой инспекции (Пенсионному фонду и др.) и тем, кто сдает им отчетность. Почитайте многочисленные решения арбитражных судов. Не хочу Вас огорчать, - но мир изменился.

    ОтветитьУдалить
  12. Есть ли формы передачи для двух путей?

    Мне кажется, что на многие Ваши вопросы ответит вот эта статья (как я понимаю, английским Вы владеете): Andrew Waugh (Public Record Office Victoria) "The Design and Implementation of an Ingest Function to a Digital Archive", http://www.dlib.org/dlib/november07/waugh/11waugh.html

    Цитата: "Finally, the digital archive produces a report that lists the fate of every digital object received in a set. The validation report, the custody report, and this reconciliation report are retained by PROV to document the ingest of this set."

    Что такое Custody Report см. http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/spec_05/5-1.asp

    ОтветитьУдалить
  13. Спасибо за последние ссылки. По ним можно выйти на Specification 5: Export of Electronic Records to PROV http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/spec_05/
    И лишний раз убедится в том, что в России на текущий момент «слепой ведет незрячего»: кулуарно обсуждаемый в ПК6 проект нацстандарта, от которого (проекта) можно было бы ожидать «платформенности» - «торфяное болото»: ни тепла, а только удушающая гарь. Но это индивид IMHO :))

    ОтветитьУдалить
  14. ...кулуарно обсуждаемый в ПК6 проект

    Это не так. Публичное обсуждение проекта было проведено, были получены замечания, которые затем отрабатывались :) На сайте ПК6 информация есть - здесь

    ...ни тепла, а только удушающая гарь

    Почему бы Вам не попытаться разработать собственный документ (не обязательно стандарт) или хотя бы его проект? Беда нашей страны в том, что недовольных-то много, а что-то делающих - единицы.

    ОтветитьУдалить
  15. Наталья Александровна, насчет ПК6 конечно же вопрос не к Вам, а к ПК6. Тем не менее, Вы же знаете, что содержание и проекта стандарта и пояснительной записки (официально размещенные на сайте ПК6. См.: по ссылке) на текущий момент не соответствуют обновленной версии под названием «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».
    Кроме того, по необъяснимой причине, к обсуждению обновленной версии (по сути - второй) не допущен целый ряд заинтересованных лиц, принявших активное и продуктивное участие в обсуждении первой редакции. Данное обстоятельство является нарушением открытости процессов разработки национальных стандартов, публичности обсуждения и равноправия сторон, определенных пп. 4.6 и 4.9 ГОСТ Р 1.0-2004.
    Законодательно установленные процедура и сроки разработки проекта национального стандарта (пп. 4 и 5 ст. 16 Федерального закона РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред.) нарушены. Процедура предусматривает: 1) доработку проекта национального стандарта с учетом полученных в письменной форме замечаний заинтересованных лиц, 2) проведение публичного обсуждения проекта национального стандарта, 3) составление перечня полученных в письменной форме замечаний заинтересованных лиц с кратким изложением содержания данных замечаний и результатов их обсуждения.
    Данный проект стандарта включен в план разработки национальных стандартов на 2010, т.е. имеет общегосударственное значение (и бюджет то же). К сожалению, «единицы делающих» в реализации «деланья» находятся за кормой… Но, опять же повторюсь, этот вопрос не к Вам. Вам огромное спасибо за единственный в России профессиональный форум!

    ОтветитьУдалить
  16. ...на текущий момент не соответствуют...не допущен целый ряд заинтересованных лиц...

    И это нормально. Либо Вы входите в группу разработчиков (Вы просились?) и получаете всю информацию - либо у Вас есть только лишь возможность поучаствовать в публичном обсуждении. Так работают все органы по стандартизации, включая ИСО. Так же идет и разработка законодательно-нормативных актов. Поступать иначе - значит никогда не закончить работу.

    Заинтересованные лица должны сами проявить активность, если хотят принять участие в последующем обсуждении, и комитет имеет право отказать в таком участии, поскольку правилами работы оно не предусмотрено.

    Процедура разработки стандарта, насколько я могу судить, соблюдается, - но если Вы считаете иначе, у Вас есть право подать жалобу в Росстандарт или в суд. Повторное публичное обсуждение IMHO проводится только в том случае, если проект начинается заново, и примеров тому очень мало - чтобы убедиться в этом, достаточно посмотреть выложенные на сайте Росстандарта извещения о начале/завершении публичного обсуждения разрабатываемх в России стандартов.

    Насчет бюджета - славная шутка! Это, знаете ли не "Системный проект" какой-нибудь, деньги на стандарты выделяются смешные, и собственные затраты компании ЭОС IMHO в разы больше.

    ОтветитьУдалить
  17. А где записано (название документа, пожалуйста :), что для обсуждения национального стандарта России необходимо входить в группу его разработчиков? Предшествующий автор прав, когда написал об "открытости процессов разработки национальных стандартов, публичности обсуждения и равноправия сторон, определенных пп. 4.6 и 4.9 ГОСТ Р 1.0-2004". В чем же тогда открытость, публичность и соблюдение равноправия при разработке национального норматива? Получается элементарная коррупция :)) Ой!

    ОтветитьУдалить
  18. Оговорка: Я не являюсь официальным членом ПК6. Я высказываю здесь исключительно личную точку зрения, как эксперт, принимавший участие в публичном обсуждении стандарта. Кроме того, я не юрист и не проходила обучения в Росстандарте, поэтому не претендую на истину в последней инстанции. В то же время я имею представление о системе работы ИСО.

    А где записано (название документа, пожалуйста :), что для обсуждения национального стандарта России необходимо входить в группу его разработчиков?

    Не люблю, когда мои слова передергивают. Я писала: «Либо Вы входите в группу разработчиков (Вы просились?) и получаете всю информацию - либо у Вас есть только лишь возможность поучаствовать в публичном обсуждении». На поставленный вопрос я ответа не получила, из чего делаю определенный вывод.

    Обсуждать Вы можете – согласно установленным правилам, на определенных этапах разработки (см. ниже). Считаете, что имеете право на большее? Докажите.

    В чем же тогда открытость, публичность и соблюдение равноправия при разработке национального норматива?

    Итак, существует ГОСТ Р 1.2-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены". Заинтересованные лица, согласно этому ГОСТ, могут на стадии публичного обсуждения: - ознакомиться с проектом стандарта и подать замечания к нему в письменной форме
    - принять участие в публичном обсуждении доработанного проекта стандарта, которым заканчивается весь процесс публичного обсуждения (и после чего публикуется извещение об окончании публичного обсуждения)

    Данная стадия завершена. На стадии подготовки окончательной редакции проекта национального стандарта участие заинтересованных лиц стандартом не предусмотрено. Предусмотренная правилами «открытость, публичность…» IMHO соблюдается.

    Нужна большая открытость? Требуйте изменения правил.

    ОтветитьУдалить
  19. Требовать, чтобы не разбавляли пиво :))? Ни к чему. Потому как в России установлены процедуры и сроки разработки проекта национального стандарта (пп. 4 и 5 ст. 16 Федерального закона РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред.)
    Процедура предусматривает:
    1) доработку проекта национального стандарта с учетом полученных в письменной форме замечаний заинтересованных лиц,
    2) проведение публичного обсуждения проекта национального стандарта,
    3) составление перечня полученных в письменной форме замечаний заинтересованных лиц с кратким изложением содержания данных замечаний и результатов их обсуждения.

    По факту: доработки перед проведением публичного обсуждения не было. Она происходит в закрытом режиме над 2-м вариантом проекта стандарта и пояснительной записки. Кстати, стандарт претерпел изменения даже в наименовании. Публичное обсуждение было по 1-й редакции, но не по 2-й. Перечень замечаний заинтересованных лиц по 1-й редакции с результатами их обсуждения до сих пор отсутствует.

    И это – правда :)) Наверное, следует говорить не о «требованиях» к изменению законодательства, а о соблюдении этого законодательства. Как интересно читать на Вашем блоге описание зарубежного опыта по обсуждению регулирующих сред, но как все странным образом перевертывается на единственном примере реальной российской практики. :)) Но Вы правы – это вопросы "перевертышей" для ПК6.

    ОтветитьУдалить
  20. Прошу прошения за отсутствие ответа на конкретный вопрос (сокращенно): «Вы просились в группу разработчиков для того, чтобы получать всю информацию?» Так? Вопрос, честное слово, не понятен. А разве последние изменения в российском законодательстве (о доступе к информации и т.д.) не касаются группы разработчиков национального стандарта? Не какого-то там невесть для кого «межкорпоративного стандарта», а национального? И опять же, на основании какого законодательного или нормативного акта, регламента или т.п. следует «проситься»?

    ОтветитьУдалить
  21. Уважаемые коллеги, прощу прощения, но я не намерена дальше обсуждать эту тему, поскольку:
    - Все точки зрения уже высказаны, и разговор ходит по кругу.
    - Вопросы пошли не по адресу - я не представляю Президента, Правительство, Думу, Росархив и ПК6.
    - Ощущается желание вставить палки в колеса одному конкретному подкомитету. Во всяком случае, требования по открытости и прозрачности почему-то не предъявляются, скажем, к деятельности ПК4, который принимает существенно более значимые для страны и отрасли стандарты - и делает это в намного более закрытом режиме. Не опубликован состав этого ПК; замечания ни к одному из трёх принятых стандартов тоже не были опубликованы, да и проекты последних двух стандартов тоже не публиковались.

    ОтветитьУдалить