Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Пересмотр «Типового перечня для мигрированных исходных документов»

Заметка Эммы Харрис (Emma Harris – на фото) была опубликована 19 декабря 2017 года на сайте архивно-документационной службы австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

В любой организации, которая ведёт свою деловую деятельность в электронной форме, часто приходится проводить миграцию систем, а стратегический приоритет «электронный внутри» (digital on the inside) «Стратегии электронного правительства» штата (NSW Digital Government Strategy, см. http://nsw.digital/wp-content/uploads/2017/11/DigitalStrategy.pdf , стр.7) может стать движущей силой для миграции по мере того, как органы исполнительной власти будут упрощать свои деловые процессы и объединять унаследованные системы.

«Типовой перечень для мигрированных исходных документов» (General authority on source records that have been migrated, GA 33, см. https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/source-records-have-been-migrated-ga33 ) позволяет государственным учреждениям штата уничтожать исходные документы после успешного выполнения проекта миграции, если соблюдены определенные условия. В настоящее время архивно-документационная служба Нового Южного Уэльса пересматривает этот документ, и мы хотели бы узнать мнение государственные органов штата.

Действующий Типовой перечень требует сохранять исходные документы в течение не менее чем шести месяцев после подтверждения успешного завершения миграции. Ряд государственных органов высказал мнение о том, что этот обязательный минимальный период хранения не нужен для тех проектов, в которых процесс миграции был относительно простым.

Соответственно, мы продумываем возможность убрать требование о минимальном шестимесячном периоде хранения в качестве обязательного условия для уничтожения исходных документов. Вместо этого мы предлагаем ввести требование о том, чтобы исходные документы сохранялись после миграции в течение периода времени, достаточного для того, чтобы убедиться в её успешности. Государственные органы и учреждения будут нести ответственность за установление надлежащего периода хранения для каждой конкретной ситуации или для каждого проекта на основе оценки рисков, учитывающей деловое назначение документов, масштабы и сложность процесса миграции и т.д.

Мы будем благодарны за замечания и предложения, связанные с:

• Предлагаемыми изменениями;


• Типовым перечнем GA 33 в целом;


• Любыми идеями или опытом государственных органов и учреждений по управлению проектами миграции, которые можно было бы использовать в качестве примеров, поддерживающих разработку обновленного руководства.

Более подробную информацию о процессе пересмотра и о порядке подачи замечаний и предложений можно найти на нашем веб-сайте по адресу:   https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/review-the-general-authority-source-records-have-been-migrated .

Эмма Харрис (Emma Harris)

Фото: USFWS Mountain Prairie

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
https://futureproof.records.nsw.gov.au/review-of-the-general-authority-for-source-records-that-have-been-migrated/