Национальные Архивы США опубликовали «Критерии успешного управления электронными документами постоянного срока хранения»

Данная заметка Кайла Дугласа (E.Kyle Douglas) была опубликована 19 марта 2018 года на блоге Национальных Архивов США «Records Express».

Я рад сообщить о публикации «Критериев успешного управления электронными документами постоянного срока хранения» (Criteria for Successfully Managing Permanent Electronic Records,  https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/2019-perm-electronic-records-success-criteria.pdf ).

Данное руководство поддерживает исполнение выпущенной совместно Административно-бюджетным управлением президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальными Архивами США (NARA) «Директивы по управлению государственными документами» OMB/NARA М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.archives.gov/records-mgmt/prmd.html , о ней см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.), в которой сказано: «К 31 декабря 2019 года управление всеми электронные документами постоянного срока хранения в федеральных органах исполнительной власти будет в максимально возможной степени осуществляться в электронном виде, с тем, чтобы в конечном итоге они были в электронной форме переданы и приняты на хранение Национальными Архивами США».

В руководстве говорится о том, какие высокоуровневые вопросы федеральным органам исполнительной власти следует принять во внимание при управлении своими электронными документами постоянного срока хранения. Оно описывает оперативные меры, и содержит, в том числе, практичные инструкции по выполнения ключевых задач, которые органы власти должны решить по мере продвижения к цели 2019 года - обеспечить управление всеми электронными документами постоянного хранения в электронном формате.

Руководство также подтверждает важность ранее опубликованных Национальными Архивами «Универсальных требований к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management Requirements, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/records-mgmt/policy/universalermrequirements ) и содержит примеры вопросов, которые будут задаваться при оценке уровня управления документами в федеральных органах по разрабатываемой в настоящее время Национальными Архивами «Модели зрелости электронного управления документами» (ERM Maturity Model).

На предстоящем заседании группы BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group, http://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/#bridg - организованная Национальными Архивами США дискуссионная группа по вопросам управления документами и информацией, проводящая встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов -  Н.Х.) будет проведен брифинг по критериям успешного управления электронными документами постоянного срока хранения.

Если у Вас есть какие-либо вопросы или комментарии, не стесняйтесь выложить их на блоге или же послать по электронной почте на адресу PRMD@nara.gov .

Кайл Дуглас (E.Kyle Douglas)

Мой комментарий: Содержание данного 18-страничного документа следующее:

Меморандум Архивиста США Дэвида Ферьеро о публикации и использовании Критериев
Обзор
1. Высокоуровневая точка зрения
2. Оперативная деятельность
3. Универсальные требования к управлению электронными документами
Выводы
Литература
Приложение: Примерные вопросы для оценки по модели зрелости

Я бы очень рекомендовала Росархиву, а также другим ведомствам, заинтересованном в постоянном и длительном хранении электронных документов, познакомиться с этой публикацией и почувствовать контраст между ней и теми руководствами, которыми нас продолжает снабжать наше архивное ведомство.

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/03/19/success-criteria-for-managing-permanent-electronic-records/