среда, 13 сентября 2017 г.

Австралия: Министерство финансов объявило о конце эры СЭД «TRIM» и хочет найти новый путь для совершенствования управления государственными документами


Данная заметка была опубликована 25 августа 2017 года на сайте «IDM - Image и Data Manager» («Специалист по управлению графическими образами и данными»).

Министерство финансов продолжает усилия в рамках своего плана внедрить совершенно новую платформу для управления электронными документами в масштабе федерального правительства Австралии, заменив преобладающее сейчас стандартное решение, которым является система TRIM фирмы Хьюлет-Паккард (Hewlett Packard Enterprise, HPE, https://www.hpe.com ). Минфин в первую очередь хотел бы найти решение, которое автоматизирует захват и классификацию документов.

Консалтинговая фирма ThinkPlace провела по заказу Минфина собеседования в 12 федеральных министерствах и органах исполнительной власти, и в подготовленном ею отчете пришла к выводу о том, что имеет место массовое недовольство системой TRIM и альтернативными решениями, которые «не отвечают потребностям пользователей с точки зрения их полезности и удобства использования».

В отчете были проанализированы 23 задачи, выполняемые пользователями систем TRIM (16 человек), SharePoint (4) и Objective (3). Как оказалось, недовольство типичных пользователей вызвано большим количеством ручных операций, связанных с управлением документами.

В отчете также отмечается: «Имеет место широко распространенное и постоянное применение бумажных процессов. 8 из 26 описанных пользователями процессов включают, по крайней мере, один значительный этап с использованием бумажных документов.»

Сделан вывод о том, что «Внедрение управления документами как услуги (Records Management as a Service, RMaaS) будет успешным и трансформирующим, если такая услуга будет полезна (пользователи хотят её использовать) и удобна (пользователи способны ее использовать). Сервис RMaaS, чтобы широко использоваться, должен удовлетворить обоим этим требованиям».

Среди результатов исследования можно упомянуть следующие:
  • В среднем в ходе одного процесса сотрудники используют 2 - 3 системы для выполнения типовых задач;

  • Конфигурация и доработки систем управления электронным контентом и документами (EDRMS) значительно различаются в масштабах федерального правительства;

  • Различные типы систем, такие как электронная почта, системы управления документами и контентом (EDRMS), системы кейс-менеджмента - управления досье/заказами/запросами на обслуживание, и финансовые системы, как правило, не взаимосвязаны либо их функциональная совместимость ограничена;

  • Пользователи ожидают, что ручное вмешательство часто будет требоваться ввиду их роли государственных служащих и характера их работы. Когда требуются «ручные» усилия, пользователи ожидают, чтобы они были органично интегрированной частью их повседневного рабочего процесса, чего EDRMS в настоящее время не обеспечивает.
В рамках исследования по оценке существующих возможностей (Feasibility Study), опубликованного Минфином в мае 2016 года, было установлено, что нынешняя практика управления документами не является жизнеспособной ввиду быстрого роста объёмов государственных данных. В исследовании основное внимание уделялось EDRMS-системам, которые управляют неструктурированными данными органов исполнительной власти.

Исследование показало, что «Федеральные органы исполнительной власти используют в своей работе электронные технологии с начала 1990-х годов, но лишь недавно они начали систематически управлять этой информацией в электронном виде. При переходе на полностью электронное управление документами многие государственные органы приобрели EDRMS-системы, поскольку они управляют информацией таким образом, что та остается аутентичной, доступной, пригодной для использования и понятной, пока в ней сохраняется потребность.

«В ходе настоящего исследования был проведен опрос [тех 63 из 80 государственных органов, которые внедрили EDRMS-системы] ... в ходе которого было установлено, что внедрения EDRMS-систем в федеральном правительстве используются неэффективно и непроизводительно, и что многие государственные органы не получили прирост производительности, который способен дать переход на электронные документы.»

«Во многих случаях EDRMS-системы используются как системы учета бумажных документов или хранилища информации, а не как многофункциональные инструменты управления информацией, которыми они являются. Это связано с тем, что многие государственные органы все еще не научились в полной мере использовать потенциал этой технологии. В условиях, когда общие объемы хранения данных в государственных органах стремительно нарастают, важно, чтобы эти органы сохраняли только имеющую ценность информацию и применяли технологию для выделения и уничтожения малоценной информации.»

«Если правительство не уделит приоритетного внимания вопросам управления документами, оно столкнется с раздуванием объёмов документов непонятной ценности, уплачивая одновременно большие деньги за системы, предназначенные для предотвращения подобного положения дел. Недостаточное использование EDRMS-систем в ряде государственных органов привело к неэффективному управлению документацией. В рамках правительства в целом это может не только привести к затруднениям в межведомственном документообороте, но и повлиять на способность государственных органов обеспечить подотчетность за свои решения.»

«Возможная отдача не будет в полной мере получена до тех пор, пока в государственных органах не произойдет культурный сдвиг, и типичный пользователь не осознает, что захват важной информации «на ходу» в момент её создания может существенно повысить производительность по сравнению со старым бумажным способом документирования событий и транзакций уже после того, как они произошли.»

Новый концептуальный документ (Position Paper) декларирует, что «Государственная служба Австралии (Australian Public Service, APS) стремится уйти от бумажной парадигмы и унаследованных решений, которые удовлетворяли потребности специалистов по управлению документами, но не были предназначены для массового пользователя. Данные свидетельствуют о том, что традиционная практика управления документами, требующая от пользователей отдельных усилий по сохранению документов в специализированной системе управления документами, не работает.»

«Это приводит к некорректному управлению государственной информацией, что представляет собой риск для государственного управления, например, риск утраты доказательств, содержащихся в электронной почте, риск недобора производительности труда или же высоких затрат, связанных поиском и раскрытием плохо управляемой информации.»

«Видение управления электронными документами и информацией предусматривает, что все сотрудники государственной службы должны иметь возможность легко находить, хранить и использовать информацию – при этом ценные документы будут классифицироваться, индексироваться, управляться и уничтожаться в соответствии с обязательствами правительства Австралии в сфере управления документами.»

«Министерство финансов создаст платформу, которая станет основой для общегосударственной системы управления информацией. Это решение будет использовать такие технологии, как когнитивные вычисления, извлечение ключевых слов и автоматическое индексирование с тем, чтобы обеспечить автоматический захват всей информации и её классификацию, индексирование, управление и уничтожение/передачу при минимальных усилиях со стороны конечного пользователя. Первоначально данное решение будет управлять только неструктурированными данными».

После публикации запроса на предоставление информации (Request for Information) в начале 2016 года, Минфин установил, что рынок еще не готов предоставить услугу, способную автоматизировать задачи захвата документов и управления их жизненным циклом. Тем не менее, министерство считает, что к настоящему времени технология, возможно, продвинулась достаточно, чтобы можно было создать успешное решение.

Сейчас Минфин целенаправленно собирает информацию от поставщиков, которые за последние 18 месяцев обновили или расширили свои решения по управлению документами, намереваясь в итоге получить облачное решение по схеме «программное обеспечение как услуга» (SaaS) либо «платформа как услуга» (PaaS).

Новое решение также должно быть способно в первый год работы обрабатывать все документы государственных органов – участников пилотного проекта, а к пятому году быть промасштабировано таким образом, чтобы охватить все государственные документы в неструктурированных системах.

В концептуальном документе отмечается, что запланированная общегосударственная платформа для управления документами в качестве услуги (Records Management as a Service, RMaaS) «будут доступна для использования государственными органами, но не будет обязательной».

Источник: сайт IDM – Image and Data Manager
http://idm.net.au/article/0011633-finance-declares-end-trim-era-wants-new-way-forward-government-records

Комментариев нет:

Отправить комментарий