Касси Финдлей (Австралия): Идеи об использовании методов документационного анализа для планирования внедрения технологии блокчейн в документные системы, Часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/08/2.html )

Анализ требований к записям; оценка рисков

Требования к документам, отражающим жизненный опыт детей, будут, очевидно, вытекать из их личных ожиданий, но они также должны принять во внимание законодательно-нормативные требования и социальные потребности.

При анализе документальных источников и в ходе консультаций с заинтересованными сторонами, следует рассмотреть все аспекты управления документами, включая вопросы доступа, взаимосвязей между процессами и связанными с ними документами, пригодность к использованию и метаданные для описания контекста и управления документами.

Требования следует определять, консультируясь с наиболее важными заинтересованными сторонами; с находящимися на попечении детьми, и со взрослыми, которые ранее были на воспитании. Согласованные требования должны быть выбраны с учётом того, в какой степени они обеспечат управление выявленными и согласованными рисками. Полезный подход к оценке риска при управлении документами описан в Техническом отчете ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация – Определение и оценка рисков для документных систем» (Information and documentation - Risk assessment for records processes and systems, в России адаптирован как ГОСТ Р 57551-2017 – Н.Х.).

Набор высокоуровневых требований к нужной документной системе уже существует в форме Руководящих принципов инициативы SRSRC:

• Ориентация на ребенка / человека - При управлении документами и архивации уважаются (с соответствующим реагированием) предпочтения, потребности и ценности людей, подвергающихся воспитанию вне семьи. Отношение должно быть уважительным и заботливым, а не бюрократически-официозным;


• Вовлечение – Дети на воспитании вне семьи, и взрослые, прошедшие такое воспитание, признаются как активные действующие лица, а не пассивные, невольные субъекты документирования;


• Подотчетность и прозрачность - Концепции, процессы и системы документирования и архивации должны соответствовать самым высоким стандартам подотчетности и прозрачности, уважая многочисленные права на документы;


• Опора на факты – Документирование и архивация основываются и поддерживают принятие решений и действия на основе фактических документированных данных;


• Интеграция – Документы и управление ими интегрируются в процессы, а не представляют собой отдельный вид деятельности;


• Взаимосвязь и координация -  Хранящие документы организации выступают в роли  узлов объединенной сети, а не являются изолированными друг от друга;


• Умное использование информационных технологий - Системы управления документами и архивации наилучшим образом используют возможности, предоставляемые электронными технологиями.

Вероятно, мы можем рассматривать эти требования как начало формирования набора функциональных требований для персонального документирования, как это предлагала МакКемиш (McKemmish, 1996).

Другие примеры требований к документам, которые могут быть выявлены в данной ситуации, указывают на пригодность технологии «блокчейн» для использования в качестве составной части общего решения для управления документами. В их число могут входить следующие:

• Персональный контроль ребёнка или его опекуна над доступом и раскрытием документов, а не государственного органа или учреждения;


• Требования к возможности долговременного использования документов, возможно, потомками ребенка или в качестве части семейного архива;


• Защита от утечки и несанкционированного вмешательства, в случаях, когда ребёнку был причинён вред;


• Наличие метаданных, которые надлежащим образом описывают контекст взаимодействия ребенка с воспитателями, официальным опекуном, семьей и другими сторонами;


• Наличие метаданные, помогающих идентифицировать и связывать взаимосвязанные документы, описывающие жизненный опыт ребёнка, чтобы обеспечить их доступность и пригодность к использованию во времени;

Что касается метаданных, то у нас есть отправная точка в виде такого стандарта метаданных для документов, как ISO 23081-1 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» (Information and documentation - Records management processes - Metadata for records, в 3-х частях, часть 1 «Принципы» адаптирована в России как ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 – Н.Х.), - но также следует иметь в виду и выявленные в ходе анализа метаданные, характерные для описания контекста жизненного опыта ребенка.

Оценивая эти требования, можно видеть ряд возможностей для использования технологии «блокчейн» в качестве полезного элемента предлагаемого решения для управления документами. Ниже приведены два примера:

• В рамках ряда проектов, а также некоторыми коммерческими организациями создаются приложения на основе технологии «блокчейн» для управления идентифицирующими данными и для персонально контролируемого хранения данных. К ним относятся проект Enigma в MIT (см. http://www.enigma.co/ ) и эстонская инициатива «электронной прописки в Эстонии» (Estonian e-residency, https://e-estonia.com/e-residents/about/ ). Подобные инструменты могут быть адаптированы к нуждам находящегося на воспитании ребенка, выполняя роль хранилищ идентифицирующих данных, а также реестра личных документов, в связке с распределенной платформой хранения файлов, такой, как Inter Planetary File System (IPFS, https://ipfs.io/ ).


• Основанные на технологии «блокчейн» смарт-контракты могут автоматически согласовывать права, платежи и оказание услуг. Смарт-контракты могут быть спроектированы таким образом, чтобы обеспечивать доверенный обмена ценностями или информацией между ребёнком и родственниками, опекунами и воспитателями. Надёжность документирования в этой среде служит для защиты интересов ребенка и других участников транзакций. Благодаря выбору децентрализованного подхода может быть более надёжно обеспечена постоянная доступность документов. Метаданные следует включить в документированную информацию о транзакциях, которая связывается с непосредственным персональным контекстом ребёнка (стадия жизни, местоположение, возраст и т.д.), обеспечивая боле содержательную документацию для будущего использования и сохранения памяти. Кандидатом на разработку таких контрактов является система Ethereum ( https://www.ethereum.org/ ), представляющая собой платформу на базе публичного блокчейна с функционалом программирования транзакций, на которой поддерживается децентрализованная виртуальная машина, способная исполнять контракты между равноправными участниками сети с использованием криптовалюты Ether.

Выводы

Подводя итоги, можно отметить, что описанный выше документационный анализ позволит получить:

• Данные о культурном, технологическом и социально-правовом контекстах, в которых осуществляется управление документами;


• Данные о действующих лицах и заинтересованных сторонах, участвующие в «деловой деятельности» по прохождению ребенка через систему воспитания вне семьи;


• Подробное понимание потребностей и ожиданий главного действующего лица - ребёнка в отношении управления документами; а также


• Детальный набор требований к документам и управлению ими, охватывающий вопросы доступа, использования и пригодности к использованию, метаданных и сохранения.

Эти данные – а также документация на сам процесса анализа - имеют жизненно важное значение для подотчетного и учитывающего мнения заинтересованных сторон процесса принятия решений о применении технологии блокчейна в предлагаемой системе.

В будущем предлагается провести исследования и эксперименты по применению этих технологий в ходе проектирования и внедрения систем управления документами, предназначенных для использования в специфических ситуациях. Проблема создания жизнестойкой, заслуживающей доверия системы для лично контролируемого находящимися на попечении детьми управления документами представляет особый интерес.

Партнерские отношения с разработчиками и дизайнерами пользовательского интерфейса будут очень важны для того, чтобы сделать опирающиеся на технологию «блокчейн» процессы создания, захвата и использования документов простыми и удобными для пользователей.

Знания и опыт в области управления документами, в частности, по подотчетному и тщательному проведению документационного анализа,  будут иметь ключевое значение для разработки системы, которая удовлетворит спектру потребностей в свидетельствах и памяти – как в данном примере использования, так и во многих других.

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Мой комментарий: Хвала тебе, о читатель, если ты действительно прочёл статью до конца! :)

На что я рекомендовала бы обратить внимание, несмотря на достаточно экзотический (для нас) пример, выбранный автором для иллюстрации своей точки зрения:

• Технология «блокчейн» - хотя она вовсе не является панацеей ото всех бед, и «тянет» за собой целый «букет» сложных проблем – сейчас в моде, поэтому полезно получить о ней общее представление. Рекламная шумиха пройдёт, а технология останется, и, наверное, найдёт себе экологическую нишу.


• Реклама документационного анализа для специалистов по управлению документами – способ повысить свой статус в организации, добиться возможности участвовать во внедрении информационных систем начиная с этапа их предварительного проектирования. Реальный документационный анализ, конечно, требует знаний и немалых усилий, но это окупается!

Источник: блог Касси Финдлей
https://cassiefindlay.com/2017/06/15/appraisal-blockchain/