пятница, 23 июня 2017 г.

Международный исследовательский проект «ДНК документа»


Данный пост доцента кафедры архивной науки университета Британской Колумбии (Канада) Виктории Лемьё (Victoria Lemieux – на фото) был опубликован 15 июня 2017 года в социальной сети LinkedIn

«ДНК документа» (Record DNA) является частью однолетней междисциплинарной международной исследовательской «сети» по ДНК электронных документов, финансируемой британским Советом по исследованиям в области искусства и гуманитарных дисциплин» (Arts and Humanities Research Council, AHRC). Проект объединяет представителей разных дисциплин, с тем, чтобы получить представление об  их потребностях в плане будущей электронной доказательной базы, попытаться переосмыслить понятие «электронного документа» с точки зрения его компонент (ДНК), и определить тематику будущих глобальных исследований.

Для этого им нужна Ваша помощь!

Участники проекта проводят серию вики-опросов, чтобы, используя краудсорсинг, выявить и расставить по важности проблемы, связанные с управлением электронными документами. В первом опросе задан вопрос: «Каковы риски для сохранения электронных  доказательств с течением времени?», см.  http://www.allourideas.org/recorddna (сейчас также обсуждается следующий вопрос – «Каковы наиболее важные компоненты документа, выполняющего росль свидетельства/доказательства?», см. http://www.allourideas.org/RecordDNAcomponents - Н.Х.).

Центром информирования об этой работе является блог «ДНК документа» ( https://recorddna.wordpress.com/ ), и Вы можете следить за деятельностью группы в Твиттере (см. https://twitter.com/RecordDNA ). Будет также использоваться хэштег #RecordDNA .

Мой комментарий: На упомянутом сайте д-р Элизабет Ломас (Elizabeth Lomas – на фото) из Университетского колледжа Лондона (UCL) пишет следующее: «Мы начинаем нашу серию краудсорсинговых действий и мероприятий по построению сети, которая поможет нам справиться с проблемами, связанными с управлением электронной доказательной базой во времени. Мы начинаем с проведения вики-опроса (опроса, в котором сами участники могут расширять список возможных ответов – Н.Х.) по оценке рисков для управления электронной доказательной базой во времени. Этот механизм создает длинные, упорядоченные по приоритету списки для дальнейшего рассмотрения. Пожалуйста, найдите время, чтобы подключиться и добавить свои мысли по адресу: http://www.allourideas.org/recorddna ».

Далее она отмечает:
«Мы уже получили некоторые интересных дополнений к заданному в опросе вопросу о том, каковы риски для сохранения электронных доказательств во времени. Добавлен ряд идей:
  • «Установление в первую очередь факта существования документа»,

  • «Взаимосвязанный опыт»

  • «Информационная перегрузка в неорганизованной среде - как найти доказательства?»
В рейтинге лидирует в настоящее время следующая мысль: «Невозможность выявить документы в результате их разброса по системам из-за отсутствия согласованной информационной архитектуры или отсутствия заинтересованности соответствующих сторон».

Появились новые интересные идеи, например, такая: «Отсутствие единственной версии истины – что является настоящим документом?»».
Если зайти на сайт опроса, то на главной странице предлагается выбрать из двух вариантов наибольший риск (оба варианта, с моей точки зрения, очень наивные, но мы не должны быть слишком строги к представителям университетской науки :) ). Зато можно добавить свои варианты и посмотреть полный список вариантов на вкладке «View results».

Будет любопытно посмотреть, во что в конечном итоге выльется этот проект :)

Источник: сайт LinkedIn / сайт Wordpress
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6280964768174084096/
https://recorddna.wordpress.com/2017/06/14/crowdsourcing-commences-what-are-the-risks-to-maintaining-digital-evidence-over-time/

Ответы на вопрос: Использование печатей в коммерческих организациях


Вопрос: Не могу нигде в источниках найти регламент простановки печати на документах, в частности на письмах. Т.е. мне известно, что обычно печати ставятся на гарантийные письма, письма в налоговые органы, о расторжении договоров. Но где это четко прописано, и прописано ли вообще, Я актуализирую регламент по печатям, и хотелось бы четко прописать, на какие документы не ставятся печати (счета-фактуры, например), а на какие ставятся, при этом не противореча нормативным документам.
Из «Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»:

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
….
Инструкция может иметь следующие разделы:
- перечень печатей, используемых в организации;
- места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
- порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.
Т.е. получается, что организация сама определяет перечень документов, на которые ставит печать? И о каких правовых актах идет речь?

Ответ: Всё гораздо интереснее - в настоящее время коммерческая организация сама определяет, будет ли у неё вообще печать, или нет.

Федеральным законом от 6 апреля 2015 года № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о ее наличии должны содержаться в уставе организации (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_65.html ).

После вступления в силу этого положения в различные нормативные акты вносились уточнения, устанавливающие, что печать на документы проставляется только при ее наличии (см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_61.html , http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_14.html, http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_23.html ), - но в основном в них речь шла о документах, которые организации должны были представлять в органы государственной власти.

Другие ведомства уточняли порядок работы с документами самой организации при отсутствии печати:
  • Приказом Минобрнауки России от 31 марта 2016 года № 352 внесены изменения в «Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов», утвержденный приказом Министерства образования и науки РФ от 13 февраля 2014 года № 112.  С 3 мая 2016 года печать проставляется только при наличии на следующих документах: На дипломе и приложении к нему (п.14) и в книге регистрации выданных документов об образовании и о квалификации (п.26).

  • Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2016 года № 589н утверждены разъяснения по некоторым вопросам применения «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225. Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку осуществляется только при ее наличии (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2016/11/blog-post_71.html )

  • Приказом Министерства транспорта РФ от 30 ноября 2016 года № 367 внесены изменения в «Правила перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом», утвержденные приказом Минтранса России от 19 декабря 2013 года № 473. Согласно правилам, на оборотной стороне дорожной ведомости делается запись, которая должна подтверждаться подписью отправителя (с указанием должности и фамилии), но с 6 января 2017 года заверять ее печатью отправителя нужно только при ее наличии. (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/01/blog-post_23.html )
Как мне кажется, в настоящее время организациям стоит задуматься о том, каким образом они будут проверять у контрагентов официальное наличие или отсутствие печати. С эти связаны значительные риски при ведении деловой деятельности.

Вопрос: …И о каких правовых актах идет речь [в Методических рекомендациях]?

Ответ: Поскольку я не являюсь разработчиком методических рекомендаций, могу только предположить, что имеются в виду те самые нормативно-правые акты, в которых устанавливается требование о проставлении печати на тех или иных видах документов :)

Если вернуться к «классике», то:
  • Печать обычно ставилась на официальных документах (в первую очередь тех, что уходили во внешние организации – причем в былые времена печать не ставилась на бланки, но затем практика изменилась), договорах и т.п., особенно тогда, когда в форме присутствовало «место печати»

  • Печать ставилась и ставится с учетом обычаев делового оборота – особенно если Ваши контрагенты сомневаются и не хотят принимать в работу документы без печати. Если Вы на определенные виды документов испокон веку ставили печати, и для Вас такая практика не является обременительной – зачем её пересматривать? :)

  • Печать ставилась на документах, носящих церемониальный характер – например, на почётных грамотах, придавая им солидность.

  • Печати подразделений до сих пор нередко используются для заверения копий документов.

  • При хорошо налаженном делопроизводстве, должен быть утвержден порядок создания, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов. Без этого доказательная сила печатей будет куда меньше.
Я бы рекомендовала посматривать «одним глазом» на старые правила и инструкции, в которых было сказано немало разумного про печати и их использование – и спокойно заимствовала бы из них те положения, которые Вас устраивают и не противоречат современному законодательству и интересам деловой деятельности.

четверг, 22 июня 2017 г.

Китай: Стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, часть 4


Продолжая разговор о китайских стандартах в области управления документами, архивного дела и смежных дисциплин (предыдущий пост см. здесь:  http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/3.html ), хочу напомнить, что в Китае стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, согласно национальной классификации, относятся к группе A14 «Библиотеки, архивы, документы и интеллектуальная деятельность», http://www.csres.com/sort/Chtype/A14_1.html . По международной классификации эти стандарты попадают в раздел 01.140.20 «Информатика», см. http://www.csres.com/sort/ics/01.140.20_1.html .

GB/T 18894-2016 «Требования к архивации и управлению электронными документами» («电子文件归档与电子档案管理规范», Specification on electronic documents archiving and electronic records management) объёмом 19 страниц, взамен редакции 2002 года, действует с 1 марта 2017 года, см. http://www.csres.com/detail/287351.html , текст доступен по адресу http://www.360doc.com/document/17/0409/11/12444660_644090737.shtml

GB/T 31599-2015 «Требования к управлению документами в сфере социального страхования» (社会保险业务档案管理规范 , Archives management regulation of social insurance), объёмом 36 страниц, вступил в силу 1 января 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/269373.html

GB/Z 32002-2015 «Информация и документация – Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» ( 信息与文献 文件管理工作过程分析, Information and documentation—Work process analysis for records, адаптация ISO/TR 26122:2008) объёмом 20 страниц, вступил в силу с 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274444.html

GB/T 32003-2015 «Требования к проведению оценки новых технологий» ( 科技查新技术规范 , Specification of scientific and technical novelty search) объёмом 40 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274445.html

GB/T 32004-2015 «Информация и документация. Стойкость и долговечность записи, печати и копирования на бумаге. Требования и методы испытаний» ( 信息与文献 纸张上书写、打印和复印字迹的耐久和耐用性 要求与测试方法 ,  Information and documentation—Permanence and durability of writing, printing and copying on paper - Requirements and test methods, адаптация с изменениями ISO 11798:1999), объёмом 20 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274446.html

GB/T 32010.1-2015 «Управление контентом - Переносимый формат для информационных материалов. Часть 1: PDF 1.7» ( 文献管理 可移植文档格式 第1部分:PDF 1.7, Document management - Portable document format - Part 1:PDF 1.7, адаптация ISO 32000-1:2008), объёмом 668 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274454.html

GB/T 7714-2015 «Информация и документация. Правила оформления библиографических ссылок и цитирования информационных источников» ( 信息与文献 参考文献著录, Information and documentation - Rules for bibliographic references and citations to information resources, адаптация с изменениями ISO 690:2010), взамен редакции 2005 года, объёмом 28 страниц, вступил в силу 1 декабря 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/268225.html

SZDB/Z 136-2015 «Руководство по анализу и использованию патентной информации» ( 专利信息分析与利用指南, Guide for patent information analysis and utilization), вступил в силу 1 мая 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/279701.html

SZDB/Z 168-2016 «Требования к единому сервису технологической платформы для публичных библиотек» ( 公共图书馆统一服务技术平台应用规范 , Public Library Unified Service Technology Platform Specification), вступил в силу 1 февраля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/279609.html

SZDB/Z 169-2016 «Функциональные требования к приложениям RFID-технологий, используемым в публичных библиотеках» ( 公共图书馆 RFID 技术应用业务规范, Public Library RFID Technology Application Service Specification), вступил в силу 1 февраля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/279608.html

WH/T 71-2015 «Требования к справочной службе библиотеки» ( 图书馆参考咨询服务规范 , Library reference service specifications), вступил в силу 1 августа 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/275438.html

WH/T 72-2015 «Стандарт формирования информационных пакетов для длительного хранения электронных библиотечных ресурсов» ( 图书馆数字资源长期保存信息包封装规范, Information package encoding standard for the long-term preservation of library digital resources), вступил в силу 1 августа 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/275439.html

WH/T 73-2016 «Требования к услугам муниципальных библиотек» ( 社区图书馆服务规范 , Community library service specifications), вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/282901.html

DA/T 22-2015 «Правила упорядочивания архивных документов» ( 归档文件整理规则 ,
The arrangement rule of archival documents), см. http://www.csres.com/detail/282177.html , взамен ранее действовавшего стандарта DA/T 22-2000. Стандарт вступил в силу с 1 июня 2016 года. Текст стандарта доступен по адресу http://www.saac.gov.cn/news/site2/20151030/00e04ce08970179d527602.doc . О нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/blog-post_5.html

DB12/T 553-2015 «Правила работы архивов отделения Коммунистической партии Китая в г. Тяньцзине» ( 天津市中国共产党党员档案管理规范, Regulations regarding the Archives of Chinese Communist Party Tianjin Branch), вступил в силу с 1 марта 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/271059.html

GB/T 13190.1-2015 (взамен редакции 1991 года) «Информация и документация – Тезаурусы и совместимость с другими словарями – Часть 1: Тезаурусы для информационного поиска» (信息与文献 叙词表及与其他词表的互操作 第1部分:用于信息检索的叙词表, Information and documentation - Thesauri and interoperability with other vocabularies - Part 1:Thesauri for information retrieval, адаптация с изменениями ISO 25964-1:2011) объёмом 144 страницы, вступил в силу с 1 декабря 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/268235.html

GB/T 33289-2016 «Требования к документированию работ по консервации и реставрации хранящихся в коллекциях артефактов из камня» ( 馆藏砖石文物保护修复记录规范, Specification for recording of conservation and restoration on brick and stone collection), вводится с 1 июля 2017 года, см. http://www.csres.com/detail/292789.html

Источник: сайт национального органа по стандартизации
http://www.csres.com

Вышел новый номер журнала Ассоциации канадских архивистов Archivaria


Ассоциация канадских архивистов (Association of Canadian Archivists, ACA) сообщила о выходе очередного, 83-го весеннего 2017 года номера своего журнала Archivaria.

Полные тексты, к сожалению, доступны только подписчикам и членам Ассоциации, однако по ссылкам, данным на странице http://archivaria.ca/index.php/archivaria , можно ознакомиться с аннотациями статей. Как мне кажется, определенный интерес представляют сами темы публикаций, которые приведены ниже:

Статьи
  • Джин Драйден (Jean Dryden) «Понятие «опубликования» в канадском авторском праве: Взгляд с архивной точки зрения» (The Meaning of Publication in Canadian Copyright Law: An Archival Perspective);

  • Марко Болонья (Marco Bologna) «Историческое отложение архивных материалов: Новая интерпретация основополагающего понятия в итальянской архивной традиции» (Historical Sedimentation of Archival Materials: Reinterpreting a Foundational Concept in the Italian Archival Tradition);

  • Сюзанна Беловари (Susanne Belovari) «Историки и веб-архивы» (Historians and Web Archives);

  • Энн-Софи Кларельд (Ann-Sofie Klareld) и Катарина Гидлунд (Katarina L. Gidlund) «Переосмысление архивов как электронных: Последствия «бумажного мышления» при восприятии и определении функций электронных архивов» (Rethinking Archives as Digital: The Consequences of “Paper Minds” in Illustrations and Definitions of E-archive). – Данная статья подготовлена на основе шведского опыта.
Премия Гордона Доддса (Gordon Dodds Prize)

Данная премия, установленная в 2011 году, ежегодно присуждается за лучшую работу по архивной тематике среди студентов магистратур. Премия названа в честь первого президента Ассоциации канадских архивистов Гордона Доддса (1941-2010), который также дольше всех проработал в должности главного редактора журнала Archivaria. Победитель конкурса получает почётный диплом, денежный приз в 100 канадских долларов и публикацию в журнале.

Премию за 2016 год получила Элисон Миллз (Allison Mills) за работу «Учимся слушать: Архивные аудиозаписи и культурная и интеллектуальная собственность коренных народов» (Learning to Listen: Archival Sound Recordings and Indigenous Cultural and Intellectual Property), которая опубликована в данном номере журнала.

Исследования документов

Сара Кук (Sarah Cook) «Запелёнатая история: Кинофотогруппа канадской армии (Canadian Film and Photo Unit) -  создание и повторное использование документов, ре-контекстуализация «потерянного» аудиовизуального культурно-исторического наследия» (Shrouded History: The Canadian Film and Photo Unit, Records Creation, Reuse, and the Recontextualizing of “Lost” Audio-visual Heritage).

Источник: сайт журнала Archivaria
http://archivaria.ca/index.php/archivaria

Дополнительные требования к программам и базам: Требования к использованию форматов электронных документов


Постановлением Правительства РФ от 23 марта 2017 года № 325 утверждены «Дополнительные требования к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения» и внесены изменения в «Правила формирования и ведения единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных».

Документ определяет требования в части состава и функциональных характеристик программного обеспечения, в том числе устанавливает форматы электронных документов, которые могуг использоваться в том числе в федеральных органах исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов РФ (п.1).

Так «средства просмотра, представляющие собой программное обеспечение для просмотра электронных документов без возможности их изменения, должны обеспечивать возможность просмотра электронных документов, сохраненных в том числе в форматах, соответствующих различным расширениям электронных документов, включая: bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, OOXML, docx, doc, pptx, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, odt, ods, odp, avi, mpeg, mp3 (е)».

Редактор презентаций, табличный редактор и текстовой редактор должны обеспечивать:
  • создание новых электронных документов, в том числе в форматах Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010) и Office Open XML (OOXML, PPTX);

  • открытие существующих электронных документов, в том числе в форматах Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010) и Office Open XML (OOXML, PPTX, XLSX);

  • сохранение электронных документов в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), Office Open XML (OOXML, PPTX, XLSX) и Portable Document Format (PDF).
Для справки: Редактор презентаций представляет собой «программное обеспечение для просмотра, создания, редактирования, удаления и вывода на печать информации, обработанной с использованием редактора презентаций, и сохранения презентационных материалов в форме электронных документов, состоящих из набора слайдов, содержащих в определенном пользователем структурированном виде информацию, в том числе текстовую, графическую, табличную и аудиовизуальную информацию».

Табличный редактор (редактор электронных таблиц) представляет собой «программное обеспечение для просмотра, создания, редактирования, удаления и сохранения электронного документа (в том числе табличного документа)».

Текстовый редактор представляет собой «программное обеспечение для просмотра, создания, редактирования и сохранения электронного документа».
Текстовой редактор также должен обеспечивать возможность подготовки электронных текстовых документов на основании типовых шаблонов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиями законодательства РФ в сфере организации делопроизводства и документооборота в деятельности государственных органов;

Офисное программное обеспечение в случае необходимости импорта/экспорта данных должно обеспечивать возможность  их обработки  в одном из следующих форматов (п.12):
  • Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010);

  • Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX, PPTX); - Кстати, здесь же упомянут некий, не существующий в природе «проект ISO/IEC IS(!) 29500:2008». Сейчас действуют стандарты семейства ISO/IEC 29500, выпущенные в 2012-2016 годах, причем некоторые из них пересматриваются и будут заменены новыми версиями. Складывается впечатление, что авторы документа не в курсе того, что происходило в сфере международной стандартизации после 2008 года.

  • PDF/A-1, соответствующий стандарту ISO 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть I: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)» (Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part I: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) в соответствии с законодательством Российской Федерации;

  • распространенные файлы обмена аудио- и видеоинформацией, электронными текстовыми документами (например, bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, rtf, txt, zip, avi, mpeg, mp3).
Офисное программное обеспечение должно обеспечивать совместимость с форматами документов на основе Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), а также Portable Document Format (PDF) (п.14).

Мой комментарий: Мне не совсем понятно, почему для импорта/экспорта данных выбран только формат PDF/A-1 (при том, что уже стандартизованы в ИСО PDF/A-2 и PDF/A-3, а вскоре будет опубликован и PDF/A-4 – все они поддерживают существенно больше функциональных возможностей, чем старенький PDF/A-1).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=214403

среда, 21 июня 2017 г.

США: Общество американских архивистов подготовило «Стандартизированные статистические показатели и метрики для публичных услуг, оказываемых архивными хранилищами и специальными коллекциями библиотек»


В информационном сообщении под заголовком «Стандарт представлен на обсуждение», разосланном 12 июня 2017 года участникам одного из форумов (SAA Archives Management Section Discussion List, archmgmt@forums.archivists.org ) Общества американских архивистов (SAA) от имени сопредседателя целевой группы-разработчика от SAA Эми Шиндлер (Amy Schindler – на фото), говорится:
Здравствуйте, коллеги,

Совместная целевая рабочая группа SAA и секции редких книг и манускриптов (Rare Books and Manuscripts Section, RBMS) Ассоциации библиотек колледжей и научных библиотек (Association of College and Research Libraries, ACRL) по разработке стандартизированных статистических показателей для публичных услуг, оказываемых архивными хранилищами и специальными коллекциями библиотек, 9 июня 2017 года представила окончательный вариант стандарта в исполнительный комитет RBMS и в комитет по стандартам SAA на рассмотрение и утверждение. Проект будет рассмотрен ACRL-RBMS и SAA в течение ближайших месяцев.

Целевая группа полагает, что, пока идёт процесс официального утверждения, некоторые архивисты и библиотекари специальных коллекций могут захотеть внедрить его в своих хранилищах.

Исходя из этого, предложенные «Стандартизированные статистические показатели и метрики» немедленно выкладываются в онлайн-доступе, с тем, чтобы хранилища могли с ними познакомиться. PDF-документ доступен на сайтах целевой группы:
http://www2.archivists.org/groups/saa-acrlrbms-joint-task-force-on-public-services-metrics/final-version-of-standard-submitted-  и http://connect.ala.org/node/267306 (прямая ссылка: http://www2.archivists.org/sites/all/files/SAA%20ACRL-RBMS%20Statistical%20Measures%20and%20Metrics%20for%20Public%20Services%20-%20Final%20Draft%20Submission%20-%20170609.pdf ).


Целевая группа хотела бы выразить свою признательность архивистам и библиотекарям специальных коллекций со всех уголков США и Канады, которые подали свои замечания, предложения и задали вопросы по предыдущим версиям проекта предлагаемого стандарта, а также тем, кто внёс свой вклад в процесс разработки, участвуя в нашем опросе и в работе форумов, в заседаниях комитета и в других мероприятиях.

Обратите внимание, что целевая группа этим летом проведет открытые заседания в рамках ежегодных конференций ALA и SAA, на которые приглашаются все желающие.

С наилучшими пожеланиями,

Эми Шиндлер (Amy Schindler),
Сопредседатель целевой группы SAA-ACRL/RBMS от SAA
В документе отмечается, что «В связи с усиливающимися требованиями к архивным хранилищам и специальным коллекциям библиотек показать ту отдачу, которую от их деятельности получает их целевая аудитория, - архивисты и библиотекари специальных коллекций стали все больше осознавать необходимость в сборе, анализе и раскрытии доказательств действенности их услуг и эффективности их операций. Однако отсутствие общепринятых статистических показателей не способствовало выполнению хранилищами осмысленных проектов такого рода, равно как и формулированию и оценке передовой практики.»

«Настоящий стандарт был разработан с целью дать архивистам и библиотекарям специальных коллекций набор основанных на общепринятой профессиональной практике четко определенных, практичных показателей, которые могут быть использованы для формирования практики сбора статистических данных с целью способствования оценке публичных услуг и их оперативного воздействия на местном институциональном уровне. Эти показатели были также сформулированы так, чтобы способствовать агрегированию данных многочисленных учреждений об оказании публичных услуг, обеспечивая тем самым основу для институциональных сравнений и рейтингового анализа. В то же время в задачи разработавшей стандарт целевой группы не входило ни создание инструмента статистического обследования для сбора статистики по учреждению, ни хранилища для размещения таких данных.»

Источник: сайт SAA / сайт ALA Connect
http://www2.archivists.org/groups/saa-acrlrbms-joint-task-force-on-public-services-metrics/final-version-of-standard-submitted-
http://connect.ala.org/node/267306

Ответ на вопрос: Какими нормативно-правовыми актами определяется перечень документов, подтверждающих родство при обращении в архив?


Вопрос: Подскажите, пожалуйста, какими нормативно-правовыми актами определяется перечень документов,  подтверждающих родство заявителя при обращении в архив организации с просьбой предоставить доступ к личному делу и другим документам по личному составу бывшего сотрудника организации? Заявитель обратился в архив организации с запросом о предоставлении копии личного дела для составления родословной по материнской линии. Может ли организация представить копии запрашиваемых документов по бывшей сотруднице организации (умершей в 1971 году) без предоставления документов, подтверждающих родство? Спасибо.

Ответ: К сожалению, несмотря на то, что в ряде случаев от граждан требуется доказывать родственные отношения, я не нашла в нормативно-правовых актах какого-либо перечня документов, которые могут быть использованы для подтверждения родства.

В проекте «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (См.: http://regulation.gov.ru/projects#npa=62252 ) планируется установить следующее:
3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам ограниченного доступа:

– содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа:
  • если пользователь является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

  • если пользователь является родственником – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, документов, подтверждающих родство, и письменного, оформленного в установленном законом порядке, согласия гражданина на доступ к указанным сведениям, либо документа, подтверждающего факт смерти гражданина;
На практике основными документами, однозначно доказывающими родство, являются записи актов гражданского состояния и документы, выдаваемыми на их основе органами ЗАГС, такие, как свидетельства о рождении; документы, отражающие смену фамилии и т.д. Надлежащим документом также будет судебное решение об установлении родства.

Как мне кажется, в зависимости от каждой конкретной ситуации, в список документов, подтверждающих родственные отношения, могут быть включены иные документы, например, справки, выданные органами ЗАГС или другими организациями, располагающими нужными сведениями. Наверное, можно считать подтверждающими документами и те материалы, которыми располагают сами архивы – записи в домовых книгах; данные о родственниках, которые содержатся в личном деле гражданина, в его автобиографии и т.п.

Факт установления родства может подтверждается совокупностью определенных документов. Другой вопрос, что архив, принимая решение самостоятельно, берет на себя определенный (хотя, наверное, небольшой) риск того, что могут найтись желающие привлечь архив к ответственности. Мне кажется, что в ситуации, когда имеется достаточно убедительный набор косвенных доказательств родства, но архив считает риск слишком большим, можно рекомендовать гражданину (и даже помочь ему с доказательствами) получить соответствующее судебное решение об установлении родства.

В данном случае, поскольку гражданин как раз занимается генеалогическими исследованиями, у него должны иметься данные хотя бы о части родственников.

Думаю, было бы правильно разработать с привлечением юриста внутренний нормативный документ архива, регламентирующий порядок установления родства, и согласовать его с вышестоящей инстанцией. Все равно это рано или поздно придётся сделать, поскольку подобных ситуаций будет всё больше. Наличие нормативного документа снизило бы вероятность скандалов с пользователями и позволило бы защитить сотрудников архива от исков о превышении полномочий, вымогательстве и т.п.

В общем, ситуация сейчас в этом вопросе непростая. Мы, архивисты, тоже люди, и по-человечески понимаем проблемы заявителей. Если совпадает ряд косвенных данных, и гражданин может предъявить хотя бы часть документов, я бы, возможно, в каких-то случаях, с учетом обстоятельств, предоставила ему копии документов – но понимая при этом, что любое доброе дело может быть сурово наказано :)

Хочу также предостеречь о следующем: известны случаи, когда собранная в архивах информация впоследствии использовалась для противоправных действий (например, попытки вымогательства у выявленных родственников; налёты «чёрных археологов» на выявленные воинские захоронения). Поэтому – будьте осторожны.

вторник, 20 июня 2017 г.

Ассоциация канадских архивистов готовит новую редакцию своего «Кодекса этики и профессионального поведения»


Данное сообщение председателя комитета по этике Ассоциации канадских архивистов Джима Судермана (Jim Suderman – на фото) было распространено 22 мая 2017 года среди участников профессиональных форумов, и тогда же было выложено в слегка измененной форме на сайте ассоциации.

Проект «Кодекса этики и профессионального поведения» (Code of Ethics and Professional Conduct, CEPC) Ассоциации канадских архивистов (Association of Canadian Archivists, ACA)  выложен для публичного обсуждение в системе Google Drive до 11 июня 2017 года, см.
https://drive.google.com/drive/folders/0B7pk3j2XTIx6N0NIZGZZNnAtRXM

Действующая редакция Кодекса этики ACA доступна по адресу  http://archivists.ca/content/code-ethics (прямая ссылка http://archivists.ca/sites/default/files/Attachments/About_Us_attachments/Code-of-Ethics.pdf ).

При подготовке этого этического кодекса, Комитет по этике интегрировал в него замечания и предложения, сделанные лидерами по вопросам документирования у коренных народов Канады, открытого правительства, доступа к информации и защиты неприкосновенности частной жизни, а также в сфере архивной теории и образования, - и, конечно же, результаты недавно проведенного опроса.

Мы будем рады получить замечания и предложения в отношении опубликованного проекта документа. Их следует направлять по электронной почте на адрес aca.ethics.committee@gmail.com .

В дополнение к онлайн-обсуждению, Комитет по этике представит проект этического кодекса на сессии, посвященной отчетности и изучению мнения членов ассоциации, которая пройдёт  8 июня 2017 года а рамках ежегодной конференции ACA (программу которой см. здесь http://archivists.ca/confprog ). Обратите, однако, внимание, что время, выделяемое на обсуждение кодекса на сессии, по необходимости будет ограничено.

После 11 июня Комитет по этике рассмотрит поступившие замечания и предложения в рамках процесса подготовки окончательной версии проекта, которая будет затем представлена Совету директоров ACA. Если результат будет признан удовлетворительным, то окончательная версия проекта будет опубликована для одобрения членами ассоциации (способ голосования обсуждается, но. Вероятно, оно будет электронным).

С уважением,

Jim Suderman,
Председатель комитета по этике Ассоциации канадских архивистов

Мой комментарий: Как мне кажется, довольно любопытен сам факт разработки такого документа крупной ассоциацией архивистов – такое происходит не каждый день :) Заодно это дает повод задуматься, что с нами не так, что у нас до сих пор нет своей сколько-нибудь приличной подобной профессиональной ассоциации.

Любопытно также проследить эволюцию этического кодекса канадских архивистов, которая, как мне кажется, отражает негативные процессы североамериканского общества, проявляющиеся в избыточной «политической корректности», в жертву которой нередко приносятся свобода слова, накал научных дискуссий, и, как ни странно, то самое равноправие людей вне зависимости от расы, национальности, пола, возраста и т.д., ради которого политкорректность изначально и затевалась.

Действующий кодекс – это две странички текста, из которых полстраницы занимают собранные вместе шесть основных принципов. И это правильно, хороший этический кодекс должен быть краток, как десять заповедей. Вот эти принципы:
Принципы

1. Архивисты проводят экспертизу ценности, отбор, комплектование, сохраняют и делают доступными для использования архивные документы, обеспечивая их интеллектуальную целостность и способствуя ответственному физическому хранению этих документов, в интересах нынешних пользователей и будущих поколений.

2. Архивисты несут ответственность за обеспечение того, чтобы они сами и их коллеги могли выполнять эти и иные профессиональные действия в условиях, свободных от дискриминации, сексуальных домогательств и личных оскорблений.

3. Архивисты поощряют и способствуют максимально широкому использованию подконтрольных им документов, уделяя должное внимание защите конфиденциальности и неприкосновенности частной жизни, а также обеспечению долговременной сохранности документов.

4. Архивисты выполняют, насколько это в их силах, свои обязанности в соответствии с принятыми архивными принципами и практикой, прилагая все усилия для поощрения и поддержания максимально высокого уровня профессионального поведения.

5. Архивисты вносят свой вклад в развитие архивных исследований путем совершенствования собственных знаний и навыков, а также путем обмена этой информацией и опытом с членами архивного сообщества и представителями смежных профессий.

6. Архивисты используют свои специализированные знания и опыт в интересах общества в целом.
Новый кодекс вдвое длиннее, принципов стало уже девять, и они напоминают не столько заповеди, сколько тягучие проповеди :) Приведу в качестве примера первый принцип – «Знания»:
1. Знания: Мы постоянно стремимся расширять наши знания о документах, о практике управления документами, об условиях и способах создания и использования документов, а также об отдельных лицах, обществах, сообществах и организациях, деятельность которых они документируют.

a. Мы свободно делимся своим опытом и знаниями, и мы открыты для новых точек зрения на архивную работу, независимо от их источника.

b. Мы признаем и уважаем недокументальные подходы к сохранению свидетельств и памяти о культуре и деятельности организаций.
Уж не знаю, в какой степени нужно увлечься популизмом, чтобы не видеть того, что отраслевая элита зарабатывает себе кусок хлеба тем, что делится своим опытом и знаниями за деньги, нередко за хорошие деньги, а совсем не «свободно»! :)

Пунктик о «недокументальных подходах» - это очередное из ставших очень модными расшаркиваний перед коренными народами и их устными традициями. При этом, однако, легко забыть, чем именно архивы отличаются от музеев, библиотек и иных учреждений, занимающихся сохранением культурно-исторической памяти. Архивы хранят документы (включая фото- и киноматериалы, аудио- и видеозаписи, электронные документы разного рода и т.д.), причем не в виде отдельных артефактов, а в виде взаимосвязанных, структурированных и надлежащим образом описанных документальных комплексов, которые достоверно отражают деловую деятельность их создателей и на которые можно положиться при принятии ответственных решений в интересах государственного управления и деловой деятельности.

Вот ещё один пример и нового проекта:
5. Контекст: Мы обязаны поддерживать и распространять знания о контексте, в котором документы создаются, используются и сохраняются. …

d. Мы учитываем и с осторожностью относимся к любым видам дискриминации, травмы или насилия, которые могут быть присущи обстоятельствам создания и передачи документов, особенно в той мере, в какой эти факторы связаны с действиями по обработке, описанию и предоставлению доступа к документам.
Я не очень понимаю подобные формулировки. Деятельность архивов и архивистов регламентируется законодательством и внутренними нормативными актами организаций-владельцев архивов. Главная задача архивиста – сохранить целостность, аутентичность, пригодность к использованию, доступность и конфиденциальность архивных материалов. Сочувствие к пользователям архивов – дело хорошее, но лишь в той степени, в которой оно не мешает архивистам исполнять свои профессиональные обязанности надлежащим образом. Опыт показывает, что даже документ о выдаче пачки карандашей способен кого-нибудь травмировать…

В задачи архивиста, с моей точки зрения, не входит ограждать людей от «неудобных» документов; и права отдельного человека (типа пресловутого «права быть забытым», которое продвигает европейское законодательство) не должны пересиливать право общества помнить.

Источник: сайт ACA
http://archivists.ca/content/ethics-committee-1

Беларусь: Вступил в силу новый стандарт оформления организационно-распорядительной документации


Как сообщила белорусская пресса, с 1 июня 2017 года «в соответствии с постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83 утвержден и вводится в действие государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственным стандартом СТБ 6.38-2016 установлены новые требования к оформлению дат, межстрочным интервалам, печати, угловому штампу, реквизиту «Отметка об исполнителе» и т.д. Отдельная глава СТБ 6.38-2016 посвящена вопросам оформления документов в электронном виде.

С 01.06.2017 утратил силу стандарт СТБ 6.38-2004, который действовал с 01.07.2005, а также методические указания по его применению, утвержденные приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 16.09.2005 № 41.»

По оценке белорусских специалистов, «Новый стандарт не вносит кардинальных изменений в правила оформления организационно-распорядительных документов. В целях обеспечения преемственности в стандарте сохранены основные положения, направленные на придание документу юридической силы, унификацию форм организационно-распорядительных документов, состава и оформления реквизитов.»

Источники: сайт нормативно-правовой системы Нормативка.by / сайт ГУ юстиции Витебского облисполкома
https://normativka.by/news/show/26353/
http://www.vitebskjust.gov.by/info/news/308/

Мой доклад на круглом столе «Эпоха IT в архивной отрасли: проблемы сохранности и доступности электронных документов» в Ханты-Мансийске


Круглый стол «Эпоха IT в архивной отрасли: проблемы сохранности и доступности электронных документов» на IT-форуме в городе Ханты-Мансийске, прошедший 7 июня 2017 года, собрал архивистов из Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Магнитогорска, Алтайского края, Ямала-Ненецкого и Ханты-Мансийского автономных округов.

На нём я выступала с докладом «Обеспечение долговременной сохранности пригодных к использованию и сохраняющих юридическую значимость документов и информации в условиях быстрого устаревания технологий и изменения законодательства».

Выступаю с докладом. В осуждении активное участие приняла Сажаева Людмила Дмитриевна, руководитель архивной службы Югры

Презентация к моему докладу доступна по адресу https://www.slideshare.net/sspchram/ss-77043360 :



В докладе я отметила, что широчайшее внедрение информационных технологий в государственное управление, деловую деятельность и в личную жизнь граждан стало катализатором трансформационных перемен, затронувших все сферы жизни и деятельности общества. В настоящее время архивная отрасль уже не может оставаться в стороне, и речь не просто об отдельных усилиях по автоматизации работы архивов, а о беспрецедентном по масштабам пересмотре архивной теории, архивной политики и практики, а также о восстановлении и возрождении в России архивной науки, которая должна дать отрасли ориентиры для дальнейшего развития.

Перед отраслью встали вопросы, ответы на которые во многом определят её дальнейшую судьбу.

Столетие своей государственной архивной службы Россия встречает, вернувшись на новом витке истории, в дореволюционное состояние раздробленности и неустроенности архивного дела. Необходимо решить вопрос о роли и месте архивов в реформируемом обществе и системе государственного управления, а также о системе управления самой отраслью. Исходя из ответа на него должна реформироваться нормативно-правовая база отрасли, которая, к сожалению, на данный момент является одной из наиболее отсталых и не учитывает инновации, привнесенные 21-м веком.

Для архивов крайне важна разработка новой, соответствующей современным политико-экономическим, общественным и технологическим условиям бизнес-модели, которая бы обеспечила надлежащее финансирование архивов и достойный статус и зарплату их сотрудников – в ответ на включение архивов в оперативную поддержку наиболее актуальных программ государственного управления и деловой деятельности.

Время традиционных бумажных документов и первоначально заменивших их «бумагоподобных» электронных документов подходит к концу. В новых условиях документами являются те объекты, порой необычные и непривычные, которые выполняют функции документов. Архивы и другие учреждения, занимающиеся сохранением культурно-исторического наследия, должны – как это было в 1980-е годы – взять под свой контроль все основные потоки информации, формальные и неформальные, большая часть которых в настоящий момент является электронной, и обеспечить экспертизу ценности, сбор и обеспечение долговременной сохранности (где необходимо, с сохранением юридической и доказательной силы) документов и информации, необходимых для поддержки государственного управления и деловой деятельности, защиты прав и интересов заинтересованных сторон, а также сохранения исторической памяти. Необходимо взять под контроль весь массив информации и документов организаций, вне зависимости от формы, вида носителей и систем, отказавшись от характерной для прошлого века ориентации на бумажную организационно-распорядительную документацию.

Острейшим вопросом является подготовка современных кадров для отрасли. Как показывает зарубежный опыт и тенденции, наблюдаемы в России, профессия делопроизводителя как массовая будет быстро уходить в небытие. Численность служб делопроизводства в работающих по-современному организациях будет сокращаться, в первую очередь за счет работников, выполняющих те или иные технические операции. В делопроизводстве и в архивном деле нужны «синтетические» специалисты-организаторы, которые, помимо отраслевых знаний, также компетентны в смежных вопросах права, информационной безопасности и информационных технологий, умеют и готовы взаимодействовать с другими заинтересованными сторонами в интересах повышения эффективности деловой деятельности.


Активные участники круглого стола, задавшие вопросы докладчикам, были поощрены магнитиками по тематике делопроизводство и архивное дело

понедельник, 19 июня 2017 г.

Польша: В октябре 2017 года в Варшаве пройдёт конференция «Электронные документы в архивах»


Данное информационное письмо было опубликовано 14 июня 2017 года на сайте Генеральной дирекции государственных архивов Польши (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych).

Генеральная дирекция государственных архивов Польши приглашает принять участие в конференции «Электронные документы в архивах» (Dokument elektroniczny w archiwum), которая пройдёт в Варшаве 5-6 октября 2017 года.

Сегодня все больше и больше документов создаётся только в цифровой форме. Появление электронных документов ставит новые задачи и проблемы перед всей системой государственного управления, в том числе перед государственными архивами, роль которых заключается в обеспечении сохранности и безопасности документации. Проблематика, связанная с архивированием цифрового контента (e-archiving - электронная архивация) требует публичного обсуждения и международного сотрудничества.


В контексте происходящих изменений и развития современных информационных технологий, архивисты, привыкшие работать с бумажной документацией, перестают быть просто пассивными опекунами (хранителями) документов. На электронный документ следует смотреть в контексте его создания и использования. Необходимо также активно участвовать в создании и управлении цифровой информацией.

С каждым годом возрастает значение документирования деятельности государственных органов в виде баз данных и государственных реестров,  и документирования деятельности частного сектора с использованием не только электронной почты, но всё чаще охватывая обмен сообщениями и инструменты Web 2.0. В этом вопросе архивы также могут сыграть важную роль.

Многие темы объединяют архивистов из разных стран, но наибольший общий интерес представляют те из них, что связаны с архивацией цифрового контента. Создание и использование электронной документации не делает устаревшими основы архивной теории и практики, но, тем не менее, вынуждает архивистов пересмотреть и адаптировать их по отношению к хранящейся в цифровом виде информации. Сложность этой проблемы и её универсальность делает очевидной необходимость в обмене опытом и в международном сотрудничестве.

Генеральная дирекция государственных архивов взял на себя задачу организации конференции «Электронные документы в архивах. Методы обработки, хорошие практики и способы управления». Цель мероприятия - создать форума для обмена опытом и передовой практикой, реализованной в европейских странах. Мы надеемся, что конференция станет отправной точкой для дальнейшей работы, вдохновляемой достижениями других стран.

Конференция будет проходить 5-6 октября 2017 года в Национальном аудиовизуальном институте (Narodowy Instytut Audiowizualny) в Варшаве (ул. Wałbrzyska 3/5).

На первый день конференции (5 октября) планируются выступления иностранных гостей, в связи с чем конференция будет проводиться на английском языке (организатор обеспечивает синхронный перевод на польский и английский языки). Во второй день конференции (6 октября) будет выступать польские архивисты и специалисты.

Конференция адресована в первую очередь архивистам государственных архивов.

Дополнительная информация о программе конференции будет объявлена в июле.

Источник: сайт Генеральной дирекции государственных архивов Польши
https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4557-dokument-elektroniczny-w-archiwum-konferencja-5-6-pa%C5%BAdziernika

Архивисты на IX Международном IT-форуме


Коллеги из Архивной службы Югры пригласили меня принять участие 6 -7 июня 2017 года в IX Международном IT-форуме с участием стран БРИКС и ШОС, и выступить на круглом столе «Эпоха IT в архивной отрасли: проблемы сохранности и доступности электронных документов». С моей точки зрения, это тактически очень грамотное решение - провести свое специализированное мероприятие в рамках уже зарекомендовавшего себя авторитетного мероприятия.

Я уже много лет принимаю участие в многочисленных конференциях и форумах, и недавно поймала себя на мысли о том, что специализированные встречи профессионалов, конечно, нужны, но они не решают для специалистов в области управления информацией и документацией и, прежде всего, для архивистов, «главного вопроса современности»: как продемонстрировать руководству, обществу и специалистам других профессий свою нужность и полезность?  В данном случае формат мероприятия способствовал тому, что на круглый стол пришли не только архивисты, но и другие участники Форума. Во всяком случае, мест в отведенном для круглого стола зале всем желающим не хватило, и организаторам пришлось срочно принести дополнительные стулья :)

Отчет о мероприятии уже размещён на сайте Архивной  службы Югры ( см.: http://www.archivesl.admhmao.ru/vse-novosti/849993/ ).  Также выложены и материалы круглого стола (см.: http://www.archivesl.admhmao.ru/ArkhivnayasluzhbaYUgryvMezhdunarodnomITForume/ )

Коллеги великолепно все организовали. Помимо самого Форума, мы побывали на экскурсии в Государственном архиве Югры. Сотрудники архива, в частности, показали нам интересные документы начала 1940-х годов, выполненные на ткани. Так что нам есть с кого брать пример сохранения исторических источников на любых видах носителей, какие только попали в руки архивистов  :)

На меня большое впечатление произвело оборудование реставрационной лаборатории архива – оно очень сильно отличается от того, что было 30 лет назад, хотя привычная всем дрель там также была в наличии  :)

Делегация архивистов на IX Международном IT-Форуме, 7 июня 2017 года

Самым ценным было общение с коллегами, и я хочу поблагодарить всех, кто приложил свои усилия для того, чтобы эта встреча прошла в теплой, дружеской и неформальной обстановке, а также всех тех, с кем мне посчастливилось пообщаться.

Экскурсия в Этнографический музей под открытым небом «Торум-Маа»

Если говорить о круглом столе, то все доклады, представленные на нем, были очень интересными.

Меня искренне порадовало, что архивисты Югры не ждут указаний из федерального центра, а очень много делают самостоятельно. В рамках проекта «Электронный архив Югры» ведется «работа по формированию цифрового контента и предоставлению его в режиме свободного доступа в сети Интернет». Доля фондов Государственного архива Югры, переведенных в электронную форму к началу 2017 года, составила 26% (см.: http://www.archivesl.admhmao.ru/deyatelnost/otchety-o-realizatsii-osnovnykh-napravleniy-razvitiya-arkhivnogo-dela-v-khanty-mansiyskom-avtonomnom/710949/Za2016god ). Коллеги уже всерьез задумались и об организации передачи электронных документов на постоянное архивное хранение.

Источник: сайт Архивной  службы Югры, сайт «Электронный архив Югры»
http://www.archivesl.admhmao.ru/vse-novosti/849993/
http://www.archivesl.admhmao.ru/ArkhivnayasluzhbaYUgryvMezhdunarodnomITForume/
http://архивы-югры.рф/Pages/Main.aspx

воскресенье, 18 июня 2017 г.

Новые публикации Европейского института телекоммуникационных стандартов


Среди многочисленных документов, выпущенных Европейским институтом телекоммуникационных стандартов (European Telecommunications Standards Institute, ETSI) в первой половине 2017 года, я бы отметила следующие публикации, которые могут представлять интерес для специалистов в области управления документами и информацией:
  • ETSI TS 119 312 версия 1.2.1 (май 2017 года)  «Электронные подписи и инфраструктуры – Криптографические наборы» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Cryptographic Suites) объёмом 27 страниц, см.  http://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119300_119399/119312/01.02.01_60/ts_119312v010201p.pdf

  • ETSI SR 019 510 версия 1.1.1 (май 2017 года) «Электронные подписи и инфраструктуры: Предварительный анализ и концепция стандартизации услуг по обеспечению долговременной сохранности данных, включая электронные цифровые подписи и подписанные ими данные» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Scoping study and framework for standardization of long-term data preservation services, including preservation of/with digital signatures) объёмом 57 страниц, см. http://www.etsi.org/deliver/etsi_sr/019500_019599/019510/01.01.01_60/sr_019510v010101p.pdf  

  • ETSI TR 103 306 версия 1.2.1 (март 2017 года) «Технический комитет ETSI по кибербезопасности CYBER - Экосистема глобальной кибербезопасности» (CYBER; Global Cyber Security Ecosystem) объёмом 56 страниц, см. http://www.etsi.org/deliver/etsi_tr/103300_103399/103306/01.02.01_60/tr_103306v010201p.pdf

  • ETSI GR QSC 004 версия 1.1.1 (март 2017-03) «Криптография, устойчивая квантовым вычислениям – Оценка угроз» (Quantum-Safe Cryptography; Quantum-Safe threat assessment), объёмом 23 страницы, см. http://www.etsi.org/deliver/etsi_gr/QSC/001_099/004/01.01.01_60/gr_QSC004v010101p.pdf

  • ETSI GR QSC 006 версия 1.1.1 (февраль 2017 года) «Криптография, устойчивая квантовым вычислениям – Ограничения квантовых вычислений, связанные с длиной ключей в симметричной криптографии» (Quantum-Safe Cryptography (QSC); Limits to Quantum Computing applied to symmetric key sizes) объёмом 14 страниц, см. http://www.etsi.org/deliver/etsi_gr/QSC/001_099/006/01.01.01_60/gr_QSC006v010101p.pdf

  • ETSI TS 119 122-3 версия 1.1.1 (январь 2017 года) «Электронные подписи и инфраструктуры: Электронные подписи CAdES. Часть 3: Включение в CAdES механизмов записей с подтверждающими сведениями формата Evidence Record Syntax, ERS» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); CAdES digital signatures; Part 3: Incorporation of Evidence Record Syntax (ERS) mechanisms in CadES) объёмом 17 страниц, см. http://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119100_119199/11912203/01.01.01_60/ts_11912203v010101p.pdf
Источник: сайт ETSI
https://portal.etsi.org/home.aspx

Новые стандарты Великобритании


Недавно мне потребовалось подготовить подборку британских стандартов, утвержденных в 2016-2017 годах (за исключением адаптированных стандартов ИСО), которые затрагивают вопросы управления документами, архивного дела и родственных дисциплин (включая менеджмент, информационную безопасность и т.д.). Вот какой список у меня получился:

BS 10010:2017 «Установление грифов конфиденциальности информации, её маркировка и обработка – Спецификации» (Information classification, marking and handling. Specification),  http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030330941 (о нем см. также http://rusrim.blogspot.ru/2017/05/bs-100102017.html ).

BS 8888:2017 «Документация и спецификация технического продукта» (Technical product documentation and specification), см. http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030334593

BS EN 16682:2017 «Сохранение культурного наследия. Методы измерения содержания влаги  или воды в материалах, использованных в объектах недвижимости, отнесенных к культурному наследию» (Conservation of cultural heritage. Methods of measurement of moisture content, or water content, in materials constituting immovable cultural heritage), http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030288570

BS 10012:2017 «Защита персональных данных - Спецификации для системы менеджмента персональной информации» (Data protection. Specification for a personal information management system), http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030339453 (о нём см. также http://rusrim.blogspot.ru/2016/09/bs-100122017.html ).

BS EN 62702-1-1:2016 «Система архивации звуковой информации. DVD-диски и миграция данных для долгосрочного хранения аудиоданных» (Audio Archive System. DVD disk and data migration for long term audio data storage), http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030318514

BS EN 16782:2016 «Сохранение культурного наследия. Чистка пористых неорганических материалов. Способы лазерной очистки для культурного наследия» (Conservation of cultural heritage. Cleaning of porous inorganic materials. Laser cleaning techniques for cultural heritage),  http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030304128

BS EN 16873:2016 «Сохранение культурного наследия. Руководящие указания по работе с переувлажненным деревом в местах археологических раскопок» (Conservation of cultural heritage. Guidelines for the management of waterlogged wood on archaeological terrestrial sites), http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030322086

PD CEN/TR 16234-2:2016 «Европейская система ИКТ-компетенций e-CF. Общеевропейская система для специалистов ИКТ всех отраслей.  Руководство пользователя» (e-Competence Framework (e-CF). A common European Framework for ICT Professionals in all industry sectors. User Guide), http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030336908

PD CEN/TR 16234-3:2017 «Европейская система ИКТ-компетенций e-CF. Общеевропейская система для специалистов ИКТ всех отраслей. Методология» (e-Competence Framework (e-CF). A common European Framework for ICT Professionals in all industry sectors. Methodology), http://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030351235

Источник: сайт Британского института стандартов
https://shop.bsigroup.com/

Судебная практика: Кто же виноват в утрате базы данных?


В настоящее время коммерческие организации все активнее используют облачные технологии в своей деловой деятельности. Большинство пока предпочитают работать в частном облаке, которое находится под их полным контролем, однако все чаще организации начинают применять для хранения своих баз данных и документов публичные облака.

Арбитражный суд города Москвы в феврале 2016 года рассмотрел дело № А40-217249/15, в котором  общество ООО «Бизнес Решение» отказалось оплачивать услуги портала самообслуживания, предоставляемые по договору обществом ООО «ИБС Датафорт», т.к. из-за некорректной работы портала, произошло удаление баз данных общества и оно понесло убытки в размере 300 тысяч рублей.

Суть спора

В апреле 2014 года между ООО «ИБС Датафорт» и ООО «Бизнес Решение» был заключен договор на оказание услуг в области компьютерных и телекоммуникационных технологий, услуг связи.

В сентябре 2015 года общество ООО «Бизнес Решение» отказалось от оплаты оказанных по договору услуг за август 2015 года в связи с тем, что в результате некорректной работы портала самообслуживания, предоставляемого ООО «ИБС Датафорт, произошло удаление его баз данных, в связи с чем оно понесло убытки в размере 300 тысяч руб.

Общество ООО «ИБС Датафорт» обратилось в суд с иском о взыскании долга в размере более 511 тысяч рублей.

Позиция Арбитражного суда города Москвы

Суд пришел к выводу о том, что обществом «ИБС Датафорт» услуги за август 2015 года были оказаны ненадлежащим образом, клиентом не были приняты, в связи с чем оплате не подлежат, - но услуги за июль 2015 года были приняты клиентом в полном объеме.

Суд отметил, что были представлены надлежащие доказательства сбоя и ненадлежащего качества оказанных услуг.

Суд удовлетворил исковое заявление частично и взыскал с ООО «Бизнес Решение» в пользу ООО «ИБС Датафорт» задолженность по договору в размере более 264 тысяч рублей. В остальной части в удовлетворении искового заявления было отказано.

Позиция Девятого арбитражного апелляционного суда

Девятый арбитражный апелляционный суд в апреле 2016 года отметил, что содержание услуг, оказываемых ООО «ИБС Датафорт», включает предоставление в аренду виртуального пространства для размещения и хранения в нем баз данных, а также сдачу в субаренду виртуального пространства своим клиентам и предоставление услуги по абонентскому обслуживанию.

18 августа 2015 года в работе сервера произошел сбой. В результате сбоя был удален диск, на котором располагались базы данных клиентов. Сбой в программе подтверждается электронной перепиской представителей сторон.

В апелляционной жалобе ООО «ИБС Датафорт», указал на то, что обществом не были произведены действия по принудительному обновлению информации на портале самообслуживания к актуальному состоянию посредством функционала «Inventory Collection Request for VM». Вместе с тем оно не отрицало факт произошедшего сбоя и не снимало с себя ответственности за удаление информации.

Суд отметил, что ООО «ИБС Датафорт» обращало внимание на то, что обществом не было произведено определенных действий, однако оно не указало на пункт регламента, или инструкции, где была бы указана необходимость и обязанность общества при возникновении подобной ситуации совершать такие действия.

Суд оставил без изменения решение Арбитражного суда г. Москвы, а апелляционную жалобу ООО «ИБС ДАТАФОРТ» – без удовлетворения.

Позиция Арбитражного суда Московского округа

Арбитражный суд Московского округа в июне 2016 года нашел, что выводы судов о том, что услуга была оказана ненадлежащим образом и не подлежит оплате, были сделаны при неполном исследовании всех обстоятельств, имеющих значение для дела.

Согласно пункту 5.5 «Описания услуги «DF Cloud OD (OnDemand)», являющегося неотъемлемой частью договора, заказчик несет ответственность за сохранность данных и принимает самостоятельно меры по их сохранению при отказе от услуг и/или изменении их параметров и (или) выключении виртуальных машин.

В соответствии с пунктом 5.6. названного «Описания услуги» исполнитель несет ответственность за работоспособность предоставляемых вычислительных ресурсов до уровня виртуальных машин, создаваемых заказчиком: система хранения данных, установленная у исполнителя в дата-центре.

Суд отметил, что ссылаясь на положения 5.6. «Описания услуги», ООО «ИБС Датафорт»»  приводил довод о том, что он, как исполнитель, несет ответственность только за работоспособность предоставляемого оборудования, в том же время как из представленной в материалы дела электронной переписки сторон следует, что сбой в августе 2015 года произошел из-за некорректной работы заказчика с используемым программным обеспечением: после проведения манипуляций с виртуальной машиной им не была произведена операция принудительного обновления информации на портале самообслуживания к актуальному состоянию посредством функционала «Inventory Collection Request for VM», в результате чего к моменту выбора заказчиком диска для удаления на портале был отражен неактуальный перечень дисков, что привело к ошибке и удалению информации.

Кроме того, в силу пункта 5.2, исполнитель проводит подключение к услуге и высылает на e-mail заказчика инструкцию по доступу к услуге, включая IP-адрес, идентификатор (login) и пароль (password) для доступа к порталу управления, а также «Руководство пользователя услуг DF Cloud».

Впоследствии заказчик самостоятельно организует Интернет-VPN подключение с использованием PPTP VPN (в соответствии с пошаговой инструкцией), или иное VPN подключение, предусмотренное заказом (п. 5.3), а при необходимости предлагается консультация специалистов исполнителя по подключению VPN PPTP (п. 5.4).

В этой связи, вся ответственность за работу программного обеспечения, используемого ответчиком, возлагается на самого ответчика. За работоспособность данного программного обеспечения ООО «ИБС Датафорт» ответственности не несет.

По мнению кассационной инстанции, суд не определил зону ответственности сторон в соответствии с договором.

Суд кассационной инстанции пришел к выводу о том, что принятые по настоящему делу решение и постановление в части отказа в удовлетворении исковых требований не могут быть признаны законными и обоснованными, и дело подлежит направлению на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

При новом рассмотрении дела суду необходимо установить обстоятельства, связанные с исполнением ответчиком обязанности по оплате услуг по договору, определив зону ответственности сторон, дать соответствующую оценку доказательствам, представленным сторонами в обоснование своих требований и возражений

Суд отменил решение Арбитражного суда города Москвы и постановление Девятого арбитражного апелляционного суда в части отказа в удовлетворении исковых требований.
Дело в указанной части направлено на новое рассмотрение в Арбитражный суд города Москвы

Позиция Арбитражного суда города Москвы (круг второй)

Арбитражный суд города Москвы в сентябре 2016 года отметил, что доводы ООО «ИБС Датафорт» о том, что удаление баз данных произошло по вине заказчика, не опровергнуты, ходатайство о назначении экспертизы для установления причин нарушений и качества предоставленных услуг не заявлено.

Суд исковое заявление удовлетворил частично и взыскал с ООО «Бизнес Решение» в пользу ООО «ИБС Датафорт» задолженность по договору в размере более 246 тысяч рублей.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/

суббота, 17 июня 2017 г.

Испания: На YouTube выложены видеозаписи лекций Хавьера Рекехо о стандартизованном архивном описании


Вы любите певучий испанский язык, и Вас также интересуют вопросы архивного описания? Тогда Вам пригодится эта информация!

15-16 июня 2017 года Ассоциация архивистов испанской провинции Андалусия (Asociación de Archiveros de Andalucía ) выложила в социальной сети видеозаписи лекций председателя Комиссии по испанским стандартам архивного описания (Comisión de normas españolas de descripción, CNEDA) Хавьера Рекьехо (Javier Requejo Zalama – на фото) о стандартизованном архивном описании (Descripción archivística normalizada).

Первый двухчасовой модуль был записан 13 марта 2017 года, см.
Published on Jun 15, 2017, см. https://www.youtube.com/watch?v=XQRksoUdF6k



Второй модуль был записан 20 марта 2017 года, см. https://www.youtube.com/watch?v=JDMnYsCKDo4



Замечу, что даже не зная испанского языка, можно «схватить» определенную информацию со слайдов, которые «встроены» видеопоток (если нужно, используя программы для распознавания текста и автоперевода).

На YouTube-канале Ассоциации архивистов Андалусии также можно найти видеозаписи ещё двух лекций испанских специалистов – об экспертизе ценности электронных документов и об электронном счете-фактуре как архивном документе, см. https://www.youtube.com/channel/UCOaXPOnQdhRZYsWfKPa7iUA

Источник: YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=XQRksoUdF6k
https://www.youtube.com/watch?v=JDMnYsCKDo4

Первая аккредитация на проведение аудита и сертификации доверенных электронных хранилищ по стандарту ISO 16363


Данная заметка мирового эксперта по вопросам обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, директора компании PTAB (от Primary Trustworthy Digital Repository Authorisation Body – «Главный орган по авторизации доверенных электронных хранилищ») д-ра Дэвида Джаретты (Dr. David Giaretta – на фото) было опубликована 2 июня 2017 года на сайте компании PTAB http://www.iso16363.org/ ).

Наша жизнь и наше будущее во многом зависят от электронной информации, и в то же время «отец интернета» Винт Серф (Vint Cerf) беспокоится о грядущих «электронных  темных веках». Откуда нам знать, кому можно доверить наше электронное будущее?

Теперь ответ на этот вопрос можно дать таким же образом, каким мы определяем поставщиков, которым можно доверять в части пищевых продуктов, бережного отношения к окружающей среде, использования энергии - а именно через сертификацию по стандартам Международной организации по стандартизации (ИСО), проводимую аккредитованными ИСО аудиторскими организациями. Сертификационным стандартом в данном случае является ISO 16363, основанный на ISO 14721, более известном как модель OAIS и являющимся основополагающим стандартом в области электронной сохранности, используемым во всём мире.

Мой комментарий: Речь идёт о следующих международных стандартах:
Первой организацией в мире, получившей аккредитацию на проведение аудита и сертификации на основании стандарта ISO 16363 для доверенных электронных хранилищ, стала компания Primary Trustworthy Digital Repository Authorization Body Ltd (PTAB - «Главный орган по авторизации доверенных электронных хранилищ»), базирующаяся в Дорсете (Dorset), Великобритания. Теперь, по завершении обширного процесса аккредитации, компания PTAB зарегистрирована в реестре сертифицирующих органов Национального совета по аккредитации сертифицирующих органов (National Accreditation Board for Certification Bodies, NABCB) под регистрационным номером TD 001.

Таким образом, компания PTAB уполномочена проводить аудит электронных хранилищ по всему миру и, при необходимости, удостоверять то, что они заслуживают доверия.

Члены международной команды PTAB, каждый из которых получил признание за свой опыт в области электронной сохранности, были авторами стандарта ISO 16363, а многие из них также приняли участие в разработке основного для отрасли электронной сохранности стандарта ISO 14721 (OAIS).

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт компании по адресу http://www.iso16363.org/iso-certification/

Дэвид Джаретта (David Giaretta)

Источник: сайт компании PTAB
http://www.iso16363.org/ptab-accredited-for-iso-16363-audit-and-certification/ 

Арбитражная практика: Банковская гарантия и список недобросовестных поставщиков


Включение любой организации в список недобросовестных поставщиков – суровое наказание, и особенно обидно, когда такое случается из-за неправильно оформленного, да еще не тобой, документа – банковской гарантии.

Арбитражный суд Сахалинской области в сентябре 2015 года рассмотрел дело № А59-2804/2015, в котором из-за «технической ошибки в оформлении» банковской гарантии, общество ООО «Энергокомплекс» было признано уклонившимся от заключения контракта по результатам проведения электронного аукциона.

Суть спора

Муниципальное казенное учреждение «Управление капитального строительства»  городского округа «город Южно-Сахалинск» на электронной площадке ОАО «Единая электронная торговая площадка», по адресу http://roseltorg.ru провело электронный аукцион на поставку оборудования по объекту «Комплекс механизированной переработки твердых бытовых отходов города Южно-Сахалинска». Общество ООО «Энергокомплекс» подало заявку на участие в электронном аукционе и было допущено к участию.  

В апреле 2015 года на официальном сайте для публикации информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг www.zakupki.gov.ru был размещен протокол подведения итогов электронного аукциона, согласно которому общество было признано победителем.

12 мая 2015 года обществом был заключен договор с банком о выдаче банковской гарантии, и 13 мая 2015 года на электронной площадке был размещен проект контракта и банковская гарантия, подписанные усиленной электронной подписью победителя аукциона.

15 мая 2015 года заказчиком было вынесено решение об отказе в принятии банковской гарантии по причине ее несоответствия установленным законодательством требованиям. Выявленные несоответствия в банковской гарантии явились следствием ошибок, допущенных ЗАО «Коммерческий Банк «Миллениум Банк»».

В тот же день, 15 мая 2015 года, обществом был заключен второй договор с банком о выдаче банковской гарантии, во исполнение которого банковская гарантия была получена и размещена на официальном сайте.

Заказчик был об этом уведомлен по электронной почте и факсу 15 мая 2015 года, так же ему был с нарочным вручен оригинал банковской гарантии. Технической возможности разместить новую банковскую гарантию на электронной площадке общество не имело. 18 мая 2015 года на официальном сайте был опубликован протокол признания участника общества уклонившимся от заключения контракта по результатам проведения электронного аукциона. Общество, полагая, что действия заказчика не основаны на законе, обратилось в суд.

Позиция МКУ «Управление капитального строительства»

Заказчик обратил внимание суда на то, что согласно скриншоту, содержащему сведения с электронной торговой площадки, регламентированный срок подписи проекта контракта поставщиком был определен – 15 мая 2015 года 06:59 по местному времени, при этом исправленная версия банковской гарантии поступила в реестр банковских гарантий только в 16:56 по московскому времени, т.е. за пределами срока, предусмотренного для подписания проекта контракта поставщиком.

Оригинал банковской гарантии был вручен обществом заказчику только 18 мая 2015 года, о чем имеется соответствующая отметка на документе.

Суд подчеркнул, что законом не предусмотрено направление банковской гарантии посредством электронной почты/факса/нарочным путем, обмен информацией осуществляется только через электронную площадку. Кроме того, за пределами срока победитель аукциона не только не может подписать контракт ввиду истечения срока, обусловленного законом о контрактной системе, но и лишен технической возможности совершать операции, поскольку соответствующее окно на электронной торговой площадке неактивно (заблокировано).

Было также отмечено, что общество обращалось в УФАС по Сахалинской области с жалобой на его действия по признанию общества уклонившимся от заключения контракта, и решением УФАС по Сахалинской области жалоба была признана необоснованной.

Позиция Арбитражного суда Сахалинской области

Арбитражный суд Сахалинской области в сентябре 2015 года отметил, что письмом от 15 мая 2015 года, направленным в адрес заказчика, КБ «Миллениум Банк» (ЗАО) просил разрешить принять банковскую гарантию в качестве обеспечения исполнения контракта, в связи с тем, что при ее размещении в реестре на официальном сайте www.zakupki.gov.ru  была допущена техническая ошибка в оформлении.

Данное письмо было направлено в адрес заказчика по электронной почте, о чем свидетельствует скриншот страницы отправителя (банка).

Судом было установлено, что между КБ «Миллениум банк» (ЗАО) (гарант) и обществом был заключен договор о выдаче банковской гарантии на сумму более 125 млн. рублей. Банк передал ее обществу и сообщил о включении ее в реестр банковских гарантий.

Суд отметил, что заказчик, получив от общества банковскую гарантию по электронной почте,  лично не принял какого-либо решения в отношении данной гарантии, а равно об отказе в ее принятии.

Суд нашел требования общества обоснованными и подлежащими удовлетворению в указанной части и подчеркнул, что выводы, содержащиеся в решении УФАС по Сахалинской области по делу, которым жалоба общества на действия заказчика была признана необоснованной, правого значения для суда не имеют, поскольку такое решение не имеет преюдициального значения для настоящего спора.

Требование общества о возложении обязанности учреждения заключить контракт на содержащихся в нем условиях, суд нашел не подлежащим удовлетворению.

Арбитражный суд удовлетворил частично исковые требования ООО «Энергокомплекс». Он признал незаконным решение МКУ «Управление капитального строительства» о признании общества уклонившимся от заключения контракта на поставку оборудования.

В удовлетворении заявленных требований общества в остальной части было отказано.

Пятый арбитражный апелляционный суд в декабре 2015 года отказал в удовлетворении ходатайства о восстановлении срока на подачу апелляционной жалобы.

Арбитражный суд Дальневосточного округа оставил без изменения решение Арбитражного суда Сахалинской области, а кассационную жалобу – без удовлетворения.

Позиция Верховного Суда Российской Федерации

Судья Верховного Суда Российской Федерации в августе 2016 года (определение № 303-ЭС16-6907), изучив жалобу «Управления капитального строительства» на решение Арбитражного суда Сахалинской области и постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа, отметил, что податель жалобы выражает несогласие с выводами судов, указывая, что заказчик в силу требований законодательства не вправе рассматривать банковскую гарантию, направленную по истечении установленного законом № 44-ФЗ срока.

Законом не предусмотрено возможности направления победителем торгов банковской гарантии заказчику посредством электронной почты, факса либо нарочным путем. Обмен информации между участником электронного аукциона и заказчиком должен осуществляться только через электронную площадку в форме электронных документов, подписанных усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени участника такого аукциона.

Судья нашел приведенные доводы достаточным основанием для передачи кассационной жалобы вместе с делом для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации.

Позиция Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда

Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда в сентябре 2016 года (определение № 303-ЭС16-6907) отметила, что судами первой и кассационной инстанций не учтено, что исправленная банковская гарантия не могла рассматриваться управлением в качестве обеспечения исполнения контракта, поскольку в нарушение требований закона № 44-ФЗ она не была размещена обществом на электронной площадке. Иной способ направления заказчику документа, обеспечивающего исполнение контракта, законом не предусмотрен.

В этой связи ссылка судов на соответствие исправленной банковской гарантии требованиям статьи 45 закона № 44-ФЗ и постановлению № 1005 не имеет правового значения.

По мнению суда, ссылка общества на то, что непринятие заказчиком первоначальной банковской гарантии явилось следствием технической ошибки, допущенной банком при ее оформлении, подлежит отклонению, поскольку при должной степени заботливости и осмотрительности у общества имелась возможность проверить ее соответствие требованиям закона.

Суд подчеркнул, что довод общества об отсутствии технической возможности разместить в единой информационной системе исправленную банковскую гарантию после регламентированного законом срока подписания проекта поставщиком свидетельствует не о нарушении прав общества как победителя электронных торгов, а о соблюдении при проведении торгов и процедуре заключения контракта требований Закона № 44-ФЗ к электронным торгам.

Как следует из скриншота, представленного в материалы дела «регламентированный срок подписи проекта контракта поставщиком» установлен до 6 часов 59 минут по местному времени 15.05.2015. За пределами данного срока победитель аукциона не только не может подписать контракт ввиду истечения срока, установленного законом № 44-ФЗ, но и лишен технической возможности совершать операции, поскольку соответствующее окно на электронной торговой площадке будет заблокировано.

Исправленная банковская гарантия поступила в реестр за пределами срока, предусмотренного для подписания проекта контракта поставщиком. Таким образом, заказчик не имел права ее принимать.

Суд подчеркнул, что время, отведенное заказчику для совершения действий, предусмотренных частью 7 статьи 70 Закона № 44-ФЗ, не может быть использовано участником электронного аукциона для устранения за пределами определенного срока недостатков, допущенных им самим при размещении в единой информационной системе проекта контракта и документа, обеспечивающего его исполнение. Иное противоречит смыслу и целям электронных торгов.

Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда РФ отменила решение Арбитражного суда Сахалинской области и постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа в части удовлетворения требований ООО «Энергокомплекс». В удовлетворени иска в этой части обществу было отказано.

Мой комментарий: Можно посочувствовать обществу, но суд, с моей точки зрения был прав, когда отметил, что «при должной степени заботливости и осмотрительности у общества имелась возможность проверить соответствие названной банковской гарантии требованиям закона».

В то же время было бы интересно посмотреть, что произошло бы, если бы пострадавшее общество предъявило иск банку на возмещение убытков, возникших из-за ошибки банка..

Само судебное дело – наглядное доказательство тому, что халатное отношение к порядку оформления документов может принести реальные финансовые потери и крупные неприятности.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/