Ассоциация ARMA International: Вышло новое издание стандарта по управлению важнейшими документами

Международная ассоциация ARMA International сообщила, что 12 марта 2017 года Американский национальный институт стандартов ANSI официально зарегистрировал новую редакцию технического отчета ARMA International TR 29-2017 «Важнейшие документы» (Vital Records).

Напомню, что важнейшие документы – это «документы, абсолютно необходимые для функционирования организации, а также документы, содержащие информацию, критически важную для обеспечения непрерывности деловой деятельности и выживания организации во время или сразу после чрезвычайной ситуации» (см. http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2964/3589 ).

Начиная с апреля 2017 года данный 40-страничный документ можно приобрести здесь: http://www.arma.org/go/prod/V5029 

Технический отчет выпущен взамен национального стандарта ANSI/ARMA 5-2010 «Программы управления важнейшими документами: Идентификация, управление и восстановление критически важных для деловой деятельности документов» (Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records), о котором см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/arma-international.html

В аннотации отмечается следующее:

«Данный технический отчет предоставляет организациям самую свежую информацию, необходимую им для подготовки планов, связанных с обеспечением непрерывности деловой деятельности, и для управления важнейшими документами, - включая сведения о соответствующих инновационных технологических решениях, о текущей отраслевой практике, а также актуальные библиографические ресурсы.

Технический отчет может использоваться как дополнение к «Общепринятым принципам делопроизводства» GARP (Generally Accepted Recordkeeping Principles, разработаны международной ассоциацией ARMA International в 2009 году, см. http://www.arma.org/r2/generally-accepted-br-recordkeeping-principles  , прямая ссылка http://www.arma.org/docs/sharepoint-roadshow/the-principles_executive-summaries_final.doc  ; о них см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2009/06/arma-international-garp.html  - Н.Х.) и к международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation – Records management – Part 1 – Concepts and principles,  о нем см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2016/04/blog-post_28.html - Н.Х.).

Документ предназначен для использования специалистами-практиками в области управления документами и информацией, специалистами по полномасштабному управлению информацией и педагогами. Он также может представлять интерес для архивистов, консультантов по вопросам управления документами, юристов и специалистов в области информационных технологий.»

Международный журнал «Управление информацией» (Information Management Journal) в номере за май-июнь 2017 года опубликовал выдержки из технического отчета, см. http://www.bluetoad.com/publication/?i=408769&pre=1#{%22issue_id%22:408769,%22page%22:50} (в разделе бонусного контента, который, к сожалению, доступен только для подписчиков). Ниже приведены несколько выдержек:

Идентификация важнейших документов

Все организации идентифицируют документы, признанные относящимися к числу важнейших. Эта идентификация в полной мере согласована с деловыми и законодательно-нормативными требованиями к управлению документами в организациях. Важнейшие документы идентифицируются как таковые в момент создания с тем, чтобы обеспечить адекватное управление ими на сём протяжении их жизненного цикла. Наличие атласа данных может ускорить процесс идентификации важнейших документов. Как правило, соблюдаются следующие принципы:

• К числу важнейших относят документы, абсолютно необходимые для возобновления деловых операций;


• Когда это уместно, статус документов изменяется на иной (то есть они исключаются из числа важнейших документов);


• Документы считаются важнейшими только до тех пор, пока это необходимо;


• Документы могут храниться одновременно на различных носителях и в нескольких форматах (это могут быть, например, фотографии, электронные графические образы, бумажные документы);


• Обеспечивается сохранность прав и обязанностей сотрудников, клиентов, заинтересованных сторон, граждан и иных заинтересованных лиц;


• Обеспечивается защита активов;


• Обеспечивается защита правового и финансового статуса организации.

Классификация документов

Документы могут быть разделены на важнейшие (vital), важные (important) и полезные (useful). Документы могут переходить из одной категории в другую в зависимости от функциональной ценности, определяемой особенностями делового процесса. Важные и полезные документы не требуют специальной защиты, выходящей за рамки обычной деловой практики. Все документы - важнейшие, важные и полезные - играют свою роль в возобновлении деловой деятельности после катастроф.

Устанавливается, какие важнейшие документы в случае катастрофы будут нужны немедленно. Соответствующим образом устанавливаются процедуры доступа, методы защиты и распределения ресурсов, используемых для восстановления.

Составление перечня важнейших документов

Перечень важнейших документов (vital records schedule) представляет собой подробный список, который используется для обеспечения возможности восстановления важнейших документов в случае катастрофы. В нем указываются основные атрибуты важнейших документов организации, в том числе название, местонахождение и способ защиты.

Перечень важнейших документов содержит следующие сведения:

• Сведения об объёмах и частоте обращения к важнейшим документам каждого вида;


• Классификацию и приоритетность доступа к каждому виду важнейших документов;


• Описание действий, которые необходимо предпринять для создания дубликатов или для восстановления файлов,  с целью восстановления важнейших документов;


• Описание метода защиты, применяемого для каждой вида важнейших документов, с указанием всех известных недостатков такого метода;


• Указание видов программного обеспечения для работы с электронными важнейшими документами, включая сведения как об установленных версиях, так  и об используемом аппаратном обеспечении.


• Описание типов носителей важнейших документов;


• Местоположение резервных копий;


• Местоположение каждого важнейшего документа;


• Название каждого важнейшего документа;


• Имена лиц, ответственных за получение резервных копий важнейших документов, когда те необходимы для целей восстановления;


• Идентификационные номера или коды серий документов, специфические для программы управления важнейшими документами;


• Временные рамки, в течение которых восстановленные важнейшие документы должны быть доступны. 

Мой комментарий: Странно, что в последние пять-десять лет интерес к защите важнейших документов заметно упал, хотя количество крупных катастроф и чрезвычайных происшествий не уменьшилось, а ситуация в области информационной безопасности сильно ухудшилась. Возможно, это связано с выходом на пенсию представителей той плеяды высококвалифицированных специалистов, которые внесли наибольший вклад в разработку данного направления.

Как бы то ни было, защита важнейших документов останется одним из тех ключевых для организаций направлений, где сходятся интересы служб управления документами, ИТ и информационной безопасности. Участие в этой работе – одна из возможностей для специалистов по управлению документами поднять свой статус в организации и получить доступ к остро необходимым ресурсам. Именно поэтому я призываю коллег не выпускать данное направление из поля зрения и интересоваться свежими публикациями, в том числе стандартами.

Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org/go/prod/V5029 
http://www.bluetoad.com/publication/?i=408769&pre=1#{%22issue_id%22:408769,%22page%22:50}