Организация проектной деятельности в Правительстве РФ и управление документами

В «Положении об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 15 октября 2016 года №1050, выделено несколько этапов работы над проектом.

Меня заинтересовал вопрос, как в данном нормативно-правовом акте отражена документационная составляющая, поэтому я выделила в нем виды документов, которые будут создаваться в ходе реализации любых проектов. Вот какие документы будут создаваться:

Инициирование приоритетных проектов (программ) и формирование портфеля приоритетных проектов (программ)

• Предложение по приоритетному проекту (программе) (п.8);


• Решение Президента РФ, Правительства РФ, президиума Совета или проектного комитета о целесообразности подготовки приоритетного проекта (программы) (п.9);


• Паспорт приоритетного проекта (программы) (п.15);


• Заключение общественно-делового совета (п. 20);


• Заключение федерального проектного офиса (п. 22);


• Портфель приоритетных проектов (программ) (п.26);

Подготовка приоритетного проекта (программы). Сводный план приоритетного проекта (программы) состоит из следующих документов (п.29):

• План по контрольным точкам;


• План согласований и контрольных мероприятий;


• План финансового обеспечения;


• План управления.

Реализация и управление изменениями приоритетного проекта (программы)

• Рабочий план (п.34);


• Оценка актуальности целей, задач и способов реализации проектов с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации приоритетного проекта (программы) (п.38);


• Протокол заседания проектного комитета.

Завершение приоритетного проекта (программы)

• Решение президиума Совета (п.42);


• Итоговый отчет о реализации проекта (программы) (п.42);


• План достижения результатов и выгод на период после завершения проекта / программы (п.42);


• Архив проекта (программы) (п.44);


• Информация об опыте реализации соответствующего проекта (программы) (п.44).

Мой комментарий: Бросилось в глаза словосочетание «архив проекта», и что он предоставляется с учетом методических рекомендаций федерального проектного офиса, так что нужно будет ждать методических рекомендаций, чтобы понять, о чем идет речь и что понимается под архивом

Мониторинг реализации приоритетных проектов (программ) - Отчетность в рамках приоритетного проекта (программы) (п.48):

• Ежемесячные данные мониторинга реализации приоритетного проекта (программы), представляемые в федеральный проектный офис (п.49);


• Ежегодный отчет о ходе реализации приоритетного проекта, публикуемый его функциональным заказчиком (п.55);


• Ежегодный сводный отчет о ходе реализации портфеля приоритетных проектов (программ), ккоторый подготавливается федеральным проектным офисом и публикуется по итогам одобрения президиумом Совета (п.56).

Оценка и иные контрольные мероприятия реализации приоритетных проектов (программ)

• Оценки и иные контрольные мероприятия реализации приоритетного проекта (программы) (п.59):

В «Функциональной структуре системы управления проектной деятельностью в Правительстве Российской Федерации» одновременно упоминаются документы, которые создаются в ходе деятельности соответствующих органов - например, протокол заседания проектного комитета (п.19):

«Решения проектного комитета приоритетного проекта (программы) являются обязательными для реализации федеральными органами исполнительной власти» (п.22).

Мой комментарий: По поводу всех этих документов возникает несколько связанных с делопроизводством вопросов, ведь традиционные правила делопроизводства «заточены» под строго иерархическую систему управления и в существующем виде, мягко говоря, не очень «дружат» с проектным способом управления, который целенаправленно пересекает границы подразделений и ведомств. В частности, может оказаться неработоспособным управление документами на основе фондов (за рубежом именно в таких ситуациях документами часто управляют на основе серий, и этот подход распространен настолько, что в Австралии вообще считают фондовую организацию документального фонда морально устаревшей).

Во-первых, все временные органы проекта будут создавать значительное число документов, вести деловую переписку и т.д. Это означает, что согласно правилам традиционного делопроизводства, в номенклатуры дел ведомств придется регулярно включать/исключать статьи, относящиеся к конкретным проектам и программам.

Во-вторых, встанет вопрос о том, куда следует отнести комплексы документов по проектам – у нас ведь, в отличие от большинства передовых стран мира, до сих пор преобладает не функциональный, а структурный подход, когда главным критерием классификации является принадлежность документов определенному структурному подразделению или ведомству. Особенно интересной будет ситуация с межведомственными проектами, и есть риск того, что ведомства-участники проекта сохранят у себя разнородные обрывки документации, а полного комплекта ни у кого не будет.

Возможно, именно поэтому и предусмотрена передача архивов проектов при их закрытии в федеральный проектный офис (согласно постановлению, это Департамент проектной деятельности Правительства), но тогда документы окажутся в составе архивного фонда Правительства РФ, к деятельности которого они могут и не иметь прямого отношения.  Не уверена, что это оптимальное решение – как в плане заинтересованности владельца документов в обеспечении их сохранности, так и в плане доступности документов тем, кому они могут понадобиться для деловой деятельности или для научных исследований..

У нашей страны уже есть печальный опыт массовой утраты ценных документов и материалов, образовавшихся в ходе приоритетных проектов (на память приходит Олимпиада в Сочи и её документация, но, думаю, можно отыскать и другие примеры). Здесь нужны не разовые решения, а определенный принципиальный подход, определенная политика управлению документами проектной деятельности. Это как раз та ситуация, когда своё слово должна сказать отраслевая наука (если старушка ещё жива :( ). С моей точки зрения, документация некоторых проектов во время их закрытия должна сразу проходить экспертизу ценности и передаваться на государственное архивное хранение, без попыток всучить эти материалы какому-то незаинтересованному в них ведомству. Обязательно нужна и суровая персональная ответственность руководства проектов за обеспечение сохранности и передачу документации.

Как уже подтвердило неоднократное и болезненное общение с «граблями», риск утраты наиболее велик для электронных документов, особенно для тех, которые предварительно нужно извлечь из использовавшихся в проекте информационных систем, и особенно для различных «небумагоподобных» объектов типа баз данных.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=206009