Судебная практика: Доверенности должны храниться столько же, сколько протоколы общих собраний

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в мае 2015 года рассмотрела дело № 33-12529, в котором уничтожение доверенностей на участие в общем собрании членов ЖСК обосновывалось одной из сторон тем, что доверенности содержали персональные данные и были уничтожены по достижении целей обработки. Суду пришлось одновременно ответить и на вопрос о том, какие же сроки хранения должны быть у таких доверенностей.

Суть спора

На общем собрании членов ЖСК «Чертаново-18» - собственников помещений многоквартирного дома, оформленным протоколом общего собрания, среди прочих были приняты следующие решения:

• Не утверждать смету расходов, размеры взносов и платежей на содержание, обслуживание и ремонт общего имущества многоквартирного дома, а руководствоваться тарифами, утвержденными Постановлением Правительства Москвы;


• Утвердить размер взносов на содержание дежурных по подъездам, охрану территории, обслуживание шлагбаумов, видеокамер, уставную деятельность.

Гражданин обратился в суд с иском к ЖСК о признании недействительными решений общего собрания членов ЖСК.

По мнению истца, общее собрание было неправомочно, поскольку на нем не имелось кворума. Оспариваемые решения были приняты с нарушением компетенции общего собрания. Статус общего собрания – «собрание членов ЖСК, собственников помещений многоквартирного дома» - законом не предусмотрен. ЖСК «Чертаново-18» иск не признал.

Решением Чертановского районного суда г. Москвы гражданину было отказано в удовлетворении исковых требований.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда

Суд апелляционной инстанции предложил ЖСК представить доказательства, подтверждающие наличие кворума на общем собрании, решения которого оспаривались гражданином, в частности: листы регистрации, доверенности на лиц, участвовавших в собрании в качестве представителей и т.д.

По мнению коллегии, отказывая в удовлетворении исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что на общем собрании имелся кворум и вопросы, по которым были приняты решения, относились к компетенции собрания.

Коллегия отметила, что протокол общего собрания должен был содержать информацию о лицах, присутствовавших на собрании. Вместе с тем, протокол общего собрания сам по себе не является документом, на основании которого может быть установлено количество присутствующих на собрании лиц, поскольку такие сведения в протокол вносятся на основании иных документов, по которым производится подсчет участвующих в собрании лиц (листы регистрации, бюллетени, доверенности представителей и т.д.).

Суд первой инстанции должен был проверить доводы гражданина об отсутствии кворума на собрании и о том, что голосование по доверенностям было неправомерным, и выяснить, на основании каких документов в протокол общего собрания была внесена информация о количестве участвующих в собрании лиц, какими документами подтверждаются полномочия лиц, участвующих в собрании в качестве представителей. Эти обстоятельства судом первой инстанции не были выяснены.

Затребованные судебной коллегией при рассмотрении дела в порядке апелляционного производства документы, подтверждающие наличие кворума на собрании, представлены не были. Вместо этого ЖСК представило в суд документы об уничтожении доверенностей на участие в общем собрании, согласно которым доверенности были уничтожены (в представленных документах были указаны разные даты) по истечении шести месяцев со дня проведения собрания как документы, содержащие персональные данные собственников помещений, в связи с достижением целей обработки персональных данных.

Суд отметил, что представленные ЖСК документы об уничтожении доверенностей на участие в собрании не могут служить доказательством того, что такие доверенности выдавались, что они выдавались лицами, имеющими право на участие в собрании, что в них содержались полномочия на представление интересов членов ЖСК на собрании, и что такие доверенности давали лицам, на имя которых они были выданы, право на участие в общем собрании.

В описи уничтоженных доверенностей указаны только номера квартир, номера доверенностей и дата выдачи доверенностей. При этом в описи не указаны фамилии лиц, выдавших доверенности, не указаны фамилии лиц, которым доверенности были выданы, не указаны сроки, на которые были выданы доверенности.

Согласно содержащимся в описи сведениям, самая первая из уничтоженных доверенностей была выдана более чем за три года до проведения собрания, а последняя - за год до проведения общего собрания. В соответствии со ст. 186 ГК РФ (в редакции, действовавший в период выдачи уничтоженных доверенностей), срок их действия не мог превышать три года. При этом доверенности, в которых не был указан срок, сохраняли силу только в течение года.

На этом основании суд сделал вывод о том, что часть уничтоженных доверенностей с указанным сроком действия, а также доверенности, в которых не был указан срок действия, на дату проведения общего собрания утратили свою силу и не могли подтверждать полномочия лиц, участвующих в собрании по этим доверенностям.

Также судебная коллегия сочла необходимым отметить, что доводы представителя ответчика об уничтожении доверенностей вызывают у суда сомнение, поскольку до того ряд доверенностей хранился в ЖСК «Чертаново-18» более двух лет, но все они были уничтожены ровно через шесть месяцев после проведения собрания, решения которого были оспорены.

Также у суда вызвал сомнение и тот факт, что доверенности выдавались для участия в общем собрании, которое состоялось через 2 - 3 года позднее даты их выдачи и о проведении которого не могло быть известно в момент выдачи доверенностей.

Доводы представителя ЖСК о правомерности уничтожения доверенностей по истечении шестимесячного срока после проведения собрания были отклонены судебной коллегией, как основанные на неправильном толковании норм материального права. Для подтверждения действительности решения, принятого на собрании, у гражданско-правового сообщества, для участников которого решения собрания являются обязательными, должны иметься документы, подтверждающие наличие кворума на собрании.

Следовательно, такие документы должны храниться в гражданско-правовом сообществе не менее того времени, в течение которого действует принятое на собрании решение или в течение которого могут применяться последствия принятия такого решения.

В связи с этим ссылка представителя ЖСК на то, что по истечении шести месяцев со дня проведения собрания цели обработки персональных данных, содержащиеся в доверенностях, считаются достигнутыми, признается судебной коллегией ошибочной. Целями обработки персональных данных, содержащихся в доверенностях на участие в собрании, является подтверждение полномочий лиц на участие в собрании и, как следствие, подтверждение наличия кворума на собрании. Такие цели могут считаться достигнутыми только после того, как принятое на собрании решение перестает быть подлежащим применению в гражданско-правовом сообществе.

Судебная коллегия сочла возможным применить к спорным отношениям по аналогии п. 2.1 «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденного Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг, согласно которому общество обязано хранить постоянно (т.е. без ограничения сроков) протоколы общих собраний, бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров. Поэтому, по мнению суда, доверенности на участие в собрании должны храниться в ЖСК столько же, сколько хранятся протоколы общих собраний.

Судебная коллегия отменила решение Чертановского районного суда г. Москвы и признала недействительными решения общего собрания членов ЖСК «Чертаново-18», собственников помещений многоквартирного дома по пунктам 1 и 2 вопроса 5 повестки дня общего собрания.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MARB;n=874140