США: Опыт согласования нормативной базы по срокам хранения документов

Расхождения в законодательно-нормативной базе встречаются у всех, в том числе и у наших американских коллег. В августе 2015 года об одном таком проблемном вопросе говорилось в письме, опубликованном сотрудником Национальных Архивов США, директором по управлению документами федерального правительства США Полом Вестером (Paul M. Wester, Jr.) на ведомственном блоге Records Express (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac31-2015.html ):

Меморандум AC 31.2015 от 3 августа 2015 года для уполномоченных по связям с Национальными Архивами США в федеральных органах исполнительной власти: Конфликт между Типовым перечнем GRS 1.1 и Федеральными правилами проведения государственных закупок (Federal Acquisition Regulation, FAR)

Многие руководители служб управления документами федеральных органов исполнительной власти передают нам вопросы от занимающихся финансами и закупками подразделений, касающиеся конфликтующих сроков хранения для документов по закупкам, установленных Типовым перечнем (General Records Schedule, GRS) 1.1 и текущей версией Федеральных правил проведения государственных закупок (FAR).

Перечень GRS допускает уничтожение всех документов по закупкам спустя 6 лет после окончательной оплаты или отмены. Правила FAR, в свою очередь, устанавливают, что документы, отражающие связанные с закупками действия на суммы, превышающие порог для упрощенной процедуры закупок (simplified acquisition threshold, SAT), должны храниться в течение 6 лет 3 месяцев, в то время как документы по закупкам на суммы ниже SAT могут быть уничтожены через 3 года.

Управлением общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA) согласилось с изменениями, внесенными Национальными Архивами в перечень GRS 1.1, подтвердив, что согласно результатам изучения данного вопроса, было установлено, что сроки хранения в Правилах FAR указываются в соответствии с типовыми перечнями GRS.

Процесс обновления Правил начался только после публикации новой редакции перечня GRS 1.1 и пока ещё не завершен. Это процесс согласования позиций ряда ведомств, проходящий под управлением Группы внедрения Правил FAR (FAR Implementation Team) с участие представителей от Управления общих служб GSA, Министерства обороны и аэрокосмического агентства НАСА. Национальные Архивы получили заверения, что пересмотр FAR успешно продолжается. Мы ожидаем, что в новом тексте Правил FAR будет дана ссылка на типовой перечень GRS как на нормативный документ, устанавливающий порядок хранения и уничтожения документов по закупкам. Пока же федеральные органы государственной власти не должны уничтожать документы по закупка ниже порога SAT по истечение 3-х лет, так как данный срок хранения изменен типовым перечнем GRS 1.1.

Пол Вестер,
директор по управлению документами федерального правительства США

30 декабря 2015 года на том же блоге Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh) выложил пост, рассказывающий о том, как разрешилась ситуация (см. http://records-express.blogs.archives.gov/2015/12/30/update-on-far-and-grs/ )

Новости относительно конфликта между типовым перечнем и
Федеральными правилами проведения государственных закупок

В нашем меморандуме AC 31.2015 мы обсуждали тот факт, что Федеральные правила проведения государственных закупок (FAR) еще не были приведены в соответствие с Типовым перечнем (GRS) 1.1, опубликованный в сентябре 2014 года в соответствии с «Сопроводительным документом 23» (GRS Transmittal 23 – о нём см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2014/09/blog-post_25.html - Н.Х.). Это привело к тому, что в FAR и GRS были указаны различные сроки хранения для одних и тех же документов.

Мы рады сообщить, что 4 декабря 2015 года в «Федеральном регистре» (Federal Register) был опубликован окончательный текст новой редакции Правил FAR, содержащий необходимые изменения. Новые Правила вступают в силу с 4 января 2016 года. Мы высоко ценим работу Группы внедрения Правил FAR, включающей представителей Управления общих служб GSA, Министерства обороны и НАСА, чьи усилия сделали это возможным. Неуместный конфликт между GRS и FAR теперь стал историей. Оба нормативных документа теперь опять устанавливают одни и те же сроки хранения документов.

Мы также хотели бы воспользоваться данной возможностью, чтобы пожелать всем отличного Нового 2016 года!

Мой комментарий: В период бурных перемен в государственном управлении и деловой деятельности, затрагивающих также законодательно-нормативную базу, конфликты между нормативными документами неизбежны. Сами по себе они не так уж страшны, если есть воля и желание быстро их устранять. Желаю Росархиву в 2016 году, чтобы у него такое желание тоже проснулось! :)

Источник: блог Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac31-2015.html
http://records-express.blogs.archives.gov/2015/12/30/update-on-far-and-grs/