вторник, 10 ноября 2015 г.

ВНИИДАД: Выложен проект новой редакции стандарта требований к оформлению организационно-распорядительных документов, часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1_9.html )

Продолжу рассказ о том, какие моменты в требованиях к реквизитам привлекли моё внимание:
  • Дата документа. Возможно, требования к данному реквизиту стоило бы уточнить. Гражданский Кодекс еще с 2013 года требует наличия в протоколе указания времени проведения собрания (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/blog-post_23.html ):
    Гражданский Кодекс

    Статья 181.2. Принятие решения собрания

    4. В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:

    1)    дата, время и место проведения собрания;
  • Адресат. При указании адресата теперь вместо И.О.Фамилия рекомендуется указывать Фамилия И.О. (дело вкуса, но мне такой вариант кажется менее вежливым и сильно попахивающим «канцелярщиной», что как-то не в духе времени). Зато должностное лицо и «просто гражданина» теперь в этом смысле «уравняли». Кроме того, допускается использовать вариант «г-н/г-жа Фамилия И.О.».

    Замечу, что сохранился пережиток эпохи пишмашинок – всё ещё нельзя указывать более 4-х адресатов :)

    Новое: При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

    Мой комментарий: С моей точки зрения, неправильно в стандарте давать императивные указания такого рода. Всё зависит от того, что это за документ, куда он направляется и какие законодательно-нормативные требования существуют в его отношении. В Германии, например, уже несколько лет на законодательном уровне существует требование о том, что в деловом электронном письме должны быть указаны все те же реквизиты, которые указываются в письме на бумаге. За нарушение этих требований организация может быть оштрафована на 5 тысяч евро.

  • Подпись. Добавлен материал о том, как оформляется подпись лица, исполняющего обязанности.

    Кроме того, появилось крайне сомнительное указание следующего содержания: «В системах электронного документооборота сведения о подписании документа электронной подписью фиксируются в электронной карточке документа.» Да, есть СЭД, способные это делать, однако это не всегда возможно и не всегда нужно. Да и сама карточка документа – это не физическая сущность, а элемент интерфейса, которые в ряде систем просто отсутствует.

  • Печать. В проекте стандарта не нашли отражения последние изменения в законодательстве, делающие применение печати коммерческими организациями необязательным.

    Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2015 года № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», с мая 2015 года наличие круглой печати становится правом, а не обязанностью хозяйственного общества (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_65.html ).

  • Отметка о заверении копии. Появилось уточнение «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации.»

    Приведу для сравнения цитату из нормативного документа Банка России:
    Инструкция Банка России № 166-И от 29 июня 2015 года «О порядке лицензирования акционерных инвестиционных фондов, управляющих компаний и специализированных депозитариев, порядке ведения реестра лицензий акционерных инвестиционных фондов, реестра лицензий управляющих компаний и реестра лицензий специализированных депозитариев, порядке уведомления Банка России об изменении сведений о должностных лицах акционерного инвестиционного фонда, управляющей компании и специализированного депозитария» (о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_14.html ).

    В документах, содержащих более одного листа, листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов, подписанной ее составителем с указанием наименования должности, фамилии, имени, отчества и даты составления (п.2.4).

    Заверительная надпись должна быть заверена печатью заявителя - юридического лица (при ее наличии).
    Отмечу также еще один момент, который сейчас наблюдается в практике делопроизводства: при представлении копий документов в государственные органы в случае, если копии заверены не руководителем организации, а иным уполномоченным лицом заявителя, к ним должна быть приложена доверенность, подтверждающего полномочия лица на заверение копий документов.

  • Отметка об электронной подписи «используется при визуализации электронного документа. Отметка об электронной подписи отображается программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа... Отметка об электронной подписи проставляется в месте расположения реквизита «Подпись» и включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.»
Текст документа

К сожалению, первый же параграф данного раздела содержит грубую правовую ошибку, поскольку безапелляционно устанавливает – не для федеральных и региональных органов государственной власти, а для любых организаций! – следующее:
6.1 Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Приведу для сравнения точку зрения законодательства:
Закон РФ от 25.10.1991 №1807-1 "О языках народов Российской Федерации"

Статья 16. Использование языков в официальном делопроизводстве

1. На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

2. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик.

3. В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации, государственными языками республик может вестись на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания. Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяется законодательством субъектов Российской Федерации.

Статья 22. Языки, используемые в сфере обслуживания и в коммерческой деятельности

1. Порядок использования языков в сфере обслуживания и в коммерческой деятельности определяется законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отказ в обслуживании граждан под предлогом незнания языка недопустим и влечет за собой ответственность согласно законодательству Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации.

2. Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на государственном языке Российской Федерации и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.
Бланки документов

Знаете ли Вы, что размер полей бумажного документа зависит от сроков хранения? В проекте стандарта (п.7.1) сказано, что «Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм» - вместо 20 мм для прочих документов. Интересно, зачем?

В пункте 7.2 есть загадочная фраза «Электронные шаблоны бланков должны иметь неизменяемую форму.»  Если авторы хотели сказать, что шаблоны желательно создавать таким образом, чтобы обычным пользователям сложно было (особенно неумышленно) изменить стандартные элементы и их расположение– то надо было выразиться как-то более понятно. Полностью же защитить электронные шаблоны от внесения изменений невозможно…

И снова о языках. Как Вам нравится безапелляционное требование «Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском»? Коллегам стоило бы знать о существовании целого ряда других, весьма распространенных в деловой деятельности языков – и перечитать ещё раз процитированный выше п.2 ст.22 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации».

В заключение скажу, что очень хочется надеяться на то, что в этот раз ВНИИДАД нарушит многолетнюю традицию и все-таки исправит те недочёты, которые будут выявлены в ходе публичного обсуждения.

Источник: сайт ВНИИДАД
http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=2084&Itemid=842

15 комментариев:

  1. Левое поле не менее 30 мм для документов длительных сроков хранения - для возможности переплета, очевидно.

    ОтветитьУдалить
  2. 1) Таки для всех-всех видов документов? В том числе электронных? :)

    2) Если дело связано с переплетом, то, наверное, нужно не миллиметры указывать, а четко сформулировать содержательное требование (напр. "сшивать дела так, чтобы их можно было легко раскрыть и скопировать/отсканировать текст полностью") и, возможно, описать технологию переплёта - иначе и при 30 мм дело сошьют так, что не открыть

    3) Что будем делать с документами, которым постоянный срок хранения будет установлен не изначально, а впоследствии? Что будем делать с делами постоянного срока хранения, которые формируются из разнообразных документов, поступающих из различных подразделений и ведомств? :)

    ОтветитьУдалить
  3. @shigona - Для читателей блога хочу продублировать Ваши замечания к проекту, размещенные на сайте публичного обсуждения здесь http://www.normacs.info/discussions/1959#8235:

    1. Проект содержит техническую ошибку: на странице 5 содержится пункт 5.14 "Гриф ограничения доступа к документу", в тексте которого говорится о "грифе утверждения".

    2. В соответствии с законодательством Российской Федерации, существуют только грифы секретности. Прочие обозначения ограничений доступа к документу именуются "пометкой". Наименование и содержание реквизита "Гриф ограничения доступа к документу" необходимо привести в соответствие нормам законодательства.

    3. Необходимо исключить из проекта стандарта термин "роспись" в значении оригинальной собственноручной личной подписи. Никакой "росписи" не содержит ни Конституция Российской Федерации, ни Гражданский Кодекс - эти документы, в полном соответствии с нормами литературного русского языка и элементарным здравым смыслом, знают одну только "подпись". Разработчикам проекта стандарта, именующим себя профессионалами-документоведами, должно быть уже стыдно из документа в документ и из стандарта в стандарт тащить эту бессмысленную "роспись".

    ОтветитьУдалить
  4. Жду с нетерпением ГОСТ. Дорабатывать, конечно, нужно. Не торопиться и внимательно еще несколько раз просматривать.
    1. По поводу размера полей. Установить 3 см для всех видов документов всех организаций. Да, согласна - нужно описание технологии подшивки или переплета документа.
    2. А понятие "логотип" будет ли в ГОСТе?
    3. Могут ли располагаться два реквизита на одном документе: "виза согласования" или "гриф согласования"?
    4. Почему текст уже не является реквизитом?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. 1) Размер полей следует рекомендовать только для документов, которые в конечном итоге будут распечатываться и подшиваться, с учетом вида документов и способа подшивки – и на этом остановиться. В противном случае есть огромный риск посмешить людей.

      2) В проекте, который я видела, понятия "логотип" нет (для справки - это понятие в российском действующем законодательстве не определено). Логотип, с моей точки зрения, соответствует реквизиту "Товарный знак (знак обслуживания)".

      3) Если по какому-то необычному стечению обстоятельств действительно нужно для деловых целей и гриф согласования, и визы внутреннего согласования поставить на подлиннике, то почему бы и нет? Стандарт в любом случае является методическим документом, а не нормативным – он советует, но предписывать ничего не вправе. Но не думаю, что (в бумажном делопроизводстве) это можно считать хорошей практикой, которую стоило бы тиражировать :) В электронном делопроизводстве ситуация может быть иной – подлинник может сопровождаться как согласующими, так и визирующими электронными подписями, которые, по мере необходимости, могут отображаться, а могут и не отображаться при показе документа пользователю.

      4) Вопрос о том, почему текст перестал быть реквизитом, надо задавать разработчикам стандарта :) С моей точки зрения, ситуация следующая: от «реквизитов» бумажного делопроизводства мы сейчас уходим к понятиям современного электронного делопроизводства (контент – основное содержание документа и его метаданные), которое, в свою очередь, постепенно уходит от «бумагоподобных» неструктурированных документов. Если смотреть на реквизиты как на синоним «метаданных», то считать основной текст метаданными (и, следовательно, реквизитом) нелогично. Если же по-старому смотреть на реквизиты как на элементы оформления (поля) бумажного документа, то текст, конечно, реквизит :) В любом случае я считаю данный вопрос непринципиальным и в практическом плане ни на что не влияющим.

      Удалить
  5. Добрый день! Скажите, пожалуйста, почему не допускается указывать более четырех адресатов?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Потому, что авторам документа трудно преодолеть ограниченность традиционного "бумажного мышления" :) Если в бумажном делопроизводстве определенный смысл в этом был (очень некрасивый документ иначе мог получиться, с первой страницей из одних адресов), то при работе с электронными документами это, конечно, нелепое ограничение.

      Удалить
    2. Спасибо. То есть смысл кроется больше в эстетике) И еще вопрос если можно: запятая после слов "С уважением" все таки противоречит правилам. Как быть? На что ссылаться?

      Удалить
    3. Правила языка, в отличие от законов естественных наук, придумываются людьми, но в конечном итоге всё равно подстраиваются под установившуюся практику его использования, а не наоборот. К тому же вне средней школы эти правила (особенно в части стиля и пунктуации) обязательными ни для кого не являются, и слава богу – иначе русский язык «окостенел» бы и не смог развиваться. Замечу, что со времён моей школьной молодости перемен накопилось не так уж мало :) В данном конкретном случае, как мне кажется, на российскую практику также влияет хорошая зарубежная практика написания деловых и личных писем.

      Ссылаться лучше на те источники, которые разделяют близкую Вам точку зрения :) Проще найти те, что придерживаются «школьных» правил, но, если покопаться, всегда можно отыскать как примеры ведомственных документов, так и методические указания, в которых используются иные подходы :)

      Удалить
    4. Спасибо за ответы. Вы, наверное, уже знаете, что ГОСТ вступает в силу с 1 июля 2018 года) Есть еще год на доработку.

      Удалить
  6. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_217962/

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Спасибо за ссылку! Есть лишь одно маленькое "но" - а кто будет дорабатывать этот документ? ВНИИДАД в данный момент обескровлен настолько, что дай бог найти хоть кого-нибудь... Реально же будут, скорее всего, лишь исправлены технические ошибки в представлении примеров оформления докуметов, вкравшиеся на стадии подготовки ГОСТа к печати - которые, собственно, и стали причной появления этого приказа.

      Удалить
    2. Наташа, а скажите, пожалуйста, какая ситуация со специалистами, которые могут заниматься разработкой таких документов. Вы говорите обескровлен. Но ведь в подобных документах есть острая необходимость.

      Удалить
    3. Когда в 1980-е годы создавалась наша замечательная система бумажного делопроизводства, её не из пальца высасывали – очень большой по численности отдел ДОУ ВНИИДАД изучал и обобщал практический опыт. В 21-м веке новое законодательство, реформы госуправления и новые технологии кардинально изменили практику работы с документами, которую теперь надо изучать заново, при этом сегодня отдел ДОУ состоит из всего лишь нескольких человек…

      Стандарт применяется на добровольной основе, и это хорошо – его продолжающие устаревать положения (кое в чем не соответствующие действующему законодательству) не мешают внедрять новые технологии и методы работы. Поскольку перемены во всех сферах жизни продолжаются в прежнем темпе, не думаю, что такой стандарт будет очень уж востребован, даже если его привести в соответствие с текущим положением дел :)

      Вопрос подготовки современных специалистов ДОУ широкого профиля, хорошо разбирающихся в смежных вопросах права и ИТ, это вообще отдельная больная тема …

      Удалить
    4. Спасибо Вам за ответы. Думаю, что еще не раз обращусь к Вам с вопросами)

      Удалить