Новый Южный Уэльс, Австралия: Что новый стандарт по управлению документами означает для электронной деловой деятельности, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/08/1_24.html )

Полномасштабное управление (Governance)

Стандарт требует от организаций разработать соответствующие стратегические концепции управления для управления документами и информацией в организации. Сюда входит:

• Разработка политик и стратегий для управления документами и информацией в рамках всей организации;


• Распределение обязанностей и ответственности;


• Обеспечение выделения документов и информации и включения соответствующих положений в соглашениях об аутсорсинге, оказании облачных и иных услуг;


• Мониторинг деятельности, систем и процессов, связанных с управлением документами и информацией.

Встроенная поддержка (By Design)

Стандарт требует, чтобы организации использовали плановый подход к управлению документами и информацией. Сюда входит:

• Оценка потребностей в документах и информации с тем, чтобы организация могла определить, какая ключевая деловая информация ей нужна в краткосрочной и длительной перспективе для удовлетворения выявленных требований и потребностей таких, как подотчетность и ожидания общества;


• Выявление в рамках этой оценки зон деловой деятельности и систем высокого риска и/или большой значение, а также документов и информации, необходимых для поддержки деятельности высокого риска / важности;


• Использование результатов оценки для «встраивания» документов и информации в процессы и системы;


• Управление документами во всех средах оперативной деятельности с тем, чтобы организация знала, где именно среди её различных систем и физических мест хранения, находятся документы и информация; и могла лучше управлять документами и информацией во всех системах, а также обеспечить включение соответствующих положений во все соглашения с поставщиками об оказании услуг.


• Защита имеющих долгосрочную ценность документов и информации для обеспечения сохранности документов и информации до тех пор, пока в них сохраняется потребность;


• Обеспечения наличия в организации документированных стратегий миграции документов и информации – включая миграции систем и перемещение документов от одного поставщика облачных услуг к следующему.


• Обеспечение сохранности документов в случае перехода на использование новых систем или к новым поставщикам облачных услуг.

Использование планового подхода к управлению документами и информацией поможет государственному сектору управлять документами и информацией в электронной среде, особенно при проектировании систем, решении проблем, связанным с изолированными информационными и документационными активами организации, при управлении миграциями, при выводе систем из эксплуатации, - а также для обеспечения того, что документы и информация длительного и постоянного срока хранения (т.е. необходимые в течение более чем 30 лет) будут в целости и сохранности несмотря на постоянное изменение технологической среды.

Применение планового подхода также означает выявление деловых операций и систем высокого риска / важности и документов, которые их поддерживают.

Эта информация затем может быть использована для того, чтобы «встроить» управление документами и информацией в спецификации систем для деловой деятельности высокого риска / высокой важности, помогая тем самым обеспечить в этих системах функциональные возможности, необходимые для создания, захвата и управления документами этого вида деятельности.

Режим менеджмента (Management Regime)

Стандарт требует от организаций обеспечить эффективное управление документами и информацией.

В основе надежных, полезных и подотчетных документов и информации лежит хорошее управление документами и информацией, которое включает в себя следующее:

• Документы и информации регулярно создаются и управляются в рамках процессов нормальной повседневной деловой деятельности;


• Документы и информация защищаются от несанкционированного доступа, уничтожения, утраты, стирания или изменения;


• Доступ к документам управляется и осуществляется в соответствии с правовыми и деловыми требованиями;


• Документы хранятся до тех пор, пока они нужны.

Требования трех ключевых элементов стандарта разработаны таким образом, чтобы помочь в создании концепции организации, предусматривающей управление информацией в соответствии с её ценностью, а контроль над деловой информацией - ради эффективности операций и процессов; а также определяющей ответственность за документы и связанные с ними риски.

Преимущества нового стандарта

Мы считаем, что у нового стандарта есть ряд преимуществ. Он является бесценным инструментом, поддерживающим управление всеми информационными активами и ресурсами в рамках всей организации и в ходе перехода в электронную деловую среду.

Это будет способствовать увеличению видимости информационных активов, независимо от типов содержащихся в них документов и от системы, в которой они хранятся (СЭД, ECM, деловая система), а также от местоположения (в облаке, в центре хранения и т.д.).

Стандарт был написан для широкой аудитории, а не только для специалистов по управлению документами и информацией. Мы получили очень положительные отзывы на стандарт, указывающие на то, что организации сочли сам стандарт и его требования вполне понятными. Преимуществом этого является возможность более широкого использование стандарта в раках организаций, что будет способствовать развитию сотрудничества между специалистами в области ИКТ, управления информацией и профессионалов управления документами.

Еще одним достоинством стандарта является то, что он помогает заинтересовать высшее руководство вопросами управления документами и информацией.

Внедрение нового стандарта

Как мы уже говорили, нам интересно услышать о том, как стандарт используется на практике для поддержки внедрения либо оценки электронных систем и для трансформации электронных процессов в организациях. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если Вы готовы совместно с нами поработать над подготовкой описаний практического опыта, которыми можно будет поделиться на благо отрасли; или же если Вы просто хотите рассказать нам о достигнутом Вами прогрессе.

Эмма Харрис (Emma Harris)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-new-standard-on-records-management-what-it-means-for-digital-business/