США: Национальные Архивы начали публичное обсуждение проекта Бюллетеня по управлению электронными сообщениями

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 18 мая 2015 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Национальные Архивы США (NARA) предлагают присылать им замечания и предложения по проекту Бюллетеня NARA под названием «Руководство по управлению электронными сообщениями» (Guidance on Managing Electronic Messages), см. http://blogs.archives.gov/records-express/files/2015/05/Electronic-Messages-Bulletin-for-Records-Express.pdf

Положения этого Бюллетеня распространяется на текстовые сообщения, чат / мгновенные сообщения, на функциональные средства обмена сообщениями в социальных сетях и приложениях, голосовые сообщения и другие аналогичные виды электронных систем обмена сообщениями. В Бюллетене учтено новое определение понятия «электронное сообщение» и других вопросы, затронутые в последних поправках в Закон о федеральных документах (Federal Records Act). В целом, Бюллетень представляет собой базовое руководство по управлению документами в отношении электронных сообщений.

Бюллетени Национальных Архивов являются основополагающими руководствами для федеральных органов исполнительной власти, которые, в свою очередь, должны определить наиболее подходящие способы практической реализации этих указаний в своей деятельности.

Пожалуйста, присылайте Ваши комментарии по поводу проекта Бюллетеня до 5 июня 2015 года. Мы обязательно рассмотрим все полученные замечания.

Бет Крон (Beth Cron)

Мой комментарий: Проект Бюллетеня содержит, в частности, следующие положения:

В ноябре 2014 года в Закон США о федеральных документах (Federal Records Act) были внесены поправки, и в законодательство (44 USC 2911) было добавлено новое определение «электронных сообщений». Согласно закону, «термин «электронные сообщения» (electronic messages) означает электронную почту и другие электронные системы обмена сообщениями, которые используются для целей общения между физическими лицами.»

Электронные сообщения, созданные или полученные в ходе деловой деятельности федеральных органов исполнительной власти, являются федеральными документами. Эти документы должны быть захвачены; они должны управляться в соответствии с федеральными законами, нормативными актами и политиками, касающимися управления документами.

Электронные сообщения, созданные или полученные в рамках личной учётной записи и подпадающие под определение федеральных документов, в течение 20 дней должны быть откопированы (пересланы) в официальную учетную запись в системе обмена электронными сообщениями.

Сотрудники федеральных органов в ходе ведения деловой деятельности с использованием личных устройств или личных учетных записей в системах обмена электронными сообщениями создают федеральные документы, вне зависимости от того, разрешает ли федеральный орган исполнительной власти своим сотрудникам использовать личные учетные записи или устройства для этих целей.

Личные учетные записи должны использоваться только в исключительных обстоятельствах, когда нет официальных учетных записей или они недоступны. Федеральные органы исполнительной власти должны дать четкие инструкции всем своим сотрудникам относительно их ответственности за захват электронных сообщений, которые были созданы или получены в рамках личных учетных записей, во исполнение требований Закона о федеральных документах в новой редакции.

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
http://blogs.archives.gov/records-express/2015/05/19/opportunity-for-comment-managing-electronic-messages/