Конференция DLM-форума 2014 года в Лиссабоне: Переход города Роттердама на управление документами на основе анализа рисков

Ероэн ван Осс (Jeroen van Oss, на фото слева) из Архивов голландского города Роттердам и представитель муниципалитета Роттердама Барт Балло (Bart Ballaux, на фото справа) в ноябре 2014 года выступили на конференции DLM-форума в Лиссабоне, Португалия, с докладом на тему «Создание в Роттердаме системы управления документами на основе анализа риска» (Building a risk based records management governance for the City of Rotterdam). Полный текст доклада выложен на сайте конференции (см. http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/...pdf  ), а ниже приведен перевод его отдельных фрагментов.

В данной статье описывается процесс трансформации управления документами в городе Роттердаме. Управление документами закрепляется в концепции информационной архитектуры и связывается с другими информационными дисциплинами, в частности, с информационной безопасностью. Для того, чтобы направлять развитие в сторону более профессиональной практики управления документами, были разработаны политика и модель зрелости. Одним из краеугольных камней политики является основанный на анализе рисков подход к управлению информацией и документами.

... В 2010 году руководитель городской архивной службы инициировал программу по управлению документами. На работу были взяты пять специалистов по управлению документами, перед которыми была поставлена задача инициировать изменения и закрепить управление документами в деловой деятельности, особенно на уровне высшего руководства.

В рамках программы был заново подтвержден ряд известных общих принципов, а также были введены несколько новых принципов:

• Ответственность за управление документами в первую очередь несут деловые подразделения. Специалисты-профессионалы по управлению документами дают советы деловым подразделениям, однако решения о том, следовать им или нет, те принимают сами. Ответственность за риски неисполнения законодательно-нормативных требований возлагается на деловые подразделения;


• Управление документами, как и обеспечение информационной безопасности, является стандартным и неотъемлемым элементом каждого делового процесса;


• Управление документами поддерживает ведение деловой деятельности, поэтому предпочтительно, чтобы оно было как можно более невидимым («прозрачным») для пользователей;


• Традиционное проводимое в автономных электронных системах для управления документами и информацией (Electronic Document and Records Management Systems, EDRMS) различие между управлением документами (records management) и управлением контентом (document management) опирается не на логику управления документами, а на логику этих программных приложений. При подходе к управлению документами с точки зрения интересов деловой деятельности такое различие не приносит пользы;


• Необходимый уровень качества управления документами выбирается на основе оценки риска. Оценка риска выполняется на уровне процессов, не на уровне системы в целом;


• Управление документами – это лишь одна точка зрения на информацию. Среди других точек зрения можно назвать (пере)проектирование процессов, информационную безопасность, информационную архитектуру, бизнес-аналитику. Сотрудничество и интеграция с этими точками зрения поможет сделать управление документами актуальным для организации видом деятельности.

... Основной принцип политики управления документами города Роттердам заключается в том, что не каждый деловой процесс требует одного и того же уровня качества управления документами.

... Подход на основе анализа риска позволяет дифференцировать режимы управления документами, и, таким образом, отвечает потребности деловой деятельности в том, чтобы правила управления документами были как можно более простыми и дружественными по отношению к пользователям. Если с позиций управления документами процесс и связанная с ним информация отнесены к группе низкого риска, то в таком случае меры управления документами или вообще не используются, или используется очень ограниченное их число.

Ероэн ван Осс (Jeroen van Oss) и Барт Балло (Bart Ballaux)

Источник: сайт конференции DLM-форума 2014 года в Лиссабоне
http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/25%20-%20Building%20a%20risk%20based%20records%20management%20governance%20for%20the%20City%20of%20Rotterdam.pdf 
http://purl.pt/26107/1/