В новых методических рекомендациях по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций даны рекомендации по хранению электронных документов

Федеральная налоговая служба приказом от 31 июля 2014 года № ММВ-7-6/398@ утвердила «Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи», которые вводятся в действие с 1 августа 2014 года.

В процессе электронного документооборота, помимо направления самих налоговых деклараций, участники информационного взаимодействия обмениваются также следующими технологическими электронными документами (п.1.4):

• Информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах;
• Квитанция о приеме налоговой декларации (расчета) в электронной форме (далее - квитанция о приеме);
• Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронной форме;
• Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете);
• Подтверждение даты отправки;
• Уведомление об уточнении налоговой декларации (расчета) в электронной форме

а также технологическими электронными сообщениями:

• Извещение о получении;
• Сообщение об ошибке.

Участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронной форме в порядке и в течение сроке, установленных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, а также Методическими рекомендациями (п.1.9.). Рекомендации по хранению электронных документов содержатся в разделе 3 Методических рекомендаций.

Отправленные и принятые электронные документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП (п.3.1).

Хранилище электронных документов налоговых органов должно хранить по каждому электронному документу сведения, предусмотренные Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (п.3.2).

Для видов электронных документов, перечисленных в пункте 1.4 Методических рекомендаций, ежегодно в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде, срок хранения которых должен соответствовать Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом ФНС России от 15 февраля 2012 года № ММВ-7-10/88@. Срок хранения документов должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре.

Мой комментарий: Обращает на себя внимание, что участники информационного обмена должны хранить документы в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, а сами налоговые органы должны использовать сроки хранения, установленные в Перечне документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения. В результате получается интересная вещь: если налогоплательщики могут ориентироваться на четырехлетний срок хранения, то сами налоговые органы будут хранить эти документы не менее пяти лет (см. пп. 432-433 Перечня ФНС).

Уничтожение видов документов, перечисленных в пункте 1.4 Методических рекомендаций, должно осуществляться в ходе уничтожения соответствующего дела в сводной номенклатуре в следующем порядке:

• Ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;


• Составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем налогового органа только после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела описей дел постоянного хранения. После чего дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев после завершения процедуры документооборота (п.3.3.).

Кроме того, в Методических рекомендациях установлены функциональные требования к программным средствам, которые обеспечивают хранение электронных документов:

• Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов (п.3.4.).


• Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов (п.3.5.).

Мой комментарий: Как видим, налоговый орган даже не упомянул в своих рекомендациях Перечень типовых архивных документов 2010 года, предпочтя сослаться на свой ведомственный перечень, - однако рекомендовал использовать его всем участникам информационного обмена :)

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=166601