Штат Виктория, Австралия: В рамках пересмотра стандарта хранения начато публичное обсуждение новых редакций спецификаций по вопросам хранения документов

В последние годы Управлением государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV)  создана, наверное, самая детально проработанная в мире система стандартов и поддерживающих их спецификаций и руководств по вопросам управления документами, о работе над которой я неоднократно рассказывала, см. http://rusrim.blogspot.ru/search/label/PROV . Однако информационные технологии и практика управления документами меняются настолько быстро, что уже три года спустя начат пересмотр ряда документов.

10 апреля 2014 года Управление сообщило на своём сайте о начале публичного обсуждения спецификаций, входящих в комплект документов, поддерживающих стандарт хранения государственных документов (о нем см. также http://rusrim.blogspot.ru/2011/02/blog-post_01.html ).

Коллеги, мы приглашаем Вас посмотреть и прокомментировать предлагаемые поправки в спецификации, поддерживающие PROS 11/01  «Стандарт хранения государственных документов» (Storage Standard, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/storage ). Мы хотели бы, чтобы обновленные спецификации и связанные с ними контрольные списки были практичным и простыми для реализации, - и для достижения этой цели Ваши отклики имеют неоценимое значение.

Поправки были внесены по итогам проведенного в 2012-2013 годах по поручению Хранителя государственных документов (Keeper of Public Records – руководитель архивно-документационной службы штата – Н.Х.) анализа деятельности объектов, хранящих государственные документы, и оценки их соответствия требованиям стандарта хранения. По итогам этого анализа был намечен ряд возможных мер по улучшению нормативной базы, включающих разделение требований к государственным органам исполнительной власти и к сертифицированным PROV поставщикам услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS) на отдельные спецификации; а также разъяснение и упрощение требований, способствующее их исполнению на практике.

Проекты новых редакций документов доступны на нашем сайте по адресу: http://prov.vic.gov.au/government/recordkeeping-standards-project/storage-standard-review

Публичное обсуждение продлится до 9 мая 2014 года. Пожалуйста, присылайте все замечания, предложения и вопросы по адресу standards@prov.vic.gov.au .

Имейте в виду, что перечисленные ниже материалы – это проекты, содержащие предложенные поправки. Окончательные поправки в документы будут сделаны с учетом полученной обратной связи и, если потребуется, дополнительных исследований:

• Спецификация PROS 11/01 S1 «Хранение государственных документов органом государственной власти» (Agency Records Storage Specification, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/04/PROS_1101_S1_Agency_Storage_Specification_Review_Draft.pdf);


• Спецификация PROS 11/01 S2 «Хранение государственных архивных документов и управление ими» (Storing and Managing State Archives Specification, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/04/PROS_1101_S2_State_Archive_Storage_Specification_Review_Draft.pdf );


• Спецификация PROS 11/01 S3 «Требования к сертифицированным Управлением поставщикам услуг хранения» (Approved Public Record Office Storage Supplier (APROSS) Specification, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/04/PROS_1101_S3_APROSS_Specification_Review_Draft.pdf ).

Также предлагается обсудить следующие контрольные списки (Checklists), помогающие исполнять содержащиеся в спецификациях требования:

• Контрольный список PRO 53 «Самооценка качества хранения документов в государственном органе власти» (Agency Storage Self-Assessment Checklist, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/04/PRO_53_Agency_Checklist_Review_Draft.pdf  );


• Контрольный список PRO 52 «Предварительная самооценка готовности к хранению государственных архивных документов» (Storing State Archives Pre-Inspection Checklist, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/04/PRO_52_Storing_State_Archives_Pre_Inspection_Checklist_Revie w_Draft.pdf );


• Контрольный список PRO 39 «Предварительная самооценка готовности потенциального сертифицированного поставщика услуг к хранению государственных документов» (APROSS Site Pre-Inspection Checklist, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/04/PRO_39_APROSS_Pre_Inspection_Checklist_Review_Draft.pdf ).

Сейчас продолжается работа над рядом поддерживающих спецификации новых руководств, которые впоследствии также будут выложены для публичного обсуждения.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/blog-news/storage-standard-review-draft-specifications-for-comment
http://prov.vic.gov.au/government/recordkeeping-standards-project/storage-standard-review