Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Управление деловой информацией в социальных сетях, часть 1

Данная статья Кейт Камминг (Kate Cumming) была опубликована 28 февраля 2014 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

В течение ближайших дней Управление государственных документов штата (State Records NSW) будет последовательно публиковать пересмотренные рекомендации по управлению деловой информацией в социальных сетях. Данная статья содержит несколько первых частей. Если у Вас появятся предложения по их улучшению, пожалуйста, дайте нам знать.

Резюме

Государственные органы штата хорошо представлены в социальных сетях и масштабы их присутствия увеличиваются.

Анализ использования социальных сетей государственными органами показывает, что благодаря ему появляется возможность охватить новую аудиторию, создать сообщества по видам деятельности, оказывать услуги и эффективно информировать общество (см., например, публикацию Управления Генерального контролера и аудитора правительства Новой Зеландии «Изучение опыта использования социальных сетей государственными органами и учреждениями» (Learning from public entities’ use of social media), июнь 2013 г., http://www.oag.govt.nz/2013/social-media/docs/social-media.pdf ).

Стратегия штата Новый Южный Уэльс  в области ИКТ (NSW ICT Strategy, https://www.finance.nsw.gov.au/ict/ ) отмечает эти преимущества и поощряет широкое использование социальных сетей для целей государственного управления с тем, чтобы :

• Улучшить оказание услуг клиентам;


• Улучшить возможности доступа к информации, и


• Вовлечь общественности непосредственно в процессы принятия решений в сфере государственного управления.

Созданная с помощью социальных сетей информация может представлять ценность для деловой деятельности и для общества, поэтому, чтобы максимизировать её полезность, ею необходимо хорошо управлять.

При использовании государственными органами социальных сетей также должны учитываться ожидания общественности и законодательно-нормативные требования в отношении надлежащего управления информацией.

В подготовленных Управлением государственных документах рекомендациях разъясняется, каким образом организации могут исполнить эти требования к хорошему управлению информацией.

В рекомендациях отмечается, что:

• Информация о деятельности государственных органов во всё большей степени содержится в социальных сетях.
  
  Если эта информация необходима Вашей организации для того, чтобы способствовать её функционированию, улучшать его или отчитываться о нём, то Вам нужны стратегии управления информацией, поддерживающие использование организацией социальных сетей.


• Вам нужно управлять лишь той информацией в социальных сетях, которая отвечает Вашим деловым потребностям.
  
  Вам не нужно сохранять всю информацию об использовании Вами  социальных сетей.
  
  Правила управления информацией действительно относятся к системам социальных сетей, но они применяются исходя из конкретных потребностей и рисков Вашей организации.


• Стратегии управления информацией в социальных сетях должны быть заранее продуманы на перспективу.
  
  Эти стратегии должны предусматривать упреждающие действия, а не реагирование на уже случившиеся события (proactive not reactive), поскольку приложения социальных сетей регулярно изменяются и на них нельзя полагаться в том, что касается сохранения ключевой деловой информации до тех пор, пока сохраняется в ней потребность.


• Для социальных приложений социальных сетей могут потребоваться различные стратегии. Кроме того, имеется большой выбор инструментов, способствующих удовлетворению Ваших информационных потребностей

Подготовленный Управлением документ содержит рекомендации по управлению информацией, генерируемой различными видами социальных сетей, включая средства сетевого общения, блоги, средства обмена фото- и видеоматериалами, а также вики-инструменты.

В этом документе предлагаются детально проработанные стратегии управления информацией в социальных сетях. Он также содержит обзор инструментов, которые могут помочь в управлении содержащейся в социальных сетях деловой информацией.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/2.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/managing-social-media-business-information/