(Окончание интервью, данного Мари-Анн Шабен, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/i.html . Интервью брала Надеж Делальё)
Надеж Делальё: С оцифровкой связано немало вопросов. Например, становится ли подписанный сторонами на бумаге трудовой договор чем-то иным после сканирования в целях архивации?
Мари-Анн Шабен: Электронная версия в таком случае является всего лишь копией.
Н.Д.: А как насчет долговременной сохранности? Будут ли электронные материалы завтра в тех же форматах? Можем ли мы быть уверены в том, что создаваемые сегодня электронные документы впоследствии будут признаны доказательствами?
М.-А.Ш.: Сегодня технологии обеспечения долговременной сохранности достаточно зрелы, так что не нужно чрезмерно беспокоиться по этому поводу. Что не проявлялось ранее в бумажной среде, но обращает на себя внимание в среде электронной, это необходимость проводить различие быть между созданием документа (его аутентификацией) и обеспечением его долговременной сохранности.
В плане аутентификации электронная цифровая подпись используется для обеспечения защищённого обмена документами, позволяя установить, что документ действительно получен от лица, заявленного в качестве его автора, и что он не был изменен в процессе прохождения по сети.
После того, как авторство и целостность сообщения удостоверены с использованием этой технологии, то, в случае архивации документа в защищенной системе, именно эта система берет на себя решение задачи обеспечения долговременной сохранности. Поэтому в дальнейшем для обеспечения долговременной сохранности документа электронная цифровая подпись уже не нужна.
Еще один момент: документы следует создавать в открытых форматах, что для офисных документов в девяти случаях их десяти означает использование формата PDF. Архивировать документы в формате Word нежелательно, это все равно, что в бумажной среде архивировать договоры, написанные карандашом... Архивируемый документ должен быть надлежащим образом подготовлен и закончен (должен быть полным и точным, как говорят англосаксы).
Н.Д.: Можете ли Вы дать нам методические рекомендации относительно хорошей практики архивации?
М.-А.Ш.: Первый совет - не ждать, пока накопится тонна документов, прежде чем задуматься о вопросах их архивирования. Нужно обдуманно действовать уже в момент создания или получения документа. В случае отправки, проверки подлинности или получения документа, имеющего архивную ценность, его нужно немедленно оценить. Если этот документ меня к чему-либо обязывает, то я его архивирую, а если ни к чему не обязывает - не архивирую. Архивируемые документы нужно классифицировать, снабдить атрибутами (метаданными – Н.Х.) и установить для них правила и сроки хранения, дающие ответ на вопросы: В течение какого периода времени эти документы следует хранить? Зачем они мне нужны (для защиты прав определённых лиц, в связи с правилами охраны труда ... )? Прежде, чем помещать документ в систему, необходимо принять во внимание технические ограничения, связанные с обеспечением долговременной сохранности, потребность в доступе и ограничения на доступ.
Н.Д.: Какие системы подходят для архивации электронных документов?
М.-А.Ш.: Существует два типа инструментов, используемых для архивации. С одной стороны, это системы хранения, платформы для защищённого долговременного хранения, представляющие собой электронную среду, в которой файлы будут храниться правильным образом, вместе с идентифицирующей информацией и с возможностью осуществления миграции (см. стандарт ИСО по обеспечению долговременной сохранности, известный как OAIS).
Во-вторых, это инструменты для управления сроками хранения (что и в течение какого времени следует сохранять?), описательными метаданными и метаданными для управления контентом (что содержится в документе, кто имеет права доступа, необходимые меры защиты).
Как мне кажется, развитие идёт в следующем направлении: мы будем двигаться от систем и программных решений для архивации, одновременно обеспечивающих хранение контента и управление правилами хранения и доступа, - к схеме, в рамках которой совместно используется несколько инструментов, а именно: платформа хранения (пригодная для любого контента) и отдельно система управления метаданными, способная взаимодействовать с различными корпоративными машинами поиска. Здесь два ключевых элемента: поддержка и контент. Поисковая система может использоваться одна и та же для архивных документов, для баз данных и для прочей документации.
Н.Д.: Подводя итоги, как бы Вы описали архивацию?
М.-А.Ш.: Архивация – это в первую очередь определенное отношение к делу, которое надо выработать. Следует приоритизировать информацию на основе простых критериев: важности документа, срока его хранения, частоты использования, конфиденциальности, степени риска. Это станет основой для успешного проекта.
Н.Д.: Мари-Анн, спасибо Вам за эту информацию и советы.
М.-А.Ш.: Спасибо.
Источник: сайт Conseils Infodoc
http://conseils-infodoc.fr/marie-anne-chabin-archivage-attitude/
Комментариев нет:
Отправить комментарий