среда, 25 декабря 2013 г.

Мишель Роберж: Заканчивая разговор об англоязычном термине «Records Management» (Управление документами), часть 3


(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/records-management-2.html )

Третья часть заметки франко-канадского специалиста из провинции Квебек Мишеля Робержа (Michel Roberge – на фото) была опубликована на его блоге «Les Carnets de Michel Roberge»  20 ноября 2013 года.

Сорок лет тому назад Робер Гарон (Robert Garon), под чьим руководством я осваивал основы профессии, которые до сих пор использую на практике, определял в своем курсе «records» (документы) – в противовес «archives» (архивным документам) - как «серии материалов (documents) и досье, созданных министерствами и государственными учреждениями правительства (федеральной администрации) Канады  в ходе их деятельности (выполнения их миссии и управления)» [выдержка из моих конспектов лекций, лето 1973 года].

Такая «англо-американская» точка зрения отличалась от той, что нашла отражение во французском «Руководстве по архивному делу» (Manuel d’archivistique, см. http://www.antibealibris.com/livre/collectif-avant-propos-dandre-chamson-manuel-darchivistique-1970-eo/2362.html ), ориентированном на архивные документы, понимаемые как документы постоянного хранения.

В качестве подтверждения своей позиции, он ссылался на первое американское руководство, которое директор административной службы корпорации Локхид-Мартин Уильям Бенедон (William Benedon) опубликовал в Нью-Йорке в 1969 году в издательстве Prentice-Hall, озаглавив его «Records Management» (управление документами). Тогда - и в течение многих последующих лет - эта книга была «библией» по данному вопросу.

Несколько дней тому назад с помощью архивиста Университета Лаваль (Université Laval) Кароль Сольнье (Carole Saulnier, которой я очень благодарен) я раздобыл копию  страницы 258 книги Билла Бенедона - я верю, что этот экземпляр всегда будет тщательно сохраняться в этом учебном заведении, где я дебютировал как профессионал.

В списке терминов есть определение понятия «records». Как Вы можете видеть, в нём нет ни слова о записях, дисках и так называемых «обязывающих документах» (documents dit engageants) …
«RECORDS (GRM) : Any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units, and has been used by that company or its operating units or its successor as evidence of its activities or because of information contained therein ».

«Документ: любая бумага, книга, фотография, микрофильм, карта, чертёж, схема, карточка, магнитная лента, или любая их копия или распечатка, созданные или полученные компанией или её подразделениями и использовавшиеся этой компанией, её подразделениями или их преемниками в качества свидетельства их деятельности или вследствие содержащейся в них информации».
Два слова очень важны в предложенном Бенедоном определении: «любой»  и «деятельность» (activities). Первое подтверждает, что в сферу «управления документами» попадают все дела и документы организации. Что касается второго слова … оно подтверждает правильность сделанного ИСО выбора в отношении французского термина.

Это текст другого века, скажете Вы мне. Тогда я предложу Вам познакомится с точкой зрения двух британских специалистов в области архивного дела и управления документами Элизабет Шепард (Elizabeth Shepherd) и Джоффри Ео (Geoffrey Yeo). В их книге «Управление документами» (Managing Records: A Handbook of Principles and Practice,  http://www.barnesandnoble.com/w/managing-records-elizabeth-shepherd/1112020167 ), опубликованной в 2003 году в издательстве Facet Publishing после утверждения международного стандарта ISO 15489, авторы также определяют понятия «документа» и «деятельности»:
Record: «The essential characteristic of a record is that it provides evidence of some specific activity. […] Records provide evidence that can be used in any situation where proof of a particular activity is required.» (p. 2)

Документ: «Существенной характеристикой документа является то, что он свидетельствует о некоторой конкретной деятельности. [...] Документы обеспечивают свидетельства, которые могут быть использованы в любой ситуации, в которой потребуются доказательства определенной деятельности.» (стр. 2)

Activity: «an action or set of actions undertaken by an individual, a group of individuals or a corporate body, or by employees or agents acting on its behalf, and resulting in a definable outcome». (p. 2)

Деятельность: «действие или ряд действий, предпринимаемых отдельным лицом, группой лиц; или юридическим лицом либо действующими от его имени сотрудниками или агентами, и приводящие в итоге к определенным результатам». (стр. 2)
На следующей странице авторы устанавливают связь между деятельностью и созданием «документа»: «Документы являются продуктом деятельности организации, созданным или полученным во время или по завершении этой деятельности» (стр.3)

Можно, таким образом, констатировать, что эти определения (Бенедона и Шепард-Ео) говорят одно и тоже. Они делают абсолютно ненужными такие термины, как «записи» (enregistrements), «обязывающие документы» (documents engageants) и даже «архивные документы» (archives), которые лишь вносят путаницу во взаимоотношения профессия / клиент. Эти определения подтверждают выбор, сделанный техническим подкомитетом TC46/SC11 Международной организации по стандартизации  и дают законное право  ассоциировать с выражением «Information et documentation – Gestion des documents d’activité» (Информацию и документация – Управление деловыми документами) деятельности » настоящие и будущие стандарты, которые помогают нам в профессиональной деятельности и обеспечивают большее доверие к ней. Кроме того, в ходе идущего процесса пересмотра стандарт ISO 15489 также может получить более выразительное название, относительно чего, насколько я помню, был достигнут консенсус 26 стран, в числе которых Канада и Франция.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/records-management-4.html )

Мишель Роберж (Michel Roberge)

Источник: блог «Les Carnets de Michel Roberge»
http://gestarcarnets.blogspot.ru/2013/11/830-pour-en-finir-avec-lexpression.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий