воскресенье, 29 декабря 2013 г.

Вечные споры: 1. «Records management» или «управление документами» (gestion des documents)?


Заметка франко-канадского архивиста (специалиста по управлению документами и архивными документами) Даниэля Дюшарма (Daniel Ducharme - на фото) была опубликована на его блоге 10 декабря 2013 года. Это переработанный материал, который впервые был опубликован 5 августа 2010 года.

Какие слова вы используете, чтобы обозначить свою профессиональную деятельность? Records management (англ. управление документами), gestion des documents (фр. управление документами), gestion des archives courantes et intermédiaires (фр. управление оперативными и находящимися на ведомственном хранении архивными документами), gestion des documents d’activité (фр. управление деловыми документами) или gestion des documents engageants (фр. управление обязывающими документами)?

В 2010 году я обсуждал этот вопрос в посте на блоге Archivistique, который с тех пор был закрыт (на самом деле, переведён в режим доступа по приглашению – Н.Х.), чтобы не конкурировать с блогом Ассоциации архивистов Квебека (Association des archivistes du Québec, AAQ) «Convergences» (  http://archivistesqc.wordpress.com/ ). Ниже он перепечатан в качестве «зачина» нового поста. В дальнейших постах я продолжу обсуждение двух названий нашей профессии, которые стали поводом к недавним дебатам во франкоязычном сообществе: управление деловыми документами (gestion des documents d’activités) и «управление обязывающими документами» (gestion des documents engageants).

Основная проблема, которая возникла в связи с использованием во французском тексте стандарта ISO 15489 [1] термина «records management» для обозначения понятия «управление документами» - или, более формально, управления оперативными и находящимися на ведомственном хранении архивными документами (Напомню, что во французском языке понятие «архивные документы» (archives) трактуется очень широко и охватывает практически все документы организации, которым установлен хоть какой-нибудь срок хранения. Если кому-то такой подход покажется странным, посмотрите в российский закон об архивном деле – там определение этого термина ровно такое же – Н.Х.)  -  связана с тем, что введение этого термина предполагает, что «управление документами» (RM) является некоей «новой» дисциплиной и, более того, отличающейся от архивного дела.

Тем не менее, RM практикуется на протяжении многих лет в организациях в том числе и  франкоговорящих стран и регионов. При желании, мы можем проследить своё происхождение от момента зарождения западной цивилизации. Чтобы убедиться в этом, достаточно познакомиться с историческими исследованиями Жан-Ива Руссо (Jean-Yves Rousseau) и Кароль Кутюр (Carol Couture) [2], а также Лучианы Дюранти (Luciana Duranti) [3].

Что же касается разделения сфер деятельности RM и архивного дела, то оно, безусловно, имеет место в англосаксонских странах, где понятия «документов» и «архивных документов» охватывают две разные сферы, - но это не так во франкоязычных странах, где большинство национальных законов об архивах настаивают на том, что понятие «archives» (архивные документы) - более общее, чем  понятие «records» (документы), которое является его частным случаем.

В качестве примера можно процитировать Закон об архивах канадской провинции Квебек [4], который определяет архивы / архивные документы как «совокупность всех материалов (documents), независимо от их характера и времени создания, созданных или полученных лицом или организацией для своих нужд или в рамках своей деятельности, и сохраняемых ввиду их общей информационной ценности». То же самое сказано и во французском законе 1979 года [5], в котором определено, что «архивные документы – это совокупность материалов, независимо от даты их создания [ ...] , созданных или полученных любым физическим или юридическим лицом [ ...] в ходе осуществления ими свой деятельности».

В свете сказанного, какой термин лучше употреблять на практике – «records management», «управление оперативными и находящимися на ведомственном хранении архивными документами» или «управление документами»? Во Франции термин «records management» прижился в литературе по делопроизводству и архивному делу. В Квебеке, где RM является обычной практикой на протяжении тридцати лет, многие специалисты предпочитают использовать для обозначения своей профессии такие выражения, как «управление документами» и «управление документацией» (gestion documentaire).

В то же время сторонники единой архивно-документационной дисциплины предпочитают термин «управление оперативными и находящимися на ведомственном хранении («промежуточными») архивными документами», который использовался в ходе ряда мероприятий, организованных  франкоговорящим архивным сообществом – наиболее ярким примером является международный симпозиум, проведенный в 1999 году в Дакаре Международной ассоциацией франкоязычных архивов (Association internationale des Archives francophones), который назывался «Управление оперативными и «промежуточными» архивными документами: Политика и практика» (La gestion des archives courantes et intermédiaires: politiques et pratiques).

На самом деле наиболее точным переводом термина «records management» было бы выражение «управление архивными документами, имеющими административную и правовую ценность» (gestion des documents d’archives de valeur administrative et légale), - но, согласитесь, никто не станет его использовать в повседневной жизни ...

Понятие «зафиксированной и органичной информации» (information consignée et organique) - выражение, введенное Жан-Ивом Руссо и Кароль Кутюр в их книге «Основы архивной профессии» (1994) и повторенное Ассоциацией архивистов Квебека в её «Стратегических направлениях» ( AAQ 1999 г.) [6 ] также имеет право на существование. Но хотя оно и позволило квебекскому архивному сообществу придти к какому-то консенсусу, однако по-прежнему редко используется в повседневной деятельности специалистов по управлению документами, просто потому, что не делает различия между административной ценностью (активные документы, или, иначе говоря, оперативные архивные документы), правовой ценностью (полуактивные документы – или архивные документы на ведомственном хранении) и культурно-исторической ценностью документов (исторические архивы).

Так какой же термин нам следует использовать? Безусловно, прискорбно, что французские архивисты поддерживают термин «records management» под тем предлогом, что данное понятие не имеет аналогов во французском языке. Столь же прискорбно, что квебекские архивисты продолжают переводить этот термин как «управление документами» (gestion des documents) или «управление документацией» (gestion documentaire).  К тому же термин «управление документами» создает еще больше путаницы в европейских странах, где он ассоциируется с документацией (documentation), а не с архивным делом (archivistique). Напомню, что во франкоязычных странах Европы проводится различие между специалистами библиотечного дела (bibliothécaires), документоведами (documentalistes) и архивистами (archivistes). Например, отделение документированной информации (information documentaire) Высшей школы управления в Женеве не носит названия «records management» ... а именно там преподаются информационные науки, т.е. библиотечное дело, документоведение и архивное дело.

Здесь важно помнить, что во французском языке слово «document» ни в коей мере не передает «органическую» природу «архивного документа» (document d’archives). Однако, как справедливо отметили швейцарские архивисты Франсуа Бюржи (François Burgy) и Барбара Рот (Barbara Roth) [7], никакое название не сможет удовлетворить всех, и мы должны выбирать свою позицию с учетом последних событий, произошедших в архивной отрасли.

Так что же делать? Международная ассоциация франкоязычных архивов в рамках проекта своего архивного портала, в результате дискуссии со сторонниками использования  термина «records management» без перевода на французский язык (это, следует отметить, в основном были представители Франции), решила сохранить термин «управление документами» (gestion des documents). В результате - и здесь я, действительно, складываю оружие, - мне кажется, что, в соответствии со стандартом ISO 15489, термин «управление документами» является предпочтительнее всех прочих для обозначения управления архивными документами, имеющими административную или правовую ценность. Напротив, я рекомендую, по мере возможности, использовать этот термин, поскольку на деле он подразумевает именно управление архивными документами, имеющими административную или правовую ценность. Так, пожалуй, может появиться новая аббревиатура GAVAL (от Gestion des Archives de Valeur Administrative et Légale) ... Короче говоря, продолжать дальше эту дискуссию бессмысленно ... но этому не способствовала французская редакция стандарта ISO 15489, официально одобрившая термин «records management».

Даниэль Дюшарм (Daniel Ducharme)

Литература:

[1] ISO 15489, Norme internationale: Information et documentation – «Records management». Genève, ISO, 2001.

[2] Rousseau, Jean-Yves, Carol Couture et collaborateurs (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Québec: Presses de l’Université du Québec.

[3] Duranti, Luciana. «Diplomatics : New uses for an old science» (Part I-VI.), Archivaria, 28-33 (1989-1992).

[4] Loi sur les archives du Québec (1983), site de l’Éditeur officiel du Québec, http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/A_21_1/A21_1.htm

[5] Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives. http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000322519

[6] Association des archivistes du Québec (1999). «Orientations stratégiques 1999-2005», site de l’Association des archivistes du Québec.

[7] Burgy, François et Barbara Roth. « Les Archives en Suisse : ou la fureur du particularisme », Archives 34 : 1-2 (2002), p. 37-80

Источник: блог Даниэля Дюшарма / блог Archivistique
http://danielducharme.blogspot.fr/2013/12/un-eternel-debat-1-records-management.html
http://achivistiquemoderne.wordpress.com/2012/01/07/un-eternel-debat-records-management-ou-gestion-des-documents/
http://archivistique.wordpress.com/2010/08/05/un-eternel-debat-records-management-ou-gestion-des-documents/

Комментариев нет:

Отправить комментарий