вторник, 12 ноября 2013 г.

Пять тенденций, меняющих облик управления документами, часть I


Данная статья появилась 29 октября 2013 года в 10-м (ноябрь-декабрь) номере журнала KMWorld http://www.kmworld.com/ ) за 2013 год.

Специалисты по корпоративной архитектуре и по управлению документами должны быть открыты для сотрудничества, участвуя совместно с пользователями из деловых подразделений в работе, затрагивающей сферы интересов ряда служб, и разрабатывая вместе с ними технический план-график выявления и изучения новых источников корпоративных документов.

Технология эволюционировала с тех пор, как первое поколение инструментов для управления документами вышло на рынок более 20 лет тому назад (см., например, видеоподкаст аналитика фирмы Forrester Джеймса МакКуиви (James McQuivey), http://solutions.forrester.com/disruption ).

Под законодательно-нормативные требования в настоящее время подпадает более широкий спектр сохраняемой электронным образом информации (electronically stored information, ESI – термин американского права – Н.Х.), в том числе видеозаписи, социальные сети и мгновенные сообщения, а не только графические образы или офисные материалы, которые традиционно назывались «документами». Начинает распространяться термин «полномасштабное управление информацией» (information governance), который лучше описывает и поддерживает целостную, опирающуюся на представление о жизненном цикле, точку зрения на создание, использование и защиту электронной информации.

Тенденция 1: Управление документами переходит в полномасштабное управление информацией

Аналитики и архитекторы корпоративных систем продолжают уделять основное внимание бизнес-архитектуре, информационной архитектуре, более гибким план-графикам внедрения технологий и принятию стандартов. В то же время у многих коммерческих организаций по-прежнему нет уверенности в успешном развитии их программ управления электронными документами, инициатив в области соблюдения законодательно-нормативных требований и готовности к э-раскрытию – меняются практики и инструменты, традиционно использовавшиеся для управления электронными документами. Новые поставщики применяют свежие подходы к вопросам соответствия установленным требованиям, категоризации и соблюдения требований к срокам хранения. Переход к более полномасштабному и упреждающему управлению информацией на протяжении всего её делового жизненного цикла - а не только в самом его конце – уже начался.

Рассчитанный на будущее подход к управлению документами формируется на основе приоритетного внимания электронным технологиям (Digital-first), а не «бумажной» парадигмы. Понятия номенклатуры дел и классификационной схемы, папки, тома дела и отсечки (механизм формирования томов дела – Н.Х.) налагали ограничения на то, каким образом обеспечивалась организация электронной информации и управление ею. Словарь центра хранения бумажной документации более не актуален для организации, отдающей приоритет электронным технологиям. Сегодня специалист по работе с информацией (information worker) может подготовить соглашение в облачном приложении, таком, как Google Docs, поделиться им с коллегами, отредактировать его на планшете и переслать  исправления на сайт поддержки сотрудничества с клиентами, - даже находясь в самолете. Однако деловые документы продолжают создаваться за пределами традиционных приложений для настольных компьютеров.

Новый подход поставщиков к управлению информацией выходит за пределы «документов». Технологии, опирающиеся на развитые средства поиска, архивирования и управления сроками хранения, предлагают возможности для управления различными формами сохраняемой в электронном виде информации, такими, как результаты активности в социальных сетях или мультимедийные объекты, - даже тогда, когда такая информация официально не классифицируется как документы.

Управлять нужно рабочими материалами, структурированной или полу- структурированной информацией, обеспечивая в том числе защиту от несанкционированного доступа, использования, уничтожения или раскрытия на протяжении всего её жизненного цикла. Иными словами, часто изменяющиеся данные в Вашей финансовой системе отражают Вашу деловую деятельность точно так же, как и официальная ежеквартальная бухгалтерская отчетность. Должна быть возможность выполнять распоряжения по приостановлению уничтожения документов и проводить э-раскрытие во исполнение требований, связанных с процедурами судебных разбирательств, аудитом или выполнением законодательства о свободе доступа к государственной информации, - независимо от документного статуса объектов и от того, где они хранятся – в офисе компании или в облачной среде.

Тенденция 2.  Использование облачных и социальных платформ делает подход «подшить в дело и объявить официальным документом» (file and declare) неэффективным

В 2011 году объём рынка облачных вычислений оценивался в 41 миллиард долларов, и, по прогнозам, к 2020 году он увеличится до 240 миллиардов. Более половины этого рынка (21.2 млрд. долл.) в 2011 году составляли инструменты повышения эффективности деловой деятельности (business productivity tools), предлагавшиеся по модели «программное обеспечение как услуга» (software as a service, SaaS). В их число входят сайты для совместного использования документов, социальные платформы для внутреннего и внешнего сотрудничества, платформы для маркетинга, системы управления взаимоотношениями с клиентами, а также учетные системы. Известные поставщики корпоративных приложений энергично «создают свои SaaS-портфели за счет приобретения и развития существующих продуктов», а из числа новых поставщиков лишь немногие развивают исключительно необлачные решения. Чтобы адаптироваться к этому новому миру, архитекторам корпоративных и информационных систем следует понимать следующее:
  • Традиционные инструменты управления документами не спешат перебраться в облака. Специалисты по управлению документами рискуют сохранить устаревшие видение, предполагающее импорт либо помещение делового контента в хранилище документов на территории организации. Корпорации планируют сейчас более напористое внедрение облачных услуг архивации и хранения, но только 8 процентов специалистов по управлению документами сообщили в 2012 году об использовании SaaS-подхода для управления документами.

  • Специалисты по управлению документами и комплайенсу по-прежнему опасаются облаков и социальных платформ. У архитекторов корпоративных систем и у их коллег из сообщества специалистов по управлению документами нет единой точки зрения на преимущества облачных вычислений. Поставщики облачных услуг во всё большей степени поддерживают требования к сегрегации контента, обеспечению безопасности, защите персональных данных и сохранению данных под определенной юрисдикцией (data sovereignty); а также предлагают соглашения о качестве обслуживания (service-level agreements, SLA), направленные на снижение рисков. Несмотря на это, специалисты по управлению документами по-прежнему ссылаются на правовые риски и риски в области безопасности и защиты персональных данных как на три основные причины для того, чтобы приторморзить переход на использование облачных услуг и SaaS. Это противоречит комфортным ощущениям от этих услуг, испытываемым разработчиками, бизнес-менеджерами и ИТ-руководителями. (Ах, ну какие же бяки эти специалисты по управлению документами! Правда, авторы статьи так и не рискнули сказать, что они неправы в своих опасениях :) В реальности же эти люди не более ретрограды, чем, скажем, юристы, с которыми им приходится взаимодействовать всё теснее. Просто, в отличие от многих представителей ИТ-сообщества, они не склонны смотреть на облака через розовые очки; не в последнюю очередь и потому, что наши американские коллеги имеют огромный опыт аутсорсинга хранения бумажных документов, и на своей шкуре знают, что может случиться, когда важная информация и иные ресурсы организации оказываются под контролем третьей стороны  – Н.Х.)

  • Нынешние системы управления документами и так уже не охватывают многие формы сохраняемой электронным образом информации. Более «старые» типы электронной информации, такие как графические образы, электронная почта или офисные документы, часто захватываются в традиционные приложения для управления документами. Для более новых типов контента менее вероятно, что для них будет организован жизненный цикл на основе утвержденной политики или назначены сроки хранения и действия по их истечении. Сообщения с мобильных устройств, посты в социальных сетях или на веб-сайтах являются важными источниками подлежащей раскрытию в случае судебных споров информации, но исполнять судебные запреты на уничтожение в отношении такого контента может быть сложно. (Если альтернативой является 20-летнее тюремное заключение и/или штраф в 5 миллионов долларов, то сложность обычно оказывается не столь уж непреодолимым препятствием :) – Н.Х.)

Комментариев нет:

Отправить комментарий