понедельник, 25 ноября 2013 г.

Впечатления от 20-й юбилейной конференции ВНИИДАД, часть I


У меня сложилось впечатление, что юбилей придал новое дыхание нашей самой почтенной по возрасту конференции: как-то ярче стали краски, разнообразнее выставка ИТ-компаний, появилась очередь за новыми публикациями института, больше было видно молодёжи, не говоря уже об особенно бросающемся в глаза в этом году обилии участников из стран СНГ и Европы.

Темой конференции этого года стало «Эффективное управление электронными документами», и о бумажных документах участники вспоминали крайне редко (а давно ли всё было наоборот!).

В отличие от прошлых лет было меньше докладов об отдельных внедрениях тех или иных систем, зато очень часто, по отдельности и в сочетаниях, всплывали вопросы терминологии, использования электронных подписей и длительного и постоянного хранения электронных документов.

Было видно, что преобладающее внимание к «электронной» проблематике не просто связано с темой конференции – для очень многих коллег-практиков самыми острыми и насущными сейчас стали именно вопросы управления различными видами электронных документов. Побочным эффектом, правда, стало то, что «копать» эти вопросы начали в том числе и те, кто до недавнего времени занимался исключительно бумажным делопроизводством, и в результате на конференции было сделано рекордное количество, я бы сказала, «научно-фантастических» докладов, авторы которых излагали своё видение того, как следовало бы устроить электронную Вселенную (не очень оглядываясь при этом на законодательство и на уже сложившуюся отечественную практику, не говоря уже о зарубежном опыте) :)  Зато несколько раз после таких докладов вспыхивали очень любопытные дискуссии, что также пошло конференции на пользу.

Обо всех событиях конференции рассказать невозможно, поэтому остановлюсь лишь на тех эпизодах, которые произвели на меня наибольшее впечатление.

Директор ВНИИДАД, д.и.н. Михаил Васильевич Ларин (в центре) перед началом заседания

Выступает О.В.Наумов

Заместитель руководителя Федерального архивного агентства к.и.н Олег Владимирович Наумов выступил с эмоциональным приветственным словом, в котором затронул ряд концептуальных вопросов, таких, как вопрос о единой СЭД для государственных органов. по его мнению, такая СЭД могла бы быть полезна для органов, которые только начинают свой переход на электронный документооборот. О.В.Наумов высказался о сравнительных достоинствах и недостатках создание единого государственного электронного архива, а также «промежуточного» электронного архива (который не обязательно должен быть государственным). Был поднят вопрос о том, как готовить специалистов для электронных архивов – обучать дорогостоящих ИТ-специалистов основам архивного дела, либо архивистам давать знания в области ИТ-технологий. Он также довольно ядовито упомянул эксперименты Минкомсвязи (не называя министерство по имени), которое в последнее время рассылает ничем не заверенные электронные копии документов с непонятным статусом, внутри которых «визуализирован» штампик о наличии электронной подписи, в который предлагается верить.

Директор УкрНИИДАД Александр Яковлевич Гаранин и операционный директор компании «ОСГ Рекордз Менеджмент» Алексей Рыков

Заместитель директора ВНИИДАД О.В.Янковая рассказала о том, что было сделано институтом в последнее время, а также о планах на будущее. В частности, разработаны «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» (о конкурсе на их разработку см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/blog-post_9.html ), с которыми нам ещё предстоит познакомиться. Будем надеяться, что этот документ не повторит судьбу известных требований к СЭД Минкомсвязи.

ВНИИДАД также доработал проект «Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (см. фото).

Слайд из доклада В.Ф.Янковой

Если первая версия этих рекомендаций (тогда это были два документа – один для государственных и муниципальных архивов, второй – для архивов организаций, см. http://archives.ru/press/22-01-2013-rekommendacii-project.shtml ; сейчас оба они сведены в один) описывала работающие, но сильно устаревшие технологии (предусматривалось использование для хранения и передачи электронных документов исключительно оптических дисков), то теперь коллеги ударились в другую крайность и без каких-либо сомнений рекомендовали всей стране пользовать поверхностно описанную технологию, которая никем ещё не тестировалась (и здесь даже не имеет значения, насколько безошибочна сама эта технология, - а серьёзные ошибки, с моей точки зрения, в ней имеются).

На конференции можно было приобрести книгу «Управление документами. Термины и определения. Словарь». Это полезная публикация, которая всё же, как мне кажется, больше ориентирована в прошлое, чем в будущее – в её основе по-прежнему лежит бумажно-ориентированная терминология ГОСТ Р 51141-98, в т.ч. и определение ключевого термина «документ». В словаре есть и интересные новеллы. Заслуживает внимание, в частности, определения вызывающих в последнее время много споров терминов «юридическая значимость» и «юридическая сила»:
Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия.
При этом ВНИИДАД настаивает на своей трактовке понятия «официальный документ», которая не совпадает с трактовкой действующего законодательства:
Официальный документ: Документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке.
Кроме того, ВНИИДАД уже отправил в Росстандарт окончательный вариант пересмотренного терминологического ГОСТа, который предполагается ввести в действие с 1 марта 2014 года. Судя по тому, как мало времени прошло с момента публичного обсуждения его проекта (см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/blog-post_4668.html ), боюсь, что многочисленные серьёзные замечания авторским коллективом были проигнорированы. Если дело обстоит именно так, то может повториться история с Типовой инструкцией – и авторитетный (пусть и устаревший) ГОСТ Р 51141-98 потеряем, и взамен ничего путного не получим.

В 2014 году ВНИИДАД собирается завершить разработку ГОСТов на основе стандартов ИСО системы менеджмента документов серии ISO 30300 (об обсуждении их проектов см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/10/iso-30300.html ).

Мониторинг делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ). уже в течение нескольких лет проводимый ВНИИДАДом, в этом году дал поразительный результат – по словам В.Ф.Янковой, получены данные от 63 федеральных органов власти, свидетельствующие о сокращении бумажного делопроизводства в ФОИВ почти на 10% ! Для сравнения отмечу, что после 15 лет активного внедрения электронных технологий США удалось лишь стабилизировать объёмы бумажного делопроизводства в стране, не в последнюю очередь благодаря экономическому кризису. Кроме того, ещё в прошлом году нам говорили о росте на 10-15%. Новые цифры, таким образом, говорят либо о действительно выдающемся достижении нашего государства, либо о том, что что-то не так с методикой сбора и обработки данных мониторинга.

Наконец, говоря о рекомендациях по хранению электронных документов, В.Ф.Янковая сказала ещё одну любопытную вещь (цитирую по аудиозаписи): «И тут, конечно, нужно отметить очень важную роль наших соисполнителей, или соучастников этого проекта, потому что собственных сил, интеллектуальных прежде всего, нам, конечно, для этой работы не хватало, и мы привлекали наших коллег из Санкт-Петербурга и коллег из Москвы, с которыми, можно сказать, эту работу совместными усилиями выполняли…» .

Слайд из доклада В.Ф.Янковой

«Коллеги из Санкт-Петербурга», к сожалению, остались безымянными, а вот о московской фирме «АС» (представитель которой во второй день блеснула феерическим докладом, в котором высказала очень нетрадиционный взгляд на терминологию отрасли) сказано было немало (см. фото выше) – в частности, то, что эта фирма будет автоматизировать работу ВНИИДАД. Кстати, автоматизация ВНИИДАД – замечательная новость, поскольку люди, сами работающие в электронной системе с электронными документами, будут гораздо реже ошибаться в своих рекомендациях всем остальным :)

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/20-ii.html )

3 комментария:

  1. Интересные впечатления :-) Особенно про фирму АС :-) Как жаль, что в те дни я был в командировке!

    ОтветитьУдалить
  2. 1. При передаче в архив, документ конвертируется в PDF/A.
    2. В контейнер документа входит PDF/A, ЭП и метаданные.

    Вопрос, где подписанный ЭП оригинал документа? Или подписывать предлагается именно PDF/A? Тогда его будут подписывать только при передаче в архив? Что-то тут не так :)

    ОтветитьУдалить
  3. В проекте Рекомендаций сказано:

    "7.3. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации

    В процессе подготовки электронных документов к передаче в архив организации осуществляется
    ...:
    - конвертирование электронных документов в формат архивного хранения;"


    Не все знают, что после такого конвертирования первоначальная ЭЦП уже не проверится, и то, что пойдёт в архив, будет, в лучшем случае, заверенной копией...

    ОтветитьУдалить