Дания: Опубликована обновленная стратегия Национальных Архивов в области архивации электронных документов

Как сообщил 6 мая 2013 года в информационной рассылке Международного Совета Архивов руководитель отдела электронной архивации Национальных Архивов Дании Ян Дальстен Сёренсен (Jan Dalsten Sørensen), в январе 2013 года Национальные Архивы Дании опубликовали свою обновленную стратегию в области архивации электронных документов.

Документ доступен на датском и английском языках. Версия стратегии на английском языке объёмом 6 страниц находится по адресу:  http://www.sa.dk/media%284826,1033%29/Strategy_for_archiving_digital_records.pdf 

Стратегия описывает, каким образом Национальные Архивы Дании решают проблемы, связанные с приёмом на хранение и обеспечением сохранности электронных документов. В документе описаны принципы и приоритеты, лежащие в основе проводимой архивной службой Дании работы, а также усилий по внедрению стратегии на практике.

В качестве ключевых можно отметить следующие моменты:

• Национальные Архивы Дании ориентируются на стратегию миграции. Создатели архивов должны мигрировать электронные документы в небольшое число хорошо описанных стандартных форматов, указанных Национальными Архивами. Предусматривается проведение последующих миграций в процессе архивного хранения.


• Независимость от систем. Стратегия ориентируется на сохранение данных и документов, а не систем, в которых те были первоначально созданы.


• Подчеркивается, что, в отличие от традиционных архивов, упор делается не на сохранении оригиналов, а на сохранении содержащихся в документах данных и информации. После передачи на архивное хранение целостность и аутентичность обеспечивается Национальными Архивами Дании.


• Государственные органы обязаны оповещать Национальные Архивы о создании новых ИТ-систем, и, в случае, когда такие системы содержат информацию, подлежащую постоянному хранению, получить одобрение архивной службы.


• Прием электронных материалов осуществляется регулярно и достаточно часто, как правило, каждые пять лет, не дожидаясь (в отличие от бумажных документов) того момента, когда они перестанут активно использоваться в оперативной работе.


• Физическая сохранность обеспечивается за счет распределенной системы хранения (несколько идентичных копий, на носителях нескольких видов, хранятся в нескольких  географически удаленных друг от друга местах).


• Стратегия согласуется с признанным в международном масштабе стандартом OAIS.


• Деятельность по обеспечению долговременной сохранности планируется (включая время проведения миграций, изменения стандартов и т.д.).

Этот небольшой документ может быть полезен архивным службам тех стран, которые пока ещё неторопливо собираются подумать о возможности когда-нибудь разработать собственные подходы к решению данной проблемы :)

Источник: сайт Национальных Архивов Дании
http://www.sa.dk/content/us/appraisal_and_transfer/digital_records_-_strategies_and_requirements
http://www.sa.dk/content/dk/forskning_og_udvikling/digital_arkivering
http://www.sa.dk/content/dk/forskning_og_udvikling/digital_arkivering/strategi_for_bevaring_af_digitale_arkivalier