четверг, 24 января 2013 г.

Проекты рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов


22 января 2013 г. Росархив на своем сайте (см.: http://archives.ru/press/22-01-2013-rekommendacii-project.shtml ) опубликовал проекты подготовленных ВНИИДАДом по его заказу рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов:
Росархив приглашает всех желающих присылать свои замечания и предложения:
«В силу того, что проекты рекомендаций являются первой попыткой системного подхода к формулированию особенностей работы архивов организаций, государственных и муниципальных архивов с электронными архивными документами на всех стадиях и этапах их жизненного цикла, – некоторые положения рекомендаций носят дискуссионный характер. В связи с этим Росархив, как заказчик проектов рекомендаций, и ВНИИДАД, как исполнитель, заинтересованы в широком обсуждении профессиональным архивным сообществом данных рекомендаций. Замечания и предложения по рекомендациям предлагают направлять до 10 марта с.г. по указанным в сообщении адресам электронной почты.»
На конференция «Инфодокум Архив» в декабре 2012 года об этих проектах уже рассказывала заместитель директора по научной работе ВНИИДАД В.Ф.Янковая (мои впечатления см.: http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/2012_9.html ). Теперь у специалистов отрасли появилась возможность познакомиться с этими документами в первоисточнике.

Предлагаю вниманию коллег свою оценку этих рекомендаций. В ней я постаралась сконцентрировать внимание на принципиальных вопросах, не размениваясь на критику их отдельных, порой довольно забавных положений. 

Оценка подготовленных ВНИИДАД проектов документов
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» и  «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций»

Данные проекты по сути дела представляют собой поверхностную переработку известных нормативных документов Росархива, регламентирующих работу традиционных бумажных архивов. При этом разработчики проектов исходят из предположения о том, что документы хранятся исключительно на съёмных оптических носителях однократной записи, а весь учет ведется в бумажном виде с использованием традиционных форм.

В настоящее время как государственными, так и коммерческими организациями, действующими в Российской Федерации, для хранения электронных материалов используются как разнообразные виды носителей информации, так и информационные системы. Следует отметить, что в мировой практике (в т.ч. в практике зарубежных государственных электронных архивов) в настоящее время как предпочтительный вариант рассматривается хранение информации и документов в онлайн-системах, а съёмные носители обычно предлагается использовать для хранения страховых и резервных копий. Есть примеры того, как даже резервные копии хранятся в онлайн-системах.

В условиях одновременного использования в стране разнообразных технологий создания и хранения электронных документов и быстрого изменения этих технологий, не может быть жизнеспособным документ, пытающийся регламентировать технологические аспекты управления информацией исходя из представлений об уже устаревающих технологиях.

Разработчикам проекта следовало учесть мировой опыт и подготовить небольшие по объёму высокоуровневые документы нормативного характера, в которых сформулировать основные принципы архивного хранения электронных документов и ключевые, по возможности технологически-нейтральные требования, обеспечивающие соблюдение принципов и позволяющие обеспечить сохранность и доступность целостных и аутентичных электронных документов в течение установленных для них сроков хранения.

Дополнительно можно было бы подготовить набор методических документов,  содержащих рекомендации по обеспечению сохранности отдельных видов электронных документов (Документы подписанные ЭЦП/усиленными электронными подписями, базы данных, аудиовидеоматериалы, электронная почта, интернет-сайты, интернет-приемные, социальные сети и т.д.).

В условиях, когда Президент и Правительство страны предпринимают настойчивые усилия, нацеленные на переход государственного управления и коммерческой деятельности на современные электронные технологии, неприемлема ориентация проектов на ведение архивного учета в традиционном бумажном виде, не учитывающая к тому же особенности хранения и учета электронных дел и документов.

Среди прочих принципиальных недостатков проектов можно выделить следующие:
  • Ориентация на устаревшие ИТ-технологии и технологии электронной архивации начала 2000-х годов. Документы игнорируют возможность хранения документов  в онлайн-системах и возможность передачи документов на архивное хранение по каналам связи, а также путем передачи ответственности за хранение в случаях, когда оперативные и архивные документы хранятся в одной системе. Также не учитывается возможность внеофисного хранения электронных документов и применения для этой цели облачных систем. Рекомендации не учитывают конструктивные и функциональные особенности современных носителей информации, таких, как флеш-накопители, портативные жёсткие диски, карты памяти и т.п.

  • Не учитывается смешанный характер документооборота в большинстве организаций. Отсутствуют рекомендации о том, как поступать в случаях, когда документы одного вида могут быть как электронными, так и бумажными.

  • Не дан ответ на актуальный вопрос о том, как обеспечивать долговременную сохранность документов, подписанных ЭЦП/усиленными электронными подписями. Данный вопрос вообще не рассматривается в проектах, хотя уже сейчас ряд организаций столкнулся с проблемами не только обеспечения долговременной сохранности документов такого рода без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы, но и с проверкой «исторических» подписей по истечении срока действия сертификатов. Хотя окончательно решения данной проблемы в мире пока что не найдено, разработчикам следовало предложить рекомендации, позволяющие с большей вероятностью сохранять документы целостными и аутентичными даже в случае проведения их конверсии (миграции).

  • Указания в отношении оптимального температурно-влажностного режима существенно расходятся с аналогичными рекомендациями архивных служб зарубежных стран.

  • Рекомендации для организаций не учитывают  правовой статус Росархива. Росархив не имеет полномочий что-либо диктовать организациям, не являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, для акционерных обществ, страховых обществ, кредитных организаций и т.д. правила работы с документами устанавливаются иными уполномоченными федеральными органами, такими, как ФСФР и Банк России. В этой связи неприемлем стиль, характерный для нормативных документов, а также то, что документы не были согласованы с другими регуляторами.
Оценивая подготовленные ВНИИДАД проекты в целом, приходится констатировать их непригодность для решения поставленных задач. Данные документы в ограниченной степени можно использовать лишь как необязательные рекомендации для организаций, продолжающих применять в основном традиционный бумажный документооборот, создающих/получающих небольшое количество электронных документов, имеющих минимальную информационную инфраструктуру и не предполагающих внедрять современные информационные системы.

Данные проекты не могут быть исправлены путем редактирования, и документы должны быть разработаны заново, на основе современных представлений о нормативных и методических документах такого рода.

Источник: Сайт Росархива
http://archives.ru/press/22-01-2013-rekommendacii-project.shtml

3 комментария:

  1. Готов поспорить с такой формулировкой: "хотя уже сейчас ряд организаций столкнулся с проблемами не только обеспечения долговременной сохранности документов такого рода без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы, но и с проверкой «исторических» подписей по истечении срока действия сертификатов. Хотя окончательно решения данной проблемы в мире пока что не найдено,...."
    На самом деле полно технических решений и на рынке они есть, ну например опирающиеся технически на RFC 3029 и нормативно на Приказ МКС 221 п.15.

    ОтветитьУдалить
  2. Вы совершенно справедливо поименовали свою творческую работу «оценкой», а не «отзывом».

    ОтветитьУдалить
  3. читаю РЕКОМЕНДАЦИИ
    по комплектованию, учету и организации хранения
    электронных архивных документов
    в архивах организаций
    стойкое чувство что в типовую инструкцию по делопроизводству в ФОИВ добавили слов электронный и всё

    ОтветитьУдалить