В марте-апреле 2012 годы мы вместе с Джанет Найт (Janet Knight) провели два организованных Управлением государственных документов штата бесплатных семинара «Управление делороизводческими рисками в деловых системах» (Managing recordkeeping risk in business systems). В обоих случаях зал был полностью заполнен действительно очень заинтересованными и увлеченными участниками. Благодаря их энтузиазму и готовности делиться знаниями и опытом, мы с Джанет узнали не меньше нового для себя, чем, как я надеюсь, сами участники!
История семинара
За последний год семинар существенно эволюционировал. Три года назад, когда он был первоначально разработан, семинар использовался для объяснения и проработки требований, содержащихся в опубликованном Управлением государственных документов стандарте управления электронными документами. Теперь, когда большинство государственных органов уже хорошо знакомы с этим стандартом и его требованиями, семинар превратился в разбор ряда примеров из практики (case studies), связанных с информационными рисками. Основное внимание уделяется тем рискам, которые способны повлиять на управление документами в деловых системах, а также различным способам уменьшения этих рисков.
Содержание семинара
С точки зрения содержания, семинар начинается с изучения рисков, способных представлять угрозу для электронной информации. Мы рассматриваем, что это за риски - информация не будет сохранена, окажется неполной, не вызывающей доверия, не имеющей смысла, недоступной, поврежденной, отсутствующей и т.д., - и обсуждаем реальные последствия, которые возможны, если эти риски не понизить.
Затем мы изучаем причины, приводящие к широкому распространению подобных рисков. В рамках этого анализа мы разбираем различия между деловыми системами и системами управления документами и обсуждаем вопрос о необходимости учитывать принципы управления документами при проектировании большинства деловых систем. Затем мы переходим к разбору примеров из практики.
При анализе таких примеров, мы обращаем внимание на ключевые решения в плане управления документами, которые должны быть приняты в ходе:
- проектирования и настройки системы,
- интеграции систем,
- миграции систем,
- выбор форматов документов, и
- при переходе на использование облачной среды для ведения деловой деятельности или хранения информации,
В качестве примеров из практики мы подбираем ситуации, связанные с применением баз данных, использованием приложений для социальных сетей и онлайн-систем управления проектами, интеграцией систем, проектами миграции систем, - чтобы проиллюстрировать делопроизводческие риски, а затем рассмотреть способы их минимизации.
Ключевые моменты, на которые мы обращаем особое внимание
Ключевым моментом, который мы подчеркиваем на протяжении всего семинара, является то, что стандарт управления электронными документами был создан не в качестве некоего бюрократического «упражнения» по оценке соответствия существующим законодательно-нормативным требованиям. Стандарт был разработан с искренним намерением помочь государственным органам увидеть риски, существующие в электронной деловой среде, и определить способы применения стратегий управления документами для смягчения этих рисков.
Мы не отрицаем, что семинар может произвести на слушателей несколько удручающее впечатление, поскольку мы обсуждаем очень много рисков и показываем массу вполне реальных угроз для государственной деловой информации. Но это также прекрасная возможность высказаться, «обкатать» идеи и поговорить о возможных решениях, сработавших и не сработавших в различных условиях.
По ходу семинара мы делаем упор на прагматизм, а не совершенство, и пытается привлечь внимание к простым, но эффективным стратегиям, которые могут быть использованы, для решения скользких вопросов управления электронными документами. Мы получаем очень положительную «обратную связь» от участников, которые находят содержание семинара полезным и отмечают, что полученные ими знания реально помогают им решать проблемы управления электронными документами в своих организациях.
Наиболее интересные для участников вопросы
Сейчас очень большой интерес для участников представляют вопросы, связанные с социальными сетями. Что касается возможных дополнительных тем, то участники предложили добавить практические примеры использования SharePoint, системы управления финансами и системы управления кадрами, а также подробнее поговорить о том, как оценивать возможности конкретных систем в плане управления документами. Участники хотели бы получить больше практических рекомендаций по вопросам уничтожения электронных документов и их передачи на архивное хранение. Их интересуют стратегии ознакомления и привлечения внимания к информационным рискам руководства, владельцев деловых процессов и проектировщиков систем. Кроме того, они хотели бы, чтобы было выделено побольше времени для дискуссий
Работа по совершенствованию семинара продолжается
Мы относимся к семинару как к проекту, работа над которым продолжается. Мы «подкручиваем» материалы семинара всякий раз, когда узнаем о новых примерах из практики, новых проблемах и стратегиях. Мы хотим, чтобы он постоянно оставался максимально актуальным и практически полезным. Если у Вас есть какие-то конкретные сценарии рисков для деловых систем, которые, с Вашей точки зрения, нам следует рассмотреть, или примеры борьбы с рисками, представляющими угрозу Вашей электронной информации, пожалуйста, не стесняйтесь предложить их нам. Мы высоко ценим любую обратную связь, которую можем получить!
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/summary-of-managing-recordkeeping-risk-in-business-systems-workshops-march-and-april-2012/
http://www.flickr.com/photos/malisia/5091325424/ (фото)
Комментариев нет:
Отправить комментарий