Австралия: Для публичного обсуждения выложен глоссарий событий-триггеров, от которых отсчитываются сроки хранения документов

На сайте Австралазийской инициативы в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI) – организации, координирующей усилия учреждений, занимающихся вопросами управления документами и архивного дела в государственных органах Австралии и Новой Зеландии, в целях выработки единой политики в этих областях, выложен для публичного обсуждения проект довольно любопытного документа - глоссария событий-триггеров, от которых отсчитываются сроки хранения документов (ADRI Glossary of Disposal Triggers).

Этот 5-страничный документ можно скачать по адресу http://www.adri.gov.au/products/ADRI-disposal-triggers-Exposure-draft.doc . Публичное обсуждение продлится до конца января 2012 года.

ADRI разработала этот глоссарий с целью собрать воедино термины, широко используемые в указаниях ADRI по срокам хранения и действиям по их истечении, и определить их значение. По мнению авторов документа, он будет способствовать:

• Большей согласованности терминов, используемых в указаниях по срокам хранения в Австралии и в Новой Зеландии,
  
  
• Автоматизации отслеживания триггеров в электронных системах управления документами и информацией (EDRMS),
  
  
• Согласованности сроков хранения в различных отраслях.

Предполагается, что члены ADRI смогут и впредь использовать привычный им стиль формулировок (так, варианты «Уничтожить через 5 лет после завершения транзакции» и «Хранить не менее 5 после завершения транзакции, затем уничтожить» считаются в равной степени приемлемыми). Цель глоссария – при переводе формулировок сроков хранения в машиночитаемый вид, обеспечить определенное единообразие значений поля «Триггер».

В документе разъясняется порядок использования триггера «завершение процесса/действия/операции/транзакции» (Action completed). В конкретных указаниям по срокам хранения триггеры такого рода предлагается «транслировать» в реальные деловые события, происходящие в деловой среде и/или среде управления документами. Например, если процесс завершается выпуском финального отчета, то процедуры отслеживания сроков хранения документов, относящихся к данному процессу и имеющих триггер «завершение процесса»,  следует «привязать» к информации об этой дате.

Всего предлагается 12 триггеров:

• Завершение процесса/действия/операции/транзакции (Action completed).
  
  
• Назначение сотрудника на определенную должность или начало исполнения им определенной роли (Appointment),
  
  
• Момент создания документов (Created),
  
  
• Дата рождения физического лица (Date of birth),
  
  
• Дата смерти физического лица (Date of death),
  
  
• Ликвидация или вывод из эксплуатации делового актива (Disposed of),
  
  
• Нормальное прекращение действия политики или правового инструмента (контракта, лицензии и т.п.) (Expired),
  
  
• Досрочное прекращение действия политики или правового инструмента (Terminated),
  
  
• Вступление в силу политики или правового инструмента (Issued),
  
  
• Прекращение обращения к документам (в случае, когда не удается найти более конкретного триггера, указывающего на завершение деловой транзакции) (Reference use ceases),
  
  
• Уход сотрудника из организации по любым причинам (Separation),
  
  
• Замена таких документов, как правила, политики, процедуры, учебные материалы, руководства по качеству и т.д. новыми версиями (Superseded).

Также названы три варианта действий, выполняемых по истечении сроков хранения:

• Передача документов на архивное хранение,
  
  
• Уничтожение,
  
  
• Передача документов другой организации.

Мой комментарий: На мой взгляд, главная ценность этого документа в том, что он служит хорошим примером того, какую работу по упорядочиванию и стандартизации сроков хранения можно провести, причём так, что в дальнейшем полученные результаты позволят существенно облегчить управление сроками хранения в СЭД и его автоматизацию.

Нужно отметить, что данный проект глоссария уже подвергся критике за то, что он лишь обобщает уже сложившуюся практику, вместо того, чтобы предложить более современную и совершенную модель.

Источник: сайт ADRI
http://www.adri.gov.au/