США: Национальные Архивы опубликовали для публичного обсуждения проект бюллетеня об управлении контентом на общих дисках

11 октября на блоге Национальных Архивов США (NARA) выложен для публичного обсуждения проект бюллетеня NARA об управлении контентом на общих дисках. Документ объёмом 6 страниц доступен по адресу http://blogs.archives.gov/records-express/wp-content/uploads/2011/10/Shared-Drive-Bulletin_Draft-2_Officewide_FRC.doc.pdf

Бюллетени Национальных Архивов являются руководствами по принципиальным вопросам для федеральных органов власти, которые должны затем самостоятельно определить наиболее подходящие способы реализовать их в своей деятельности.

Национальные Архивы понимают, что государственные органы уже давно используют общие диски для хранения контента, при этом качество управления федеральными документами на общих дисках достигается разное. В данном проекте бюллетеня описаны последствия и проблемы в области управления документами, ответственность государственных органов, а также стратегии организации и управления контентом, хранящимся на общих дисках.

Бюллетень был подготовлен при содействии экспертов NARA в соответствующих предметных областях, и на основе бесед, проведенных в отдельных государственных органах, имеющих опыт управления контентом на общих дисках.

Замечания и предложения предлагается подавать через блог до 27 октября 2011 года. Бюллетень планируется опубликовать к концу ноября.

Содержание бюллетеня

Документ подготовлен в ставшем уже привычным для Национальных Архивов стиле «вопрос-ответ», напоминающем «часто встречающееся вопросы» - ЧаВо (Frequently Asked Questions, FAQ).

В документе в первую очередь отмечается, что общие диски (известные также как сетевые диски), как правило, используются для хранения и предоставления коллективного доступа к такому контенту, как текстовые документы, отсканированные графические образы и фотографии, аудио- и видеозаписи, электронные таблицы, презентации и базы данных. Государственные органы также используют общие диски для группировки и хранения контента по функциям, проектам, комитетам и иным логическим категориям. Использование общих дисков создает проблемы для управления документами, поскольку на них может храниться контент, включающий как федеральные документы, так и материалы, не имеющие документного статуса.

На вопрос «Могут ли общие диски использоваться в качестве документной системы?» даётся следующий ответ: Сами по себе общие диски не обеспечивают функциональных возможностей, свойственных для автоматизированных электронных систем управления документами, сертифицированные на соответствие стандарту DoD 5015.2-STD. Если государственные органы все же используют общие диски для хранения документов, то они должны реализовать политики и процедуры, обеспечивающие надлежащие функциональные возможности (т.е. компенсировать недостаток технических средств организационными мерами – Н.Х.).

И поскольку общие диски не являются автоматизированными электронными системами для управления документами, то для реализации надлежащих функциональных возможностей потребуется ручное вмешательство, что чревато проблемами. В качестве примера таких проблем перечислены:

• Обеспечение того, что все документы охвачены одобренными Национальными Архивами перечнями с указанием сроков хранения и действий по их истечении, и управляются в соответствии с установленными указаниями относительно их окончательной судьбы – уничтожения либо передачи на архивное хранение,
  
  
• В случае существования многочисленных копий и версий, идентификация официального экземпляра документа и управление им,
  
  
• Осуществление мер, обеспечивающих и защищающих достоверность документов и соответствующих метаданных,
  
  
• Структуризация папок и файлов на общем диске, позволяющая связать документы с указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении,
  
  
• Создание и введение журналов аудита для отслеживания использования документов,
  
  
• Мониторинг состояния официальных экземпляров документов длительного и постоянного сроков хранения, во избежание их технологического устаревания.

Небольшие подразделения и отдельные офисы в рамках организации, по мнению Национальных Архивов, могут успешно решить часть этих проблем при использовании общих дисков для работы с документами. Масштабирование такой практики на крупную организацию, однако, затруднительно.

Далее даётся ответ на вопрос о том, что федеральный орган государственной власти должен обеспечить, если решит хранить документы на общих дисках. Подчеркиваются те преимущества, которые дает систематизация контента общих дисков; коротко, на полстранички, описываются предлагаемые Национальными Архивами высокоуровневые стратегии и хорошие практики управления контентом на общих дисках; даётся ответ – положительный - на вопрос о возможности передачи в Национальные Архивы документов постоянного срока хранения, находящихся на общих дисках. В приложении дана таблица пошаговых действий по наведению порядка на общих дисках.

Мой комментарий: В данном случае я хотела бы подчеркнуть понимание и признание Национальными Архивами США того факта, что не все федеральные органы власти в равной степени освоили информационные технологии, и что на практике используется немало унаследованных систем и технологий – в частности, хранение информации на общих дисках. На этот случай для ведомств предлагаются чёткие и понятные указания, позволяющие обеспечить исполнение установленных законодательством требований к управлению электронными документами.

Сравните это с позицией архивной службы другой, менее развитой в информационном отношении страны, которая в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» записала, что электронные документы могут существовать только в СЭД.

Источник:  блог Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1380