Штат Виктория (Австралия): Опубликован стандарт захвата документов в документационные системы

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало окончательную редакцию стандарта «Захват документов» (PROS 11/07 Capture), которая начинает действовать с 5 сентября 2011 года.

Я уже писала о проекте этого документа (см. http://rusrim.blogspot.com/2011/05/blog-post_03.html ). Стандарт объёмом 14 страниц можно скачать по адресу: http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/09/1107.pdf

Напомню, что создаваемая в штате Виктория система нормативно-методических документов состоит из трёх основных уровней. На первом уровне находятся стандарты по основным направлениям деятельности при управлении документами, в которых сформулированы основные принципы, которые должны соблюдаться независимо от вида и формата документов. Число принципов невелико (обычно 5-7), поэтому стандарты невелики по объёму.

На втором уровне находятся спецификации, в которых устанавливаются уже более конкретные требования к управлению документами и к соответствующим системам, сгруппированные по соответствующим принципам, выполнение которых они поддерживают.

На третьем уровне находятся руководства, в которых подробно говорится о том, как выполнять установленные спецификациями требования в рамках какого-либо более узкой сферы деятельности.

Помимо этого, выпускаются отдельные рекомендации и справочно-информационные материалы.

Данный стандарт устанавливает 5 обязательных для государственных органов штата Виктория принципов, относящихся к захвату и вводу государственных документов в документационные системы:

• Принцип создания: Полные и точные документы, отражающие всю деятельность государственного органа и принимаемые им решения, систематически создаются авторизованными лицами или системами для удовлетворения деловых потребностей, выполнения требований по подотчетности и ожиданий общества.
  
  
• Принцип аутентичности: Аутентичные документы, отражающие всю деятельность государственного органа и принимаемые им решения, систематически захватываются надежными, соответствующими установленным требованиям системами.
  
  
• Принцип надежности: Государственные документы правильно и четко связываются с соответствующими датами, людьми, системами, процессами и событиями, обеспечивая тем самым, чтобы эти документы были надежными свидетельствами того, что произошло.
  
  
• Принцип пригодности к использованию: Сохранность государственных документов для будущего использования обеспечивается во время их создания и захвата посредством применения эффективных стратегий, методов и форматов.
  
  
• Принцип целостности: Системы, захватывающие государственные документы, поддерживают целостность документов в качестве доказательств, защищая их от необнаруживаемого и несанкционированного изменения.

В сопровождающий данный стандарт комплект спецификаций и руководств войдут ещё шесть (а не восемь, как планировалось первоначально) документов (см. рис.) – три спецификации и три руководства. К настоящему времени уже опубликованы все спецификации и одно из руководств:

• Спецификация «Требования к оцифровке» (PROS 10/02 S1 Digitisation Requirements, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1002s11.pdf )   
  
  
• Спецификация «Оцифровка: Требования к графическим образам» (PROS 10/02 S1 Digitisation Image Requirements, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1002s21.pdf )  
  
  
  
• Спецификации по захвату документов (PROS 11/07 S3 Capture, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/09/1107s3.pdf )
  
  
• Руководство по оцифровке документов (PROS 10/02 G1 Digitisation, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1002g1-20100310.pdf )
  
  
• Руководство по созданию документов (в разработке)
  
  
• Руководство по обеспечению долговременной сохранности документов (в разработке)   

Применение стандарта поддерживается ещё двумя стандартами предыдущего поколения и семью рекомендациями по отдельным вопросам.

Кроме того, представляет интерес также руководство «Типовой перечень для конвертированных документов» (PROS 10/01 G1 Converted Source Records GDA, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1001g1-20100310.pdf ), авторизующее, при определенных условиях, уничтожение оригиналов документов, преобразованных из одних форматов в другие – охватывая, в том числе, и оцифровку бумажных документов.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/capture