США: Выпущен отчет, посвященный сохранению создаваемых в социальных сетях документов

В последних числам марта Американский совет по технологиям (American Council for Technology, ACT – некоммерческая образовательная организация, помогающая государственным органам эффективно приобретать и использовать ИТ-ресурсы) и созданный им Отраслевой консультационный совет (Industry Advisory Council, IAC – организует совместную работу руководителей организаций отрасли и государственных органов по ИТ-проблемам, представляющим интерес для государства) опубликовали отчет под названием «Изучение передового опыта в области политики документирования социальных сетей» (Best Practices Study of Social Media Records Policies).

Одним из спонсоров исследования были Национальные Архивы США, которые организовали круглый стол, посвященный выходу этого документа, и сообщили о его публикации на своём блоге (см. http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1177 ). Прямая ссылка на 31-страничный документ здесь.

Как отмечается в самом отчете, «Целью данного исследования является развертывание дискуссии по вопросам использования социальных сетей, с тем, чтобы помочь государству и его гражданам взаимодействовать более тесно, совместно и открыто. В ходе исследования в 10 государственных органах были проведены беседы по поводу процессов управления документами, поддерживающих использование социальных сетей. Объединенная тематическая группа ACT-IAC по вопросам коллективной работы и технологий стремилась изучить и выявить наилучшую практику государственных органов в плане политики документирования социальных сетей при их использовании в интересах выполнения этими органами своих основных задач. Исследовательская группа обнаружила, что при активном использовании социальных сетей возник ряд проблем для управления документами, но что одновременно с этим бы выработан и ряд методов практической работы, которым учреждения следуют (или должны следовать), чтобы решить возникающие проблемы.»

В отчете выделены следующие пять основных проблем для управления документами при использовании социальных сетей:

• Проблема выделения документов в социальных сетях. Пока что государственные органы все ещё мучаются с управлением той же электронной почтой, ещё сложнее обстоит дело с вики и блогами. При отсутствии автоматических средств идентификации документов, документный материал в социальных сетях каким-то образом должен быть идентифицирован пользователями системы.
  
  
• Проблема захвата контента социальных сетей. Большая часть такого контента находится в публичной сфере и, соответственно, неподконтрольна государственному органу, что создает сложности при его захвате.
  
  
• Метаданные. Довольно сложно снабдить контент социальных сетей метаданными, обеспечивающими его поиск и извлечение. В настоящее время все обследованные государственные органы используют  ручные методы присвоения таких метаданных.
  
  
• Проблема назначения и отслеживания сроков, передачи на архивное хранение либо уничтожения контента. Как и в случае с захватом, недостаточный контроль над контентом  затрудняет отслеживание сроков хранения и уничтожение/передачу документов.
  
  
• Кадры и обучение. Для успешного исполнения политики документирования социальных сетей, необходимо проводить обучение персонала.

На основе проведенных бесед со специалистами государственных органов, были выделены следующие элементы хорошей практики:

• Налаживание рабочего взаимодействия между группой, отвечающей за социальные сети, и службой управления документами. В команду, активно работающую с социальными сетями, следует включать специалистов по управлению документами, веб-менеджеров, менеджеров социальных сетей, ИТ-персонал и, возможно, представителей других заинтересованных подразделений.
  
  
• Использование имеющихся полезных ресурсов при разработке политики в отношении социальных сетей. При создании и внедрении процессов, реализующих хорошую практику использования социальных сетей в плане их документирования, государственные органы используют многочисленные информационные ресурсы.
  
  
• Распределение ролей и обязанностей. Межведомственный орган, основная роль которого заключается в оказании помощи и в руководстве  деятельностью государственных органов по использованию социальных сетей, в том числе по вопросам документирования, должен помогать и с распределением ролей и  обязанностей.
  
  
• Реализация управления документами в социальных сетях в качестве элемента управления корпоративным контентом. Используемая для управления документами ECM-система управления корпоративным контентом должна поддерживать работу с контентом социальных сетей. Должны быть сформулированы требования к захвату, снабжению метаданными и установлению сроков хранения для такого контента.

В решении своих проблем, государственные органы очень рассчитывают на помощь со стороны Национальных Архивов, и расценивают  выпущенное в октябре 2010 года руководство по управлению документами в социальных сетях (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/10/20_29.html ) как большой шаг в правильном направлении.

В заключении авторы отчета отметили, что, отвечая на вопрос об идеальном решении, все государственные органы ответили, что хотели бы иметь систему, обеспечивающую автоматический захват контента и метаданных без вмешательства человека, и поддерживающую, в том числе, автоматическую идентификацию нужного контента, снабжение его метаданными, создание определенных метаданных, и назначение контенту соответствующих сроков хранения.

Источники: сайт Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1177