Итоги паспортизации архивов показали, что электронных архивных документов в России практически нет

На сайте Федерального архивного агентства выложены два интересных документа:

• Выдержки из информационно-методического письма Росархива от 1 декабря 2010 года № 5/2270-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов»
  
  
• Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций Российской академии наук по состоянию на 01.01.2010 проводилась в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

В письме отмечается, в течение последнего десятилетия практически стабильной остается структура состава архивных документов по видам основы:

• документы на бумажной основе составляют 97,3% от общего количества;
• кинодокументы – 0,13%;
• фотодокументы – 2,4%;
• фонодокументы – 0,12%;
• микроформы на правах подлинников – 0,03%;
• видео- и электронные документы – менее одной сотой процента.

Эти данные наглядно показывают, что электронные документы на хранение в государственные и муниципальные архивы практически не поступают. Вот какие данные показала паспортизация:

Информационно-методическое письмо Росархива от 1 декабря 2010 года № 5/2270-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов»

Что касается электронных документов, то по сравнению с предыдущей паспортизацией их объем увеличился почти в 2 раза, в основном за счет приема на хранение фото- и видеодокументов на электронных носителях. В абсолютных цифрах количество электронных документов составляет чуть более 11,3 тыс. ед.хр., более половины из них (6,0 тыс.ед.хр.) хранится в РГАНТД.

Электронные документы учтены в паспортах госархивов республик Алтай (59 ед.хр.), Марий Эл (674 ед.хр.), Мордовия (99 ед.хр.), Татарстан (226 ед.хр.), Чувашская (217 ед.хр.), Краснодарского края (251 ед.хр.), Воронежской (112 ед.хр.), Псковской (483 ед.хр.), Тюменской (172 ед.хр.) областей, г.Москвы (198 ед.хр.) и др.

Все мы прекрасно знаем, что в большинстве органов государственной власти за последние три года (с момента проведения предыдущей паспортизации в 2007 году) использование информационных технологий и электронных документов существенно выросло. Можно было бы ожидать, что электронные документы пока что хранятся с самих ведомствах, но при этом взяты на учет и включены в описи документов за соответствующие годы.

Я внимательно изучила «Справку об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации», составленную на основании сведений, представленных ото «всех комплектующихся федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (за исключением Республики Ингушетия и Чеченской Республики), а также федеральных органов исполнительной власти (за исключением Службы внешней разведки) и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации». Совместными усилиями организации-источники комплектования обеспечивают временное и депозитарное хранение 230 млн. единиц хранения документов Архивного фонда РФ, а также 122 млн. единиц хранения документов по личному составу.

По видам объем хранимых организациями документов Архивного фонда распределяется следующим образом:

• управленческая – 46%
• научно-техническая – 31%
• фотодокументы – 16%
• фонодокументы – 0,5%
• документы на машинных носителях – 0,3% (практически все – в отраслевых фондах)
• кинодокументы – 0,2%
• видеодокументы – 0,1%
• другие документы – 6,5%

Термин «электронные документы» в справке вообще не упоминается.

Мой комментарий: Содержащиеся в этих двух документах данные показывают, что ни Федеральная архивная служба, ни архивные службы подавляющего большинства субъектов федерации, ни сами организации-источники комплектования практически не занимаются вопросами архивного хранения электронных документов, и официально на временном и депозитарном хранении электронных документов нет. Это означает высокий риск утраты существенной части национального документального наследия, и опять мы действуем по пословице: «Пока гром не грянет, мужик не перекрестится»…

Учитывая изменения в технологиях, упорное выделение в отдельные категории фото, фоно, кино и видеодокументов говорит о том, что наши архивисты всё ещё оперируют представлениями ушедшего века, и не хотят увидеть того, что мир изменился. Перечисленные категории сейчас стали сродни манускриптам – новые документы на пленочных и т.п. аналоговых носителях практически не создаются (исключением является лишь использование микрографии для изготовления страховых копий документов). Невольно задумываешься: а кто же обеспечивает сохранность цифровых фото, аудио и видеоматериалов, отражающих историю организаций и страны в целом? Кому-нибудь пришло в голову, что те же материалы видеоблога Президента – это тоже история современной России?

Ещё раз хочу обратить внимание на то, что попытка спрятать голову в песок в надежде, что электронные документы как-нибудь сами собой исчезнут, уже сейчас приводит к тому, что Россия каждый день  утрачивает свое электронное документальное наследие. Если и дальше ничего не делать для изменения сложившейся ситуации, то историю страны начала 21 века придется впоследствии писать по зарубежным архивным материалам.

Источник: Официальный сайт Росархива
http://archives.ru/reporting/pasport_2010.shtml 
http://archives.ru/reporting/pasport_deposit_2010.shtml