Интересно, что в отличие от российских внутренних паспортов, учет заграничных паспортов может вестись и в электронном виде:
«Административный регламент Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, и по исполнению государственной функции по их учету» (утв. приказу Федеральной миграционной службы от 3 февраля 2010 г. № 26)Таким образом, миграционной службой предусмотрен смешанный способ учета и хранения информации о полученных и выданных паспортах. Эти положения говорят о том, что не все территориальные органы ФМС России обеспечены достаточным оборудованием и программным обеспечением для того, чтобы полностью перейти на электронный учет.
Учет выданных паспортов
111. Территориальный орган либо ФМС России … обеспечивают учет паспортов, оформленных и выданных в соответствии с Административным регламентом.
Форма учета определяется технической оснащенностью территориального органа либо ФМС России.
При наличии персональных компьютеров и необходимого программного обеспечения, учет и хранение информации о полученных и выданных бланках паспортов осуществляется с помощью автоматизированного рабочего места. Программное обеспечение и инструктивные материалы, регламентирующие функционирование АРМ, должны быть сертифицированы в ФМС России.
Любопытен подход ФМС к установлению сроков хранения документов, которые создаются при оформлении паспорта:
112. Срок хранения заявлений и других документов - 5 лет, журнала учета поступления бланков паспортов и выдачи их гражданам - 20 лет. В случае ведения автоматизированных учетов вся накопленная информация в ПК сохраняется в течение 20 лет.Получается, что если при ведении делопроизводства на бумажных носителях срок хранения большей части документов установлен в 5 лет, то та же документация в электронном виде должна будет храниться в четыре раза дольше.
Заявления и другие документы на лиц, в отношении которых имеется решение об ограничении права на выезд из Российской Федерации, хранятся в течение 10 лет.
При замене паспорта осуществляется дополнение соответствующей записи в ПК.
После вручения паспортов владельцам, заявления формируются в отдельные дела, которые оформляются в соответствии с правовыми актами ФМС России по вопросам документационного обеспечения управления.
113. Информация о выданных паспортах, а также детях, вписанных в паспорт, направляется в АС "Российский паспорт" в определенном формате.
Как мне кажется, при установлении сроков хранения стоило бы учесть то, что с 1 марта ФМС начала выдавать заграничные паспорта со сроком действия 10 лет вместо пяти. Для паспортов предыдущего поколения исходные документы хранились в течение всего срока действия паспорта, а вот для паспортов нового поколения это уже не так.
Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=44627
Комментариев нет:
Отправить комментарий