В данном случае, интересно было узнать, как планируется использовать электронные документы при ведении индивидуального (персонифицированного) учета, какие сроки хранения установлены для этих документов, - а также посмотреть, что изменилось у государственных органов в подходах к данным вопросам за двенадцать лет.
Уже начало документа порадовало – в определении «индивидуального лицевого счета застрахованного лица» указано, что это документ, «хранящийся в форме записи на машинных носителях информации». Чуть ли не впервые в российских нормативных документах признано, что запись в базе данных является документом, со всеми вытекающими из этого последствиями.
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)Для сравнения, приведу цитату из соответствующего документа 1997 года:
2. Понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:
г) «индивидуальный лицевой счет застрахованного лица» - документ, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, допускающей обработку с помощью средств вычислительной техники в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованном лице, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации;
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)В отношении требований к обеспечению сохранности документов страхователями изменений не произошло – они обязаны хранить документы «в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности». Тем самым ещё раз подтверждена позиция государства о том, что ответственность за обеспечения сохранности сведений персонифицированного учета оно берет на себя.
2. Понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:
"лицевой счет" - индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, которую возможно обработать с помощью средств вычислительной техники в органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованном лице, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации;
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)Предусмотрено, что предоставление сведений в Пенсионный фонд возможно как в письменной, т.е. бумажной форме, так и в электронной форме (п.57 Инструкции Минздвавсоцразвития). Это повторение пункта 53 Инструкции 1997 года. Однако в отношении сдачи данных в электронной форме произошли существенные изменения:
47. Копии сведений, представляемых страхователями в территориальный орган фонда для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей, в том числе у физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Для сравнения: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)
42. Копии сведений о страховом стаже, заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных страховых взносах застрахованных лиц, представленных в территориальный орган страхователем, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)До настоящего времени сдача отчетности в электронной форме осуществлялась на основе соглашения сторон, т.е. работодатель имел возможность самостоятельно решить, будет ли он сдавать отчетность в электронном виде, или принесет все данные на бумаге. Однако, с вступлением в силу положений закона Федерального закона от 24 июля 2009 года № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (подпункт б) пункта 3 статьи 12), при сдаче отчетности о 50 и более застрахованных лицах сдавать её придется только в электронном виде. Эти положения вступают в силу с 1 января 2011 года.
54. Индивидуальные сведения о застрахованных лицах, предусмотренные настоящей Инструкцией, могут представляться в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом совместно с конкретными страхователями и оформляется соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Правда, в Инструкции предусмотрительно уточняется, что под электронной формой в данном случае понимается сдача документов «на магнитных носителях или по каналам связи». Правила предоставления отчетности будут теперь регулироваться не соглашениями об обмене электронными документами, а нормативными документами Пенсионного фонда.
Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)Ну, а теперь о самом интересном: о сроках хранения документов, от которых зависит, какая пенсия будет назначена гражданину при достижении им пенсионного возраста. Здесь, по сравнению с Инструкцией 1997 года, произошли существенные изменения, и срок хранения этих документов фактически значительно увеличен.
58. Индивидуальные сведения, предусмотренные настоящей Инструкцией, могут представляться в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1 «Об электронной цифровой подписи».
С 1 января 2011 г. страхователь при представлении индивидуальных сведений о 50 и более работающих у него застрахованных лицах (включая заключивших соглашения гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период представляет их в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1 "Об электронной цифровой подписи". Форма представления индивидуальных сведений в электронной форме определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.
Было: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)Как видим, теперь документы персонифицированного учета Пенсионный фонд обязан хранить до назначения застрахованному лицу пенсии, и ещё шесть лет после этого. Кроме того, фонду придется позаботиться о том, чтобы тщательно задокументировать факт «ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете», поскольку только после этого действа он имеет право уничтожить документы!
55. Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей персонифицированного учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, хранятся в органах Пенсионного фонда Российской Федерации не менее 6 лет с даты отражения сведений, содержащихся в указанных документах, в лицевом счете застрахованного лица.
Документы, содержащие иные сведения, полученные от страхователей и застрахованных лиц для целей персонифицированного учета в указанных формах, хранятся в органах Пенсионного фонда Российской Федерации не менее 3 лет.
56. Уничтожение документов персонифицированного учета, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, по истечении срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему выписки из лицевого счета.
Порядок ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете, хранения и уничтожения документов персонифицированного учета определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.
Стало: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)
59. Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей индивидуального (персонифицированного) учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1 "Об электронной цифровой подписи", хранятся в территориальных органах фонда не менее 6 лет с даты назначения трудовой пенсии застрахованному лицу.
60. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, по истечении срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.
Учитывая, что речь идет не только о документах на бумажных носителях, но и об электронных документах, подписанных ЭЦП, Пенсионному фонду придется придумать и реализовать процедуры, которые позволят обеспечить сохранность электронных документов и возможность перепроверки ЭЦП на протяжении всего срока хранения. По моим оценкам, этот срок может превысить 30-40 лет.
Стоит также отметить, что в ст. 477 действующего «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. руководителем Росархива 6 октября 2000 г.) и в ст. 898 проекта перечня «Типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» установлены единые сроки хранения для всех документов персонифицированного учета во всех организациях – 5 лет, в следующей формулировке:
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. руководителем Росархива 6 октября 2000 г.)Как видим, если для страхователей данный пункт Перечня приводит верные данные о сроках хранения, то для Пенсионного фонда указанные в Перечне сроки хранения неверны (причем не только для вновь установленных сроков хранения, но и для тех, что были установлены в 1997 году, и действуют до сих пор).
Ст.477 Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников - 5 лет
Источники: Кадис и Консультант+
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=44550
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=43327
Наталья, а вы когда пишете "со всеми вытекающими последствиями", вы какие именно последствия имеете ввиду?
ОтветитьУдалитьЧто-то произойдет в этой связи?
Нормативным актом признано, что индивидуальный лицевой счет застрахованного лица является документом, а не просто информацией. Это значит, что на основании лицевого счета будут приниматься юридически значимые решения, связанные с пенсионными правами граждан; и что на основании данных будут рассматриваться споры в судах.
ОтветитьУдалитьКак следствие, создание, использование, внесение дополнительной информации, внесение изменений или исправление ошибок должны производиться таким образом, чтобы в любое время на протяжении срока хранения этого документа можно было доказать его подлинность.
Это очень непростое и ответственное дело – достаточно доказать один факт возможности несанкционированного доступа к базе данных и внесения в неё несанкционированных изменений, - и можно будет требовать признания всей базы данных недействительной.