Центральный государственный электронный архив Украины подвёл итоги работы за 2009 год

Читая приведенный ниже документ, я постоянно ловила себя на мысли: как же много успели сделать коллеги за год в области разработки нормативно-методической базы! Как говаривал один из моих учителей, чтобы работа была сделана, её просто нужно начать делать.

Решение коллегии Центрального государственного электронного архива Украины «Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины в 2009 году и задачах на 2010 год»

г. Киев, 11 марта 2010

Заслушав и обсудив информацию директора ЦГЭА Украины Лавренюка А.Г., коллегия отмечает, что Архивом в 2009 г. основные задачи, поставленные перед ЦГЭА Украины Положением государственного учреждения «Центральный государственный электронный архив Украины», Концепцией функционирования ЦГЭА Украины, планами работы на 2009 год - в целом выполнены.

Приоритетным направлением работы ЦГЭА было создание нормативно-методической базы архива. В частности, подготовлена и вынесена на рассмотрение нормативно-методической комиссии Госкомархива первая редакция методических рекомендаций «Проведение экспертизы ценности электронных документов», разработан проект Типового положения об архиве электронных документов организации.

ЦГЭА начал свою деятельность с инициативного документирования. В связи с выборами Президента Украины в 2010 году и выборами в Верховную Раду Украины, в рамках инициативного документирования начато копирование веб-сайтов кандидатов на должность Президента и политических партий и движений. Для методического обеспечения сохранности информации веб-сайтов и предотвращения ее возможной утраты разработаны и утверждены методические рекомендации «О создании и хранения архивных копий веб-сайтов», одобренные нормативно-методической комиссией Госкомархива; и Инструкция по учету и описанию архивных копий веб-сайтов, одобренная научно-методическим советом ЦГЭА.

Совместно с Украинским научно-исследовательским институтом архивного дела и документоведения (УкрНИИДАД) проводилась работа по написанию Отраслевого стандарта «Метаданные электронного документа. Описание структуры и содержания данных» и методических рекомендаций «Описание и организация хранения информационных ресурсов органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций». Завершение этих разработок запланировано на конец 2010 года.

Также в течение отчетного периода разработан проект новой редакции «Перечня типовых документов, создаваемых в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов» в плане внесений дополнений в части, относящейся к  электронным документам; соответствующие предложения поданы в Госкомархив..

Направлены предложения по методическим рекомендациям «Критерии отбора сайтов», которые готовились УкрНИИДАД.

Подготовлена новая редакция Перечня документов, создаваемых в деятельности Государственного комитета архивов Украины, государственных и других архивных учреждений Украины, с указанием сроков хранения.

Подготовлены и направлены в Госкомархив предложения в проект «Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совета министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти», касающиеся электронных документов.

Разработаны и одобрены научно-методическим советом ЦГЭА «Правила использования компьютерных программ в ЦГЭА Украины».

Введен в эксплуатацию веб-сайт архива.

На заседаниях коллегии, научно-методического совета и экспертно-проверочной комиссии рассмотрены все вопросы, которые были запланированы на 2009 год.

Выполнен план по работе с кадрами.

Составлена и утверждена номенклатура дел архива на 2010 год.

Работники электронного архива принимали участие в совещаниях, семинарах, конференциях, проводившихся другими учреждениями.

Вместе с тем, в работе ЦГЭА Украины в 2009 г. имелись определенные недостатки, а именно:

• Несоблюдение сроков выполнения научно-исследовательских и методических работ,
  
  
• Не в полной мере решены проблемы комплектования архива, составление списков источников комплектования и источников формирования Национального Архивного Фонда,
  
  
• Медленно решается важный вопрос работы архива - экспертиза ценности электронных документов и электронных информационных ресурсов. Архив пока не стал методическим центром по разработке информационно-коммуникационных технологий электронного документооборота и электронной цифровой подписи.
  
  
• Остается слабой материально-техническая база, требует решения проблема кадрового обеспечение архива. ЦГЭА требуются дополнительные помещения для размещения рабочих мест работников.

Учитывая сказанное, с целью преодоления проблем электронного архива и обеспечения дальнейшей его работы,

Коллегия постановила:

1. Отчет о работе Центрального государственного электронного архива за 2009 год принять к сведению.
   
   
2. Одобрить проекты Плана развития архивного дела на 2010 год, Плана научно - исследовательской и методической работы на 2010 год, Плана внедрения научных и методических разработок на 2010 год, Плана работы с кадрами на 2010 год.
   
   
3. Считать приоритетным направлением работы архива создание нормативно-методической базы архива. Руководству архива, начальникам отделов усилить контроль за выполнением плана научно-исследовательской и методической работы.
   
   
4. Начальникам отделов завершить работу по инициативному документированию веб-сайтов «Выборы президента 2010» до 31.03.2010 г.
   
   
5. Расширить связи с центральными и областными архивами Украины в вопросах работы с электронными документами и электронными информационными ресурсами.
   
   
6. Отделам оказывать методическую помощь по вопросам своей деятельности государственным архивам, органам государственной власти, учреждениям, организациям.
   
   
7. Финансово-экономическому отделу предусмотреть в смете на 2010 год средства на укрепление материально-технической базы архива.
   
   
8. Отчеты о выполнении решений коллегии заслушивать ежеквартально.

Председатель коллегии, Директор ЦГЭА Украины: А.Г. Лавренюк

Секретарь коллегии: Жук Л.В.

Источник: сайт ЦГЭА Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/data/r110310.php