Новый отчёт AIIM о состоянии дел в сфере сканирования и захвата документов

О выходе этого отчета я узнала благодаря Альберту Бертякову, который рассказал о нём на своём блоге ECM Discovery, см. http://ecm-discovery.blogspot.com/2009/12/aiim-industry-watch.html .

И раз уж Альберт решил не переводить основные итоги исследования, то почему бы о них не сказать два слова мне? :)

Конечно, 19 (!) пунктов – многовато. Такое «изобилие» говорит о том, что авторы отчёта не в состоянии выделить самое важное, а это, с моей точки зрения серьёзный недостаток: получился не аналитический отчет, а набор статистических данных, полученных в ходе опроса специалистов. Поэтому упомяну лишь о том, что показалось мне наиболее интересным:

• Важнейшим побудительным мотивом для сканирования является управление знаниями в виде более эффективного поиска в массиве деловых документов. По пятам за ним следуют, по итогам опроса, необходимость исполнения законодательно-нормативных требований и улучшение деловых процессов, а также повышение скорости доступа к информации и освобождение от ненужной бумаги офисных площадей.
  
  
• Четверть коммерческих организаций всё ещё расценивает как «проблематичную» возможность использования сканированных образов документов в качестве доказательства в суде. Около 70% опрошенных согласились с тем, что «пользователи по-прежнему считают, что бумажные документы нужны для «юридических целей»».
  
  
• После сканирования, примерно треть обработанных документов уничтожается, а ещё треть отправляется на внеофисное хранение. В общей сложности, примерно 40% всех изначально бумажных документов сканируется и сохраняется в электронном виде. Более трети организаций сканируют свыше половины входящих бумажных документов, а 12% - свыше 80%.
  
  
• Примерно 6,5% графических образов либо не проходят контроль качества (либо требуется вмешательство оператора в процесс сканирования).
  
  
• В качестве основной проблемы при аутсорсинге сканирования выделены не вопросы информационной безопасности или потеря документов, а интегрирование отсканированных документов во внутренние системы и процессы организации. Треть опрошенных жаловалась на качество индексирования документов. Во многом именно в связи с тем, что при сканировании «на дому» безопасность, качество индексации и степень интеграции в бизнес-процессы выше,  ожидается, что сканирование на территории самих организаций будет развиваться существенно быстрее, чем аутсорсинг сканирования (который, кстати говоря, уже используют 30% респондентов).
  
  
• В будущем году ожидается сокращение продаж специализированного оборудования для сканирования, а рост предвидится только в секторе программного обеспечения для захвата электронных документов.
  
  
• Примерно одинаковое число респондентов сообщило как об уменьшении, так и увеличении расхода бумаги в организации.

Выводами AIIM читателей не балует – их, фактически, предлагается делать самостоятельно. Я бы отметила следующее:

• Документы оцифровывают в первую очередь для того, чтобы эффективнее работать с информацией. Но возможность убрать из офисов 2/3 обработанной «бумаги» тоже впечатляет.
  
  
• Несмотря на хорошо проработанную законодательно-нормативную базу и многолетний опыт,  проблем правового характера всё еще остается немало.
  
  
• Оцифровка, в среднем, умеренной доли входящей бумажной корреспонденции заставляет задуматься о том, насколько разумны популярные у нас в последнее время идеи «сканировать всё».
  
  
• Несмотря на зрелость отрасли сканирования (в первую очередь, в США), качество сканирования даже у них не слишком высокое. Поэтому и нам в собственных регламентах не следует забывать об этапе контроля качества.

Источник: сайт AIIM
http://www.aiim.org/research/document-scanning-and-capture.aspx