понедельник, 3 ноября 2008 г.

Приём на хранение и ввод электронных документов в национальные архивы: сравнительное исследование практики европейских стран

Тезисы доклада Кульдара Ааса  на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

В данном докладе будет представлены первые результаты совместного проекта, который начался на встрече членов DLM-форума, и который охватывает национальные архивы большинства европейских стран. В рамках проекта изучается текущая практика передачи на хранение и ввода электронных документов в национальные архивы, и идет поиск новых способов воздействия на развитие инструментов и стандартов, которые опираются на существующие решения.

Проблема

Объем управляемых и сохраняемых в системах электронного документооборота электронных документов постоянно растет. Чтобы подготовиться к увеличению объёмов передачи электронных документов из государственных учреждений, большинство национальных архивов Европы, по крайней мере, хотя бы в какой-то степени принимают участие в определении и разработке решений для приёма электронных документов из СЭД и из деловых информационных систем и ввода их в электронные архивные хранилища. Это привело к существенному дублирования усилий странами, все из которых, по-видимому, стремятся к одной и той же цели - обеспечению надёжной передачи электронных документов на хранение в национальные архивы.

Идея

Для того, чтобы найти способы учиться на опыте и решениях друг друга, вместо того, чтобы снова и снова создавать конкурирующие решения, Национальный архив Эстонии пригласил представителей большинства европейских национальных архивов присоединиться к дискуссии за круглым столом, которая прошла в конце 2007 года в ходе совещания членов DLM-форума в Лиссабоне. Цель встречи заключалась в том, чтобы предложить национальным архивам объединить свои усилия в определении общих критериев для процессов ввода, организовать форум для обсуждения и изучения опыта друг друга, и помочь избежать дублирования за счет выбора практичных решений для этапов подготовки ко вводу (pre-ingest) и ввода (ingest) электронных документов.

Вики для организации совместной работы по проблеме ввода электронных документов

Вики-сайт был создан в декабре 2007 года в качестве площадки для накопления информации о передовом опыте и стандартах в соответствующих странах. К маю 2008 года в этой работе участвовали 15 европейских стран, загружая на сайт описания используемых ими методов. Эта информация была проанализирована редакторами сайта, и на её основе были подготовлены "тематические страницы", представляющие собой сравнительный анализ инструментальных средств, стандартов и практики в различных областях, представляющих взаимный интерес - подготовка ко вводу, приём и ввод электронных документов и баз данных.

Потенциальные области европейского сотрудничества

Основываясь на информации, предоставленной странами-участницами, можно выделить некоторые области, где международное сотрудничество пойдет на пользу всем национальным архивам:
  1. Обобщённые инструменты создания пакетов, передаваемых в национальные архивы,

  2. Передача электронных документов,

  3. Передача и обеспечение долговременной сохранности специфических информационных систем (например, ГИС, медицинских систем и т.д.)

  4. Также были выявлены и другие, более технические и более детальные вопросы.
Будущее

Подобное сотрудничество национальных архивов будет продолжаться путем сбора дополнительной информации о новых стандартах, инструментах и методах; путем анализа состоянии дел в области обеспечения долговременной сохранности электронных документов; путем указания партнерам на проблемные области и предложения решений в тех областях, где существующее приложение может дать наибольший эффект в плане автоматизации и упрощения передачи электронных документов. Сообщество является открытым, и приветствует новых членов в целях расширения масштабов своей деятельности и ради возможности предложить больше своим партнерам. Также будет подготовлен дальнейший анализ  существующей практики национальных архивов европейских стран.

Кульдар Аас (Kuldar Aas), Национальный архив Эстонии

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/aas_ab_gb.pdf

Комментариев нет:

Отправить комментарий