четверг, 25 августа 2016 г.

США: Административно-бюджетное управление администрации включило предложения ассоциации ARMA International по вопросам управления документами и информацией в новые федеральные политики в области информационных технологий


Данный пресс-релиз международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International был выложен на новостном сайте Prweb.com 2 августа 2016 года.

ARMA International, некоммерческая профессиональная ассоциация, представляющая специалистов по управлению документами и информацией, похвалила сегодня внесенные Административно-бюджетным управлением администрации США (U.S. Office of Management and Budget, OMB) изменения в политики федерального правительства, регламентирующие использование информационных ресурсов известные как «Циркуляр A-130» (см. также http://rusrim.blogspot.ru/2016/01/arma-international_26.html ). В числе этих изменений – большее признание роли служб управления документами в закупке информационных ресурсов и управлении ими.

«Хотя мы считаем, что OMB могло бы пойти и дальше в плане учета проблем управления документами и информацией в процессе управления ИТ, новые политики помогут руководителям государственных органов избежать такого рода системных сбоев в управлении документами, которые имели место в ряде органов исполнительной власти в течение последних пары лет», - заявила директор ARMA по взаимодействую с государственными органами и международным программам Лиз Айсногл (Liz Icenogle – на фото). «Они облегчат решение огромной по сложности задачи по внедрению интегрированного подхода к обеспечению исполнения законодательно-нормативных требований при управлении документами в более чем 250 министерствах и ведомствах».

19 ноября 2015 года, комментируя письмо OMB о первоначальном проекте изменений, предлагаемых в циркуляр A-130, ARMA International сформулировала ряд рекомендаций по укреплению дисциплины в управлении документами и информацией для информационных ресурсов федеральных органов исполнительной власти, в целях обеспечения прозрачности, подотчетности и доступности важнейших документов и, в конечном итоге, сохранения государственных документов как части нашего национального культурно-исторического наследия. Окончательная редакция внесенных в политики изменений включает рекомендованные ассоциацией ARMA International положения о том, чтобы службы управления документами, а также требования к срокам хранения и действиям по их истечении в полной мере были интегрированы в жизненный цикл и этапы ИТ-ресурсов. Это новое требование поможет решить постоянно усложняющуюся проблему управления данными, обеспечив, что информационные активы не будут неумышленно утрачены и не станут недоступными по мере развития технологий и систем.

«Данные изменения политики обеспечат принятие во внимание требований к управлению документами и информацией на протяжении всего жизненного цикла разработки, создания и эксплуатации ИТ-систем, в том числе в случае их вывода из эксплуатации, модернизации или замены», - отметила Айсногл. «Выявление недостатков в работе с документами на ранних стадиях развития системы, а также решение делопроизводческих проблем ещё до вывода старых систем из эксплуатации могут значительно снизить затраты на исполнение требований в отношении сроков хранения документов и обеспечить сохранность документов, находящихся в устаревших системах».

Новая редакция циркуляра A-130 также включает требования, содержащиеся в Директиве по управлению государственными документами М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , о ней см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.), которая предписывает федеральным органам обеспечить к концу 2016 года электронное управление всеми документами в электронной почте, а к концу 2019 года – управление всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате (т.е. в дальнейшем будет запрещено эти документы распечатывать и хранить в бумажном виде, как это достаточно многие до сих пор делают – Н.Х.). Служба управления документами теперь позиционируется как одно из основных заинтересованных лиц и как ключевой участник бизнес-процесса управления информацией, посредством повышения роли высшего должностного лица государственного органа по вопросам управление документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM). Кроме того, циркуляр интегрирует законодательно-нормативные требования и требования по безопасности к документационно-информационным активам путем включения этих требований в более широкую практику управления деловой деятельностью и информационными технологиями.

«Слишком долго в деятельности деловых подразделений слишком многих федеральных органов исполнительной власти на их обязанности в части управления документами не обращалось должного внимания, что в ряде случаев имело катастрофическими последствия для выполнения ведомствами своей миссии, для их эффективности и доверия к ним», - сказала Айсногл. «Новая редакция циркуляра A-130 сделала важные шаги, способствующее лучшей интеграции решений и политики управления документами в процессы планирования, бюджетирования и стратегического управления ведомств в отношении информационных технологий».

«Надеюсь,» - сказала она в заключение, - «что это позволит органам федерального правительства стать более хорошим примером лидерства в области управления документами и информацией».

Источник: сайт Prweb.com
http://www.prweb.com/releases/2016/08/prweb13589392.htm

Уточнен порядок открытия счетов в кредитных организациях


Федеральный закон от 23 июня 2016 года № 191-ФЗ «О внесении изменений в статью 5 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» и статью 7 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» уточнил порядок открытия счетов в кредитных организациях. Новые положения вступят в силу 1 сентября 2016 года.

В статье 5 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» уточнено (ч. 2), что открытие кредитными организациями банковских счетов индивидуальных предпринимателей и юридических лиц будет осуществляться при наличии содержащихся соответственно в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП), едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) и государственном реестре аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц сведений:
  • О государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей;

  • О государственной регистрации юридических лиц;

  • Об аккредитации представительств иностранных юридических лиц;

  • О постановке на учет в налоговом органе.
Ранее требовалось приносить в банк свидетельства о государственной регистрации и постановке на учет.

Мой комментарий: Это очередной пример того, как постепенно теряют свою значимость для деловой деятельности документы личного хранения. Понятно, что кредитные организации, имея возможность через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) оперативно запросить выписки из единых государственных реестров, могут не затруднять себя сбором той же информации в виде копий бумажных документов.

В статье 7 «Права и обязанности организаций, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом» Федерального закона от 7 августа 2001 года № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» уточнен порядок открытия счетов.

Кредитным организациям запрещается открывать счета клиентам без личного присутствия физического лица либо его представителя (п.5). Данный запрет не применяется в случае, если клиент ранее был идентифицирован и находится на обслуживании в кредитной организации, а информация о нем периодически обновляется.

Кредитная организация также вправе открыть банковский счет юридическому лицу без личного присутствия его представителя в случае, если оно было ранее идентифицировано и обслуживается в ней как физическое лицо, а информация о этом лице проходит периодически проверку на актуальность.  В этом случае для идентификации разрешено использовать документы и сведения, полученные при идентификации соответствующего клиента - физического лица и обновлении информации о нем.

При этом установлены критерии, при которых открытие счета без личного присутствия его представителя юридического лица запрещено:
5. Кредитной организации запрещается открывать банковский счет юридическому лицу без личного присутствия его представителя в случае наличия у кредитной организации подозрений в том, что открытие такого банковского счета осуществляется в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма, либо в случае, если данное юридическое лицо и (или) лицо, имеющее право действовать от имени данного юридического лица, и (или) его бенефициарный владелец (один из его бенефициарных владельцев), и (или) его участник (один из его участников), за исключением акционера, являющийся юридическим лицом и владеющий более 25 процентами в капитале юридического лица, которому открывается банковский счет, являются:
  • Лицом, включенным в перечень организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к экстремистской деятельности или терроризму, либо организацией или физическим лицом, в отношении которых межведомственным координационным органом, осуществляющим функции по противодействию финансированию терроризма, принято решение о замораживании (блокировании) денежных средств или иного имущества;

  • Лицом, в отношении которого у кредитной организации имеется информация о применении к нему мер, предусмотренных пунктами 5.2 и (или) 11 настоящей статьи;

  • Лицом, в отношении которого в единый государственный реестр юридических лиц внесена запись о недостоверности сведений о юридическом лице.
Также предусмотрена возможность при идентификации клиентов и обновлении информации о них использовать электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.
5.4. … Организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, вправе использовать представленные клиентом в целях идентификации и (или) обновления информации сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для проведения идентификации клиента - юридического лица при открытии ему банковского счета без личного присутствия его представителя … клиент представляет документы и сведения в форме электронного документа, подписанного его усиленной квалифицированной электронной подписью.

При подтверждении достоверности сведений, полученных в ходе идентификации клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца, а также обновлении информации о них организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, используют сведения из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, единого государственного реестра юридических лиц, государственного реестра аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц и иных информационных систем органов государственной власти Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов, в том числе полученные в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что новые положения ускорят «процедуры открытия банковских счетов юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, что позволит ускорить и упростить механизм создания компаний малого и среднего бизнеса, снизить бумажный документооборот между кредитными организациями, налоговыми органами и их клиентами и, в свою очередь, будет способствовать развитию малого и среднего предпринимательства, улучшению инвестиционного климата и повышению позиции Российской Федерации в рейтинге Всемирного банка «Doing Business» по направлению «Регистрация предприятий»».

Мой комментарий: Предоставление кредитным организациям возможности повторно использовать уже собранную актуальную информацию и не плодить множество копий одних и тех же документов в разных досье можно только приветствовать.

Источник: Консультант Плюс / Сайт Государственной Думы
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=199981
http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&6DAAE3CD7770119043257F87004442D5

среда, 24 августа 2016 г.

Согласны ли специалисты по управлению документами с тем, что открытые государственные данные – отличная штука?


Заметка участника проекта InterPARES Trust Кэтрин Чорли (Katherine Chorley) из Университетского колледжа Лондона (University College London, UCL – в настоящее время это один из ведущих мировых центров исследования в области управления документами и архивного дела – Н.Х.) была опубликована на новом блоге проекта 17 августа 2016 года.

С апреля этого года я участвовала в исследовании, проводимом Европейской   группой международного проекта  проведенного InterPARES Trust, в котором изучается воздействие программы открытых государственных данных на практику и профессию управления документами в государственном секторе Великобритании. В ходе исследования изучается опыт одного из больничных управлений (Hospital Trust) Национальной службы здравоохранения (National Health Service,  NHS). Оно опирается на результаты предыдущих проектов Европейской группы (EU03 и EU19) и сфокусировано на том, как среда «открытого правительства» оказывает влияние на местном уровне.

Цель исследования заключается в выявлении проблем, связанных с опережающей публикацией данных в среде «открытого правительства», спектр которых варьируются от технических сложностей типа отсутствия портала для распространения данных, и до более практических вопросов повседневного управления открытыми государственными данными, с точки зрения как времени, так и ресурсов.

Данные для анализа собирались посредством собеседований со специалистов по управлению документами из структуры NHS. Эти данные были дополнены данными опроса, проведенного путем анкетирования членов специализированной профессиональной группы  - «Группы по медицинским архивам и документам» (Health Archives and Records Group, http://healtharchives.co.uk/ ), с тем, чтобы можно было сопоставить итоги изучения конкретной структуры и то, что происходит в других аналогичных ситуациях. Я также присутствовала на одной из встреч членов этой группы, с целью дальнейшего обсуждения прогресса и последствий программы «открытого правительства» в сфере управления медицинскими документами, что оказалось весьма полезным и позволило лучше понять отношение профессионалов к открытым данным.

Исследование показало, что, несмотря на усилия английского отделения NHS в вопросе прозрачности и подотчетности, в рамках которых открытые данные позиционируются как ключевой фактор, способствующий открытости, - на местном уровне эта политика не трансформируется в практику. В изучавшемся управлении NHS отсутствуют политика и соответствующая практика в вопросе открытых государственных данных. Помимо упомянутых выше проблем, специалисты по управлению документами также выразили свою обеспокоенность тем, что отсутствует организационная поддержка, да и вообще интерес к инициативе «открытого правительства».

И хотя респонденты признавали ценность открытых государственных данных для исследовательских целей, было очевидно, что они сдержанно относятся к идее публикации наборов данных. Отчасти это может быть связано с перечисленными выше проблемами, но также отчасти и с отсутствием указаний относительно того, какая информация должна публиковаться, и с неопределенностью с тем, где и как эти данные будут использоваться. Публичная критика, которой NHS подверглась в связи с провалом программы коллективного использования данных Care.data, также накладывает отпечаток на любые попытки публикации данных для бесплатного общественного пользования и повторного использования.

Результаты исследования позволили сформулировать ряд предложений относительно будущего открытых государственных данных в сфере управления документами, с упором на профессиональное внимание к тем различным аспектам открытых государственных данных, где мы можем внести свой вклад, таким, как обеспечение целостности и точности данных, а также к выполнению пилотных проектов, которые могли бы помочь в определении направлений дальнейшего развития программы открытых данных в рамках NHS.

Кэтрин Чорли (Katherine Chorley)

Мой комментарий: Меня больше всего огорчает то, что многие представители академической науки, даже из числа лучших, легко «покупаются» на политическую демагогию, которую разводили и продолжают разводить вокруг «открытых данных».

Полностью игнорируются такие ключевые вопросы, как естественная интеграция открытых данных в деловые процессы организаций таким образом, чтобы эти наборы данных формировались в ходе повседневной деловой деятельности и в первую очередь были полезны своим владельцам (многочисленные попытки принудить организации делать дополнительную трудоёмкую и требующую ресурсов работу, которая для них самих ничего не дает, а часто и подвергает дополнительным рискам, благополучно провалились, и будут гарантированно проваливаться и в дальнейшем) – или как вопросы информационной безопасности и защиты персональных данных, особенно в условиях, когда активно развиваются инструменты деловой аналитики, «больших данных» и им подобные, позволяющие «выуживать» из наборов данных конфиденциальную информацию.

Кстати говоря, любопытно, что будет в мире с инициативами «открытых данных», если в США Демократическая партия проиграет выборы – напомню, что в своё время именно представляющий её президент Обама дал толчок этому движению. В аналогичной ситуации с приходом Обамы его администрация постарались поскорее «забыть» термин «электронное правительство», о котором любила поговорить предшествующая республиканская администрация :)

Источник: блог проекта InterPARES Trust
https://interparestrustblog.wordpress.com/2016/08/17/open-government-data-is-great-do-records-managers-agree/

Сведения о нотариальных доверенностях будут доступны через Интернет


В настоящее время как в деловой деятельности, так и государственном управлении у нас широко используются доверенности. Федеральный закон от 3 июля 2016 года № 332-ФЗ «О внесении изменений в статьи 188 и 189 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» уточнил ряд положений, связанных с их отзывом.

В части первой Гражданского кодекса РФ в статье 188 «Прекращение доверенности» сейчас установлено, что действие доверенности прекращается вследствие ее отмены выдавшим ее лицом, или одним из лиц, выдавших ее совместно. Эти положения уточнены словами о том, что «при этом отмена доверенности совершается в той же форме, в которой была выдана доверенность, либо в нотариальной форме».

В статье 189 «Последствия прекращения доверенности» уточнено, что сведения о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности вносятся нотариусом в реестр нотариальных действий, ведение которого осуществляется в электронной форме, в порядке, установленном законодательством о нотариате. Указанные сведения предоставляются Федеральной нотариальной палатой неограниченному кругу лиц через Интернет.

Мой комментарий: Сейчас законодательством возможность отмены простой доверенности у нотариуса не предусмотрена.

Если третьи лица не были извещены об отмене доверенности ранее, они считаются извещенными о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности на следующий день после внесения сведений об этом в реестр нотариальных действий.

В Основах законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года № 4462-1 в статье 34.4 «Предоставление сведений, содержащихся в единой информационной системе нотариата» установлено, что с 1 января 2017 года Федеральная нотариальная палата обеспечивает с использованием сети «Интернет» ежедневно и круглосуточно свободный и прямой доступ неограниченного круга лиц без взимания платы к содержащимся в единой информационной системе нотариата сведениям:
  • О доверенности (сведения о лице, удостоверившем доверенность, дате удостоверения доверенности, ее регистрационном номере в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, дате и времени внесения сведений об отмене доверенности в этот реестр в случае, если доверенность отменена);

  • О залоге движимого имущества.
Мой комментарий: Ранее предоставлялись сведения об отмене доверенности и сведения реестра уведомлений о залоге движимого имущества.

Одновременно уточнен порядок представления Федеральной нотариальной палатой сведений из реестра нотариальных действий единой информационной системы нотариата:
  • Подтверждение нотариусом содержания удостоверенного документа с использованием инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.

    Сведения предоставляются по направленным в электронной форме с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия запросам органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги и исполняющих государственные и муниципальные функции, в связи с предоставлением ими услуг и исполнением функций и при присоединении к запросу электронного образа проверяемого нотариально удостоверенного документа.

    Сведения предоставляются в электронной форме в автоматизированном режиме незамедлительно, но не позднее рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего запроса.

  • Сведения, необходимые для совершения нотариального действия или проверки действительности нотариально оформленного документа, предоставляются нотариусам по их запросам, поданным через единую информационную систему нотариата, незамедлительно в автоматизированном режиме;

  • Сведения, которые не предоставляются в свободном доступе, могут быть предоставлены Федеральной нотариальной палатой третьим лицам, в том числе по договору с третьими лицами.
Мой комментарий: В отдельную группу получателей информации выделены органы, предоставляющие муниципальные и государственные услуги и исполняющие государственные и муниципальные функцию.

Одновременно закон № 332-ФЗ установил, что (ст. 3):
  • До 1 января 2017 года федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере нотариата обязан, совместно с Федеральной нотариальной палатой, определить порядок обеспечения ФНП подтверждения содержания нотариально удостоверенного документа;

  • ФНП обязана обеспечить возможность получения подтверждения содержания нотариально удостоверенного документа в части нотариально удостоверенных доверенностей с 1 января 2017 года, в части иных нотариально удостоверенных документов с 1 января 2018 года.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=200718