пятница, 20 октября 2017 г.

Совет по архивному делу: Результаты анкетирования по практике применения архивного законодательства


В докладе заместителя руководителя Росархива А.В. Юрасова «Проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе» на заседании Совета по архивному делу при Росархиве 26 сентября 2017 года в Екатеринбурге были приведены интересные данные результатов анкетирования деятельности архивных учреждений по комплектованию, которое было проведено в рамках подготовки к заседанию Совета в государственные и муниципальные архивах 76 субъектов РФ и комплектующиеся федеральных государственных архивах.

Значительная часть поступивших предложений  связана с законодательным регулированием проблемы приема-передачи в государственные и муниципальные архивы документов, в том числе  по личному составу, ликвидируемых негосударственных организаций.
Доклад заместителя руководителя Росархива А.В. Юрасова «Проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе» на заседании Совета по архивному делу при Росархиве

Участники анкетирования отмечают, что на практике возникают проблемы при реализации части 10 статьи 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», в которой установлено, что документы ликвидированных негосударственных организаций подлежат передаче в соответствующий государственный или муниципальный архив. При этом Федеральный закон не определяет, какой архив следует считать соответствующим, если на территории муниципального образования имеются и государственный, и муниципальный архивы (в данном случае речь идет, прежде всего, о негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования какого-либо государственного или муниципального архива).

Федеральный закон также не определяет, должен ли договор, на основании которого документы передаются на хранение в соответствующий архив, быть возмездным или безвозмездным, что создает конфликтные ситуации в работе с ликвидационными комиссиями (ликвидаторами) и конкурсными управляющими.

В связи с этим предлагается внести дополнения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также разработать подзаконные нормативные правовые акты, которые определят основания и условия выбора соответствующего государственного или муниципального архива (в зависимости от формы собственности на архивные документы, территориальной принадлежности и иных критериев), порядок приема-передачи в архив документов ликвидированных организаций, в том числе на возмездной или безвозмездной основе, а также установят норму о передаче в архив документов по личному составу по территориальному признаку.
В анкетах было отмечено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий не всегда организуют упорядочение документов, объясняя это отсутствием финансовых средств. Архивисты относят это к недобросовестности исполнения конкурсными управляющими своих обязанностей., Они поднимают вопрос об усилении контроля за состоянием обеспечения сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении, в том числе, в случае ликвидации организаций, а также о повышении ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

В связи с этим предлагается:
  • Внести дополнение в статью 21 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» об обязательной передаче документов, относящихся к Архивному фонду РФ, и других архивных документов (в частности, по личному составу) в соответствующие государственные и муниципальные архивы, без документального подтверждения которой снятие с регистрации юридических и физических лиц, в том числе при ликвидации в ходе конкурсного производства, стало бы невозможным;

  • Внести дополнение в статью 13.20 «Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ, позволяющее дифференцировать административные правонарушения и ответственность за обеспечение сохранности архивных документов и соблюдение сроков их передачи на постоянное хранение (например, грубое нарушение нормативных требований хранения архивных документов, умышленное уничтожение архивных документов, нарушение сроков упорядочения архивных документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы), поскольку в действующей редакции данная статья не позволяет объективно оценить степень правонарушения и нанесенного ущерба гражданам и государству.
Мой комментарий: К сожалению, конкурсные управляющие действительно могут не иметь финансовых средств для того, чтобы оплатить работы по  обработке документов. Как мне кажется, стоит подумать над тем, как обеспечивать сохранность документов и финансирование обработки в таких случаях. Отмечу, что таких организаций много, очень много…

Кроме того, архивы предлагают принять комплекс мер по усилению контроля за соблюдением архивного законодательства:
  • Активизировать работу по реализации контрольных функций на федеральном уровне, которые в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293, закреплены за Росархивом;

  • Внести дополнение в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в Федеральный закон от 06.10.2003 № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», предусмотрев закрепление за органами местного самоуправления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ на территории муниципального образования;

  • Внести дополнение в Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», предусмотрев наделение архивных органов и учреждений полномочиями по осуществлению контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела негосударственными организациями;

  • Вернуть архивным органам на федеральном и региональном уровнях инспекторские функции с возможностью в случае установления факта совершения правонарушения применения соответствующих мер воздействия.
Мой комментарий: В настоящее время в Правительстве по поручению Президента РФ ведется работа над законопроектом «Об основах государственного и муниципального контроля (надзора) в Российской Федерации» с целью повышение эффективности деятельности органов контроля и надзора и снижение давления на бизнес (см.: http://open.gov.ru/events/5511235/ ). У меня большие сомнения в том, что архивам позволят вмешиваться в организацию хранения документов некоммерческих организаций, которые не являются источниками их комплектования.

Еще одно предложение связано с законодательной нормой части 3 статьи 23 закона «Об архивном деле», согласно которой негосударственным организациям предоставлено право на возмещение расходов, понесенных ими при проведении отбора и передаче в упорядоченном состоянии документов федеральной собственности, собственности субъектов РФ и, муниципальной собственности, находящихся в их владении, в государственные и муниципальные архивы за счет соответствующих бюджетов.

По мнению Росархива, данная норма никогда не работала и ее следует исключить из текста закона, поскольку при реорганизации государственных и муниципальных организаций с изменением формы собственности на негосударственную, архивные документы должны передаваться правопреемнику уже в упорядоченном состоянии.

Мой комментарий: Порядок передачи на государственное хранение документов ликвидированных организаций действительно требует уточнения норм закона, хотя бы для того, чтобы архивы в судах не решали вопрос о том, где же должны храниться документы тех или иных организаций. Однако предлагаемые коллегами меры, с моей точки зрения, вряд ли решат проблему. Они направлены, прежде всего, на расширение полномочий архивных органов в сфере контроля, а здесь нужен комплекс мер, направленных на создание условий по обеспечению сохранности документов в организациях. Проблема заключается в том, что эти документы в основном нужны гражданам для защиты своих пенсионных прав, а вот всем остальным, кто сейчас их обязан хранить, они не нужны - ни организациям, ни архивам.

Источник: сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-yurasov-2017-sovet.shtml

четверг, 19 октября 2017 г.

США: Опубликована 3-я редакция Принципов раскрытия электронных документов Конференции Седона


3 октября 2017 года североамериканская «Конференция Седона» (Sedona Conference, авторитетный некоммерческий правовой идейный центр, в основном занимающийся вопросами э-раскрытия сохраняемой в электронном виде информации в ходе споров по гражданским делам) сообщила на своем сайте и в новостной рассылке о публикации окончательного варианта новой, третьей редакции своего флагманского продукта -  Принципов э-раскрытия конференции Седона.

Мой комментарий: о публичном обсуждении этого документа я рассказывала здесь: https://rusrim.blogspot.ru/2017/04/blog-post_39.html

Мы очень рады объявить о публикации документа «Принципы Конференции Седона, 3-я редакция: Передовая практика, рекомендации и принципы представления электронных документов» (The Sedona Principles, Third Edition: Best Practices, Recommendations and Principles for Addressing Electronic Document Production), подготовленного рабочей группой WG1 Конференции Седона по хранению и представлению электронных документов. Данная окончательная версия документа содержит ряд поправок, внесенных по итогам тщательного изучения замечаний и предложений, поступивших в ходе публичного обсуждения в апреле-июне 2017 года.

Принципы Конференции Седона, впервые опубликованные в 2002 году, стали первой публикацией рабочих групп Седоны и флагманским документом рабочей группы WG1. Они появились ещё до внесения в 2006 году существенных изменений в Федеральные правила гражданского судопроизводства. Как отмечается во введении:
«Вторая редакция документа «Принципы Седона: Передовая практика, рекомендации и принципы представления электронных документов» была опубликована в июне 2007 года - в тот же месяц, когда общественности стала доступна первая модель iPhone, во время событий, которые, по мнению Томаса Фридмана (Thomas Friedman), «можно рассматривать как один из самые больших технологических переломных моментов в истории». ... Многое произошло с тех пор, и объемы, разнообразие и сложность сохраняемой электронным образом информации (electronically stored information, ESI), а также скорость распространения технологий резко возросли.

В этом контексте к 2017 году увеличилось число и сложность вопросов, связанных с представлением электронной информации. В то время как рабочая группа WG1 продолжала публиковать многочисленные документы, углубленно анализирующие вопросы, касающиеся управления и раскрытия ESI, защиты привилегированной информации, кооперации сторон в интересах снижения общих затрат на э-раскрытие, а также взаимосвязанных нарождающихся технологий, сами Принципы Конференции Седона не обновлялись – вплоть до настоящего момента.»
Сохраняя многие фундаментальные элементы первой и второй редакций, данная третья редакция содержит многочисленные, внесенные как в сами Принципы, так и в комментарии к ним существенные изменения, которые отражают эволюцию процесса представления в суды электронных документов за последнее десятилетие. Основными  темами изменений являются  «Сотрудничество сторон» и «Пропорциональность при э-раскрытии», и эти изменения в третьей редакции включают следующее:
  • Влияние перемещения соображений о пропорциональности э-раскрытия в определение сферы э-раскрытия;

  • Роль сотрудничества и взаимодействия сторон в процессе «встреч и обсуждений» (meet-and-confer) в обеспечении сохранности и представления ESI;

  • Обязательства по обеспечению сохранности в свете расширяющегося ландшафта ESI;

  • Сбор электронной информации (ESI), располагающейся на многочисленных платформах;

  • Эволюция форм представления, обусловленная появлением новых видов ESI;

  • Распределение затрат и применение «Американского правила» (правило, согласно которому каждая сторона обычно сама несёт расходы на раскрытие своей электронной информации; альтернативой ему является «Английское правило», когда все расходы такого рода оплачивает проигравшая спор сторона – Н.Х.) в процессе э-раскрытия;

  • Применение компенсационных мер и санкций в случае, если сторона не обеспечила сохранность ESI.
Текст третьей редакции Принципов Конференции Седона свободно доступен на сайте Конференции Седона (при условии предоставления персональных данных) по адресу https://thesedonaconference.org/download-pub/5339 .  Кроме того, третья редакция в печатном виде появится в 19-м томе «Журнале Конференции Седона» (Sedona Conference Journal), который выйдет в свет в 2018 году.

Источник: сайт Конференции Седона
https://thesedonaconference.org/publication/The%20Sedona%20Principles?
https://thesedonaconference.org/sites/sedona.civicactions.net/modules/civicrm/extern/url.php?u=75014&qid=4424117

Президент РФ: Использование технологии блокчейн требует грамотного правового регулирования


10 октября 2017 года Владимир Путин провёл совещание по вопросу использования цифровых технологий в финансовой сфере и внедрения инновационных финансовых инструментов. К сожалению, в открытом доступе размещена только стенограмма начала совещания.

Отметив, что современные технологии в банковской сфере открывают, безусловно, новые возможности для организаций и граждан, делают удобнее хозяйственную деятельность и повседневную жизнь, президент подчеркнул, что «мы должны использовать преимущества, которые дают новые технологические решения в банковской сфере».

Среди основных рисков использования криптовалют В.В.Путин назвал:
  • Возможность отмывания капиталов, полученных преступным путём;

  • Уход от налогов;

  • Финансирование терроризма;

  • Распространение мошеннических схем, жертвами которых могут, безусловно, стать рядовые граждане.
Владимир Путин также отметил те особенности криптовалют, которые создают основные риски при их использовании:
  • Выпускаются неограниченным кругом анонимных субъектов;

  • По криптовалютам не существует обеспечения. В случае сбоя системы «по ним не будет юридически ответственного субъекта».
Президент отметил, что «многие страны ищут подходы к тому, как регулировать обращение криптовалют, только начинают создавать необходимые законодательные условия, законодательную нормативную базу».

По мнению президента, нужно:
  • Опираясь на международный опыт, выстроить такую регуляторную среду, которая позволит систематизировать отношения в этой сфере, защитить, безусловно, интересы граждан, бизнеса, государства, дать правовые гарантии для работы с инновационными финансовыми инструментами;

  • Использовать преимущества, которые дают новые технологические решения в банковской сфере;

  • Не нагородить лишних барьеров, разумеется, а создать необходимые условия для дальнейшего развития и совершенствования национальной финансовой системы.
Мой комментарий: Лично мне по душе взвешенная позиция Президента в момент, когда по всему миру поднята рекламная шумиха вокруг блокчейна. При использовании этой технологии неминуемо возникнет ряд серьёзных правовых проблем, тем более, что сейчас всё чаще поднимается вопрос об ее применении не только в финансовой сфере, но и в системе государственного управления и деловой деятельности.

Кстати говоря, на конференции компании ЭОС «Осенний документооборот – 2017», которая пройдёт 20 октября 2017 года, я буду выступать с докладом «Блокчейн: Вопросы правовой безопасности и защиты персональных данных» (см. программу: https://www.eos.ru/eos_calendar/eos_conf/program.php?ID=156877 ), в котором постараюсь объяснить, почему именно решение правовых проблем во многом определит дальнейшую судьбу данной технологии.

Источник: Сайт Президента РФ
http://kremlin.ru/events/president/news/55813

среда, 18 октября 2017 г.

Квебек (Канада): Замещающая оцифровка и закон об архивах


Статья канадского архивиста Мари-Франс Миньо (Marie-France Mignault – на фото) была опубликована 1 октября 2017 года на блоге «Снимки» (Instantanés) Национальной Библиотеки и Архивов Квебека (Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ).

С момента вступления в 2001 году в силу Закона о правовой базе информационных технологий (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, LCCJTI,  http://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/C-1.1 и  http://www.legisquebec.gouv.qc.ca/en/showdoc/cs/C-1.1 ), многие государственные органы решили оцифровать свои документы с тем, чтобы затем уничтожить бумажные оригиналы. Основной причиной, по которой организации выбирают такое решение, является желание сэкономить место. Однако, хотя закон LCCJTI признает функциональную эквивалентность одного и того же документа на разных носителях, государственным органам, прежде чем начинать подобные проекты, следует принять во внимание положения Закона об архивах (Loi sur les archives, http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/A-21.1 и http://legisquebec.gouv.qc.ca/en/ShowDoc/cs/A-21.1 ).

Принятый в 1983 году Закон об архивах распространяется на примерно 2500 государственных органов и направлен на обеспечение сбора и сохранения архивного наследия провинции Квебек. Существует распространенное заблуждение о том, что этот закон призван обеспечивать сохранность лишь «старых документов», которые более не нужны для повседневной деятельности создавших их государственных органов. Однако в число задач Закона об архивах входит поощрение хорошей практики управления документами (как активно используемыми, так и «законченными делопроизводством» - полуактивными) в государственных органах и учреждениях провинции, как в центральных (министерства и ведомства), так и в децентрализованных (муниципалитеты, школьные советы и т.д.).

Закон, по сути, обязывает государственные органы управлять своими документами от момента их создания до уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение, согласно указаниям по порядку и срокам хранения и действиям по их истечении (calendrier de conservation). Данный инструмент позволяет установить срок хранения документа на разных этапах его жизненного цикла (активный и полуактивный) и определить его окончательную судьбу  (постоянное архивное хранение, проведение экспертизы ценности, или уничтожение). Только на основании утвержденных архивно-библиотечной службой провинции (Национальная Библиотека и Архивы Квебека - Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ) указаний по срокам хранения и действиям по их истечении государственные органы могут законно уничтожать документы, созданные или полученные ими в ходе своей деятельности.

Заменяющая оцифровка (numérisation de substitution) бывает двух видов. В первом случае речь идёт об оцифровке активных и полуактивных документов всеми государственными органами и учреждениями Квебека. Оцифровка второго вида – это оцифровка неактивных документов (документов постоянного архивного хранения),  и данный вопрос не касается децентрализованных государственных органов и учреждений, то есть тех, что перечислены в пунктах 4-7 приложения к Закону об архивах. В соответствии со ст.15 Закона, государственные министерства и ведомства обязаны передавать  свои неактивные документы в BAnQ по истечении их сроков хранения.

Замещающая оцифровка активных и полуактивных документов

Государственный орган, желающий осуществить замещающую оцифровку своих активных и полуактивных документов, должен, в соответствии с законом LCCJTI, обеспечить, чтобы уничтожение осуществлялось в соответствии указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении. Таким образом, потребуется внести изменения в правила хранения, если те не предусматривают уничтожение оригиналов после их оцифровки. Эти изменения в обязательном порядке должны быть представлены на утверждение BAnQ, - прежде, чем что-либо уничтожать. В этой связи архивно-библиотечная служба подготовила руководство «Оцифровка документов: методы и рекомендации» (La numérisation des documents: méthodes et recommandations, пересмотренная и исправленная версия, BAnQ, май 2012 года, см. http://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_ged/publications/Numerisation_des_documents.pdf ), в котором рассмотрены архивные требования, правовые обязательства и технические рекомендации для подобных проектов.

Замещающая оцифровка документов постоянного срока хранения (неактивных документов)

Что касается оцифровки неактивных документов постоянного срока хранения, следует иметь в виду, что по завершении этапа полуактивного хранения эти документы уже не управляются на основании указаний по срокам хранения. Таким образом, имеющееся в указаниях по срокам хранения разрешение на уничтожение оригиналов оцифрованных активных или полуактивных документов не распространяется на документы, которые уже перешли на стадию неактивного хранения. Чтобы иметь возможность уничтожить их, государственный орган должен запросить разрешение у архивно-библиотечной службы (BAnQ) в соответствии со ст.18 Закона об архивах, а также принять на себя ряд обязательств, приняв соответствующее решение. Вполне возможно, что BAnQ потребует сохранить оригиналы определенных документов, поскольку их оригинальный носитель может иметь архивное, историческое или культурное значение. В архивных терминах, это вопрос внутренне присущей ценности (valeur intrinsèque) архивного документа.

Архивно-библиотечная служба подготовила памятку, объясняющую процедуру запроса такого разрешения – см. «Памятка о замещающей оцифровке неактивных документов постоянного срока хранения» (Aide-mémoire concernant la numérisation de substitution de documents inactifs à conservation permanente), BAnQ, апрель 2016 года, http://www.banq.qc.ca/dotAsset/9a1f2b24-78a6-481d-86dc-f2f781286a91.pdf

Наконец, перед запуском проекта замещающей оцифровки важно принять во внимание правовые и архивные требования, относящиеся к такому проекту. Для получения дополнительной информации мы предлагаем Вам связаться с архивистом BAnQ, ответственным за ваш регион.

Мари-Франс Миньо (Marie-France Mignault)

Источник: блог Национальной Библиотеки и Архивов Квебека «Снимки» (Instantanés)
http://blogues.banq.qc.ca/interactions/2017/10/01/numerisation-de-substitution-loi-archives/