(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2024/04/1_0185097515.html )
Магистры делового администрирования (вероятно, половина вашей управленческой команды имеет степень MBA) в рамках своего обучения обычно получают базовое образование в области логики. Они учат думать о таких вещах, как «необходимое и достаточное». Например, являются ли документы и управление ими необходимыми и достаточными для обеспечения подотчётности?
Мой комментарий: Здесь я вижу ещё одну, уже более серьёзную идейную ошибку автора. Любая современная деловая деятельность ведётся с использованием документов как инструментов, и с созданием документов в качестве побочных продуктов и свидетельств этой деятельности. Управление документами – дисциплина, поддерживающая все прочие виды деятельности, она не является самодостаточной и не решает в одиночку каких-либо задач основной деловой деятельности (даже в тех организациях и учреждениях, которые занимаются одной только работой с документами и информацией!). Поэтому приличное управление документами всегда необходимо для эффективного ведения деловой деятельности (но, что важно, оно реализуется не обязательно силами именно службы управления документами) – и практически никогда не является достаточным!
Вам, вероятно, захочется сказать «да», потому что Вы работаете в службе управления документами, и Вам, вероятно, внушили, что именно этим и занимается управление документами. Однако правильный ответ – «нет».
Если Вы хотите обеспечить подотчётность ученика плотника за правильное забивание гвоздя, Вы наблюдаете за тем, как он забивает гвоздь, а затем идёте и требуете от него отчёта. Необходимыми и достаточными условиями являются знание того, как правильно забить гвоздь, и процесс подотчетности (намерение наблюдать за тем, как они это делают - хорошо, у Вас также должен быть ученик, за которым нужно будет наблюдать?). Никакие документы здесь не нужны, ни один.
Мой комментарий: Автор путает ответственность и подотчётность, это совсем не одно и то же. Свою часть ответственности несёт каждый работник, а вот подотчётность обычно является «привилегией» должностных лиц и руководителей. Подотчётность – это в первую очередь обязанность давать объяснения определенному кругу заинтересованных сторон в отношении принятых решений и совершенных действий, в то время как ответственность – это, с одной стороны, обязанность решить определенные задачи и выполнить определённую работу, а с другой – перспектива наказаний за провалы и обязанность возместить ущерб. В приведенном примере ученик плотника сам несёт ответственность за неумело вбитый гвоздь, однако подотчётным лицом является, скорее всего, его наставник.
Если Вы хотите привлечь к отчёту владельца фабрики за соблюдение требований охраны труда и техники безопасности, Вы пойдете и проинспектируете его фабрику. Необходимы ли для этого документы и управление документами? На самом деле, нет.
Мой комментарий: Ещё одна иллюстрация путаницы понятий. Инспектирования достаточно для привлечения к ответственности за факты нарушений, а вот для привлечения к отчёту с целью выяснения причин этих нарушений нужно выслушать показания владельца и/или изучить соответствующую документацию!
Что вам действительно нужно, так это человек, обладающий достаточными полномочиями, чтобы проинспектировать фабрику и сказать людям, что делать. До того, как у нас появились документы или управление документами, мы делали это с помощью армий, а преступные организации исторически делали это с помощью угрозы применения насилия.
Мой комментарий: Это утверждение стало для меня сюрпризом. Сколько-нибудь крупные армии невозможны без документов и управления документами (не случайно во многих странах, в том числе в России, в основу общей практики управления документами легло военное делопроизводство). Точно так же не работает без документов и ни одна серьёзная криминальная организация… И в обоих случаях подотчётность – очень важная тема!
В демократической системе, основанной на верховенстве закона, этот процесс усиливается через законодательные акты – документирующие то, что, по мнению парламента, представлял собой закон. Это также улучшается за счет наличия документов о нормативном регулировании – о том, что, по мнению регулирующего органа, должно быть реализовано. В какой-то момент инспектор может усовершенствовать этот процесс, идентифицировав себя с помощью документов, а также подготовив документ (акт) по итогам проверки.
Мой комментарий: Непонятно, каким боком ко всему этому относится демократия. Нормативные правовые акты, проверки и акты по их итогам существовали с незапамятных времен при всех известных формах правления. Не говоря уже о том, что и в так называемых «демократиях» были и есть и армии, и преступные группировки …
Дело в том, что привлечение к отчётности в обеих этих ситуациях возможно без каких-либо документов. Это непрактично, но достижимо - потому что подотчётность не имеет ничего общего с документами. Это обязательство давать отчёт за взятые на себя обязательства – обязательство, которое принять взять на себя и исполнять люди, заинтересованные в обеспечении того, чтобы то, что было обещанное было исполнено.
Это дело людей.
И где же в любой из этих гипотез место управлению документами? Да нигде. Оно не произвело ни грамма подотчётности.
Мой комментарий: Выскажу свою точку зрения.
- Возможна ли подотчётность без документов? – В простейших жизненных ситуациях, когда документы обычно не создаются, да. Устные объяснения по мелким вопросам старосты класса на собрании – вполне подходящий пример.
- Возможна ли подотчётность с использованием одних только документов? – Да, и, более того, в огромном количестве ситуаций многие документы создаются именно с этой целью – объяснить, почему были приняты (или не приняты) конкретные решения и совершены (или не совершены) конкретные действия. Устные же показания должностных лиц, которые исторически были первоосновой подотчётности, сейчас используются достаточно редко – и практически всегда немедленно документируются.
- Управление документами в контексте подотчётности – как автодорога, которая сама по себе не доставляет грузы по адресам, но создает условия для того, чтобы это можно было сделать эффективно. Специалисты по управлению документами не определяют политик подотчётности и не создают поддерживающих подотчётность документов (за исключением, разве что, своих узкоспециальных вопросов). Они обеспечивают их аутентичность, целостность и пригодность к использованию во времени этих документов (что позволяет их использовать в качестве надлежащих свидетельств и доказательств), а также, при необходимости, эффективные поиск, извлечение и доставку нужным лицам.
Поэтому, когда мы говорим, что управление документами обеспечивает подотчетность, руководители просто думают, что мы промокли под последним ливнем и неважно себя чувствуем, - ведь они весь день требовали от людей отчета, а управление документами при этом задействовано не было.
Однако документы, вероятно, были-таки вовлечены - даже если руководители в полной мере не осознавали этого.
Это потому, что руководители понимают в документах кое-что, чего не осознают многие из нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.], и им даже не нужно об этом говорить.
Они знают, что документ - это инструмент, обладающий определенной внутренне присущей и неотъемлемой ценностью, который (как и любой другой инструмент) можно использовать для повышения эффективности и продуктивности - но на этом и всё, это нейтральный в плане своей отдачи инструмент, который даёт нулевую отдачу в отсутствие людей, которые с ним работают.
Мой комментарий: В духе времени хочется спросить – а если с документами работает не человек, а искусственный интеллект, то что тогда? :)
Руководители также знают, что управление документами, как правило, финансируется ими потому, что этот процесс предназначен для обеспечения соответствия политике их архивной службы - это происходит потому, что законодательство и политика были разработаны, имея в виду названные выше результаты, и это то, что отражает типовая практика.
Им известно, что если они хотят обеспечить подотчётность в своей организации, то им нужна (в первую очередь) группа людей, приверженных подотчётности как принципу. Затем им нужен деловой процесс, который обеспечивает подотчётность. Они будут создавать и использовать документы в ходе этого процесса ввиду их внутренне присущей и неотъемлемой ценности. В какой-то момент, если возникнут требования к хранению создаваемых ими документов в течение определённых сроков, управление документами может помочь им реализовать эту крошечную часть гораздо более крупного проекта и программы изменений, которые им придётся реализовать для своей «программы расширенной подотчётности».
Вопрос, который мы должны иметь в виду, когда высказываем какие-либо утверждения о полезности управления документами, выходящие за рамки управления хранением в течение установленных сроков, заключается в том, как нам понять, находимся ли мы на зыбком грунте или на твёрдой почве, когда делаем эти заявления.
С моей точки зрения, это просто: Нам нужно помнить, что управление документами было создано для решения конкретной проблемы, и подумать, говорим ли мы именно об этой конкретной проблеме.
Если это не так, это не значит, что мы не можем этого сделать. Но это означает, что у нас, вероятно, будет значительный разрыв между тем, что мы делаем, и тем, что мы обещаем.
И мы должны признать, что наша аудитория, вероятно, будет испытывать некоторую форму когнитивного диссонанса, вызванного этим разрывом.
Итак, нам нужен план, который формулирует ответ на вопрос «Как?», и нам нужно сделать эту формулировку частью своих обещаний – или же нам не будет веры.
Каково Ваше мнение по этому вопросу? Что ещё, по Вашему мнению, можно с уверенностью сказать о ценности и пользе управления документами?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Я бы сказала, что нет универсальной пользы от управления документами, и нет такой универсальной отдачи, которую способен обеспечить абсолютно любой специалист нашей профессии.
Чем больше общая эрудиция руководителя службы управления документами, чем лучше его понимание деловой деятельности «своей» организации, соответствующих правовых вопросов и проблем, чем глубже понимание информационных технологий и проблем безопасности, чем крепче взаимосвязи с высшим руководством и руководителями ключевых подразделений – тем больше будет возможностей подключиться к решению важных для организации и её руководства задач, в том числе и выходя при необходимости далеко за рамки своей профессии; и тем проще будет получать необходимые ресурсы и финансирование.
Загубить же дело проще всего, придерживаясь «классики» и настаивая на том, что служба управления документами будет заниматься одной только организационно-распорядительной документацией – преимущественно бумажными документами длительного и постоянного срока хранения, в строгом соответствии с безнадёжно устаревшими действующими правилами и инструкциями Росархива.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/being-very-careful-making-promises
